加强公文管理提高工作效率.pdfVIP

管理纵横 　中国校外教育下旬刊 加强公文管理 　提高工作效率 刘民瑛 　徐 晖 ◆ 【摘要】做好高校的公文管理是高校办公室的一项重要工作 ,它对确保公文的有效运转 ,提高学校工作效率具有十分重要的意义 。文章 从建立严格的登记制度 、采取适当的传阅方式 、建立健全催办工作制度 、做好文件共同承办单位的协调工作 、做好文件的清退 、销毁和归 卷工作等五个方面浅述如何加强公文的管理 ,提高工作效率 。 【关键词】公文管理 　工作效率 　管理制度 　　我国高等教育的迅速发展和教育管理体制改革的不断深入 ,对高校公 公文传阅的各种方式在实际操作中是互相联系的 , 有时是交叉使用 文办理效率提出了新的更高的要求 。高校的公文处理程序是一项涉及学 的。但无论采取哪种传阅方式都必须分清传阅的主次和先后 ,体现先办事 校领导、机关和各层管理人员的工作 ,所以,公文处理的质量和效率直接体 后阅知 ,先主办后协办 ,急件急办 ,平件快办的原则 。阅件一般先传主要领 现着一个学校各机关处室的工作作风和办事效率 。公文处理工作时效性 导 ,后传主管领导 ,再传其他领导 ; 办件则应先传主管领导 ,请主管领导作 强、环节多、责任大 ,没有一套规范化的操作规程 ,就无法抓住重要环节 ,无 贯彻性批示 ,再传有关主要领导 , 而后传分管部门。紧急公文和需要分管 法做到环环相扣 ,也就谈不上公文的高效运转 。如何提高机关公文办理效 领导直接阅处的公文 ,可以按照先办后传 ,跳跃式传阅等方法处理 。 率 , 以适应新形势的需要 ,笔者认为 ,关键是加强文件在每个环节及各个环 公文传阅既要迅速 ,又要保证质量 ,应注意以下几点。 节间的运转的管理 ,努力做到以下几个方面 。 1. 给领导呈送文件时 ,要注意按一定的顺序 。如按顺序分作急待处理 一、建立严格的登记制度 的文件 、需要批办的文件 、上级机关的指导性文件和一般参考性文件 , 以便 公文办理的全过程是由众多的程序组成的 ,而每一个程序办理快慢 、 领导阅文时根据文件的缓急分别处理 ,保证及时处理紧急文件和了解上级 用时多少 ,都直接影响着整个公文办理过程的长短 。显而易见 , 提高公文 文件精神 。 办理效率的根本途径就是努力压缩每个程序所用的时间。这就要求建立 2 . 掌握传阅时间 ,及时查看 、询问、提醒领导阅文 。如遇领导长时间外 严格的运转环节登记制度 。 出,或因其他工作短时间内不能阅文等情况 , 随时调整传阅顺序 , 以免造成 首先 ,要求各处室和院系确立专人办文 , 实行办文全程负责制 。该制 文件积压 。 度要求办文责任人在办文过程中,负责包括“登记”程序在内的整个公文办 3 . 如果文件办理涉及几个部门,应按先办理 、后阅知、先主办后协办的 理过程 ,严格实行运转环节的登记制度 ,要求各部门办文人员使用统一的 顺序依次进行 。文件传出后 ,秘书人员要及时了解和掌握文件的运行情 “收文或发文登记表”,其内容包括文件名称 、主办责任人 、运转环节 、运转 况 ,从而提高工作效率 。并严格掌握传阅范围, 以免传阅失控 ,文件遗失 , 时间,这样保证了公文的迅速运转和保管的科学性 ,从而保证了工作的顺 影响工作 。 利进行 。 三 、建立健全催办工作制度 其次 ,公文的收发登记原则应是便于文件的运转 、统计 、查找和催办 , 催办是公文处理程序中的一个重要环节 ,是对公文承办情况的查询督 而且应该是手续简化 ,有利于提高工作效率 。根据来文渠道分成国务院、 促 ,是避免积压 、加速公文运转的手段 。领导批示的办件 , 送达承办部门 教育部 、卫生部 、省政府 、省教委 、省卫生厅、其它等七大类 , 分别编写顺序 后 ,为使来文得以及时处理 ,应对承办单位进行适时的督查 、催询 。对未办 流水号 ,将收文 日期 、单位 、