出访团组的邀请函.doc

出访团组的邀请函 篇一：因公出访省批团组报批材料(范例) 省批团所需材料及顺序 一、所需材料 1.《市外侨办因公出国、赴港澳任务审批办文单》。 2.组团单位填写《省因公出国、赴港澳任务呈报表》并签发盖章。（参考样表及填写说明） 3.随团单位填写《省因公随团出访任务呈报表》。（出访事由应体现随团人员具体任务） 4.发自邀请方本土的邀请函复印件和译文。（邀请函应包含日程） 5.在外日程安排。（按样表填写） 6.身份证正反面复印件。（所有人员粘贴到一张纸上） 7.户口簿个人资料页复印件。（首次出访人员提供） 8.组织机构代码证复印件。 9.副县级以上人员请假报告表原件。 10.《因公出国（境）团组保证书》。 11.《因公出国(境)团组使用中介机构情况表》。 12.《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》。 13.团组公示材料。（团组全体人员姓名、单位和职务，出访国家或地区、任务、日程安排、往返航线，邀请单位情况、联系人、电话、有无涉华敏感问题以及与我合作情况，经费来源和预算等） 14.翻译人员外语能力证书。 15.附件及补充说明：所签协议副本；推介会、说明会、恳谈会等方案；未使用中介机构的团组、需调整出访计划和超过文件规定范围的内容均需做出书面说明。 二、办理流程 1.审理申办材料。接案人员根据出国审批有关规定对报送的材料进行审核，凡材料不齐全、内容不合格的申办材料，将在一个工作日内做退件处理并在退件说明中注明退件原因。2.审核上报。申办材料科室审理后，报送办领导审核、并按程序报市政府市委审定后，上传省外办审批。其中，副厅级（含）以上人员申办事项，经省外办相关业务处室会签后报办领导审核，然后报省领导审批。3.出具批件。申办事项如获批准，省外办出具“因公出国（赴港澳）任务批件”。 三、注意事项 1.所需表格在外事信息网http:// 下载。2.所有材料统一使用A4纸，并按顺序排列。 篇二：出访团组行前注意事项一览 出访团组行前注意事项一览 衣物 正装（含衬衫、领带、皮鞋、女士套装或裙装）、休闲服装、运动鞋、太阳帽（注意出访国季节和气温）。 杂物 洗漱用品和电热杯（部分出访地宾馆不提供，需自备）、拖鞋、相机、胶卷、干电池、数码相机伴侣、备用证件照片、针线包、电子辞典、防晒用品、雨伞、太阳镜等。 备用药 常备药（可考虑团组统一带）、自用药（自带）。 饮食 出访团员禁忌、所访国家禁忌、当地特色饮食、有无外方正式宴请（注意着装）；不同国家对食品入境限制不同，尽量少带生鲜及肉类食品。 通讯 手机（团组与个人）、联络号码一览表、电池、充电器、了解我国手机是否能在出访地使用。 箱包 自备或借用、箱包带及识别箱包标志，注意行李限重，指甲刀、水果刀等必须装入托运行李内。 酒店 星级标准、地址（市内或郊外）、周围环境（注意报价是否含早餐）。 交通 航班号、航班时间（注意机票上标注时间均为当地时间）、是否直飞（注意转机时间衔接）、是否需要确认机票、送机（是否需要贵宾室）、及早包车或租车。 出访地信息 提前取得出访地相关信息，如：时差、气温、度量衡转换（请参阅度量衡转换一览表）、国际长途区号、电压转换、插头转换（参阅各地电压插头一览表）、建议提前下载当地地图以了解行程安排。 财务 购汇、国际卡、现金及备用金的准备（注意准备部分小额现钞），了解基本汇率，与接待方商定好结算方式（如币种、支付时间等），了解相关国家出入境所携现钞限制。 礼品 领取或采购、数量、包装（注意本地和本单位特色）。 安全 加强防范意识（敌对势力及治安状况），制定应急预案（准备我相关驻外使领馆及当地急救联络方式）。注意内外有别增强保密意识。注意钥匙、密码、现金、护照、邀请函、机票的保管。 护照等旅行文件 加强管理（如号码统一记录，邀请函、机票统一保管），检查签证、出境证明内容是否准确，准备好护照、邀请信复印件（注意新西兰团签表、墨西哥小绿本、智利使馆随护照退出的签证表等）。 保险检疫 提前做好境外保险及飞行保险，注意携带保险单原件出境；长期出境或前往特定地区需办理黄皮书。 公务会谈 了解拟拜访单位的情况简介、名片（准确英文职衔、张数）、主谈、翻译（注意手提电脑及 本单位介绍等电子文件准备）。 团组分工 划分分组、责任到人、各司其职、合作互助（注意安排专人负责撰写出访报告） 海关边防 提前了解携带物品数量政策，填写好相关表格（出入境登记卡，携带物品申报单等）。 涉外礼仪及良好习惯 守时守信，平等相待，尊重隐私，敬老爱幼，女士优先，入乡随俗；勿随地吐痰，勿大声谈笑，（自助餐）勿浪费食物，守交通规则。 出访团组出访过程中注意事项一览 护照机票等 集中管理，专人负责，个人手中持护