标书编写编码及格式指导书.docVIP

第一章 范围 1.1 软件范围 本指导书针对使用Microsoft Word 排版的标书文本文件，Word的版本要求为2002(XP)或更高，使用其它软件排版可参考执行。 1.2 主要要素 强制规定的要素有字，段落，表格，图形的格式和标识规则，其它如纸张，边距，页眉页脚等作出具体指导建议。 1.3 文字类型 适用于使用汉字为主体的标书文档，非汉字文档可参考执行。 注：本文档即为使用自动排版工具排版的结果，电子版中颜色是为了便于用户区分不同要素，正式输出前可以全选后设为黑色。 第二章 规则 2.1 强制规则 为配合软件自动排版，以下为强制规则，按照强制规则编写的标书在无需设置任何格式，即可利用自动排版软件进行全自动排版。 2.1.1 编码规则 统一的编码规则是软件准确识别标书内容信息的基本前提，同时统一的编码规则可有效的减少编书编制过程中的不必要编码转化。 编码级别 示例 说明 1级（章节） 第一章 强制 2级（X.X编号） 1.1 强制 3级（X.X.X编号） 1.1.1 强制，但3级以下并非必须 4级（X.X.X.X编号） 1.1.1.1 可不使用该级别直接使用5级编码 5级（无分级编号） （1） 1） A a 和正文 建议 说明： （1）编码可以只使用到3级，也可以在3级后跳过4级直接使用5级。 （2）5级编码顺序并非必须，建议按照（1）→1）→A→a的顺序，A和a后建议不跟标识符号。 （3）2,3,4级别的编码标识符.建议使用半角，5级别编码的”（” 或 “）”建议使用全角。 （4）特殊字符，如⑴⑵⑶或①②③建议不进入5级编码，主要原因是输入的效率比较低，同时⑩以上需要使用Word的圈字功能，在清除格式的过程中圈字信息会丢失。 （5）禁止使用自动编号功能，自动编号在清除格式的过程中信息会丢失。 2.1.2 图形规则 2.1.2.1 由Word绘图工具绘制的图形 （1）由Word绘图工具绘制的流程图，示意图等在局部必须组合。 （2）在Word2002以上版本绘制图形，建议不启用画布功能，设置步骤为：Word工具菜单→选项→常规→插入自选图形时自动创建画布。 （3）局部组合后图形的格式默认为嵌入型，建议上下各空一行。 2.1.2.2 由嵌入对象的方式插入的图形 由嵌入对象的方式插入的类似CAD，EXCEL，图片对象格式默认为嵌入型 2.1.3 表格规则 建议不要使用不完整的表格和边框为无颜色的表格，表头有斜线分栏的应使用表格工具中的“绘制斜线表头”工具绘制，而不要使用绘图工具中的直线绘制。 2.1.4 重点标识规则 重要的标识建议使用“突出显示”，字体颜色在清除格式的过程中信息会丢失。 2.2 建议规则 建议规则是在没有自动排版工具的情况下，手工设置排版的格式规则。 2.2.1 字体与段落 序号 项目 类型 参数 01 1级（章节）字号 字号 三号 02 2级（X.X编号）字号 字号 四号 03 3级（X.X.X编号）字号 字号 小四 04 4级（X.X.X.X编号）字号 字号 小四 05 5级（无分级编号）字号 字号 小四 06 表格标题行字号 字号 五号 07 表格内容字号 字号 五号 08 框图内字号 字号 五号 09 页眉页脚字号 字号 小五 10 文档使用的字体 字体 宋体 11 正文段间距 行 0.5 12 正文行间距 倍行 1.25 13 表格内段间距 行 0.25 14 表格内行间距 倍行 1 　 　 　 15 1级（章节）缩进 字符 0 16 2级（X.X编号）缩进 字符 0 17 3级（X.X.X编号）缩进 字符 0 18 4级（X.X.X.X编号）缩进 字符 0 19 正文缩进（字符） 字符 2 　 　 　 20 1级（章节）字体加粗 Y/N 是 21 2级（X.X编号）字体加粗 Y/N 是 22 3级（X.X.X编号）加粗 Y/N 是 2.2.2 页面设置 （1）纸张 标书用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T148。 （2）版式 版式为纵向。如果有加宽表格，可以使用自动排版中的辅助工具→表格旋转为纵向，否则在排版前应将对应页面设置为横向。 （3）文档网格 文字方向：水平；栏数：1栏；只指定行网格；每页44,跨度15.6磅。 2.2.3 页边距 （1）左右边距为2.8cm 左右边距相等，有利于简化双面打印过程中左右的边距的交替变化。 （2）上下边距为2.5cm （3）页眉页脚的边距为1.5cm 附：层次编号示例 参考文件： 1 国家行政机关公文格式（水电七局企业管理模块） GB/T9704-1999国家质量技术监督局1997年12月27日批准2000年1月1