文档一体化培训会计档案管理操作指南(11.19)研究.ppt

如： 2010年是四公司京沪项目部第3个会计年度，其“目录号”为京沪+3组成，即：京沪3 2、案卷号：即为案卷排列的大流水号，如：1，2，3······· 3、档号：京沪— 6（实际案卷号） 会计档案档号可由系统自动生成 （十二）盒脊背及盒面信息印制 按照股份会计档案的管理要求，档案盒脊背及盒面信息是用蜡纸转印上去。目前据说一款由国家档案局科研所监制的档案盒专用打印机即将问事，就能很好地解决盒面打印问题。因此，以后各单位及项目部只需把实体档案整理、归档，完成系统数据录入即可，而盒面信息内容待向档案部门移交时一并打印。 五、会计档案办理移交 1、档案移交时，由移交单位组卷人填写： 会计档案移交清册 会计档案移交目录 移交清册及目录档案系统自动生成 交接双方按移交目录进行清点，核对无误后双方签字盖章,其中： 1、移交机构(项目部) 2、接收单位(档案部门) 3、业务监管(公司财务部门) 各自保存一份，以备查考。 六、小结及答疑（一）小结 作为财务部门应按照会计工作基本原理做好管理外，就会计档案管理本身而言,主要有以下工作内容： 1、确定归档范围、保管期限和年度归卷; 2、在非装订线端右上角编张次(凭证类之外); 3、对形成的所有会计档案做档案标记，即给案卷加盖“卷位戳”并完成填写工作； 4、完成档案资源系统相关数据著录。 （二）答疑 这个环节建议系统操作课讲完之后一并进行。 今天我要讲的就这么多，谢谢！ * * * * 换句话说，比如我们四公司机关2011年度的会计档案，按规定必须在2013年6月底前向档案馆办理完移交手续。要求财务部门不得自行封包保存，档案部门必须按期接收，不得推诿、拒绝。 * 也就是在同一会计年度内按类进行整理组卷，不能混年度、混类别。有些项目可能会说这项内容不多，把几个年度的放在一起组卷，现在明确的告诉大家是不可以的。 * 此处可以再提一下机关和项目移交的区分，机关是跨年度向档案部门移交，而项目是在竣工决算后统一移交档案部门。 * (二)会计凭证的整理，该项内容可以不放开讲，都会计人员的基础上业务。“浪潮财务软件”来管理财会工作，软件设置了会计凭证的编号方法，各单位任采用其中一种都符合要求。 * 此项内容纯脆财务人员的业务，可以少说或一带而过。 * * * 目前的系统通过选项自动生成。 * 提示大家：该项内容在系统中自动生成。 * 提示大家：该项内容在系统中自动生成。 * 提示大家：该项内容在系统中自动生成。 * 档案系统自动生成 账簿使用登记表 使用者名称 印 鉴 账簿编号 开户银行 账 号 账簿页数 启用日期 截止日期 责任者盖章 出纳 审核 主管 部门领导 交 接 记 录 姓名 交 接 日 期 交接盖章 监交人员 经管 年 月 日 职务 姓名 交出 年 月 日 经管 年 月 日 交出 年 月 日 印花税票 4、账簿内账页排列顺序是： 银行账、现金日记账按自然形成日期；总账、明细账按会计科目。 5、各种账簿不得跨年度使 用，特殊规定除外。 6、每册账簿在非装订线一侧上角编张次号，空白账页不编张次号。每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑笔编写。 1、财务报告按本单位、所属单位和月、季、年度分别整理，有关财务报告说明分析应与报表一并组卷装订。 (四)财务报告(决算)的整理 2、本单位月、季度财务报告较薄的，可以分别合并组卷装订。下属不同单位上报的财务报告，也可合并组卷装订成册。 3、合并组卷的财务报告应在案卷标题中注明月、季及合并组卷的单位名称(可用规范的简称)。 4、凡归档的财务报告(决算)及文字说明，均应存原始件，不得使用园珠笔、纯蓝墨水及蓝色双面复写纸、压感纸或复印件。 5、审计报告：是指会计师事务所对法人单位年度财务报告审计意见所产生的报告书，应单独组卷，归报表类统计。 6、卷内去掉金属物，装订整齐结实, 加装报表封面并填写封面内容。 7、各类会计报表，应编张次号，其方法与账簿相同。 (五) 会计档案的分类与排列 1、分类：采用同一年度、同一会计单位按保管期限长短统一编案卷流水号，即按年度——会计单位——保管期限——类别排列（也就是一个年度的