第三章会议筹备阶段的会务操作.ppt

第三章　会议筹备阶段的会务操作 第一节　拟定会议计划 第二节　拟定会议议程、日程与程序 第三节　制发会议通知 第四节　准备会议材料 第五节　制发会议证件 第六节　布置会场 本章要点与要求 (一)　本章要点 拟定会议计划 拟定会议议程、日程与程序 制发会议通知 准备会议材料 制作会议证件 布置会场 (二)　本章要求 了解会议计划的制作 掌握制定会议议程、日程与程序 掌握会议通知的基本写法 能够给领导写发言稿 了解会议证件的种类与基本制作方法 能够熟练布置中小型会议的会场 第一节　拟定会议计划 一、制订会议计划的意义 “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会议的基本情况，拟定详细的会议计划。 二、会议计划的主要内容 （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、时间、地点、参与人员等。 （二）成立会务工作机构，如有必要可对工作人员进行分组。 （三）制订会议预算 （一）成立会务工作机构 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。 （二）制订会议预算 1．会议经费的的构成 （1）交通费用 （2）会议室费用 （3）住宿费用 （4）餐饮费用 （5）旅游费用 （6）设备视听费用 （7）宴请及演出费用 （8）培训费或讲演费 （9）预计外支出 2．会议经费预算的原则 （1）科学合理 （2）总量控制 （3）确保重点 （4）精打细算 （5）留有余地 3．会议经费的筹措途径 （1）行政事业经费划拨 （2）主办者分担 （3）与会者分担个人费用 （4）社会赞助 （5）转让无形资产使用权 案例分析 1.引入案例： “汇丰冠军杯高尔夫赛”上海新闻发布会 2.课堂练习示例： （1） 2005年度全国热作信息工作会议预算 （2）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘书处各组工作职责 第二节　拟定会议议程、日程、程序 一、会议议程 二、会议日程 三、会议程序 四、会议议程、日程和程序的联系与区别 一、会议议程 会议议程是会议主要活动的安排顺序，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。 二、会议日程 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。 三、会议程序 会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。 以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。 会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。它们之间的区别在于： 会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了； 会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程； 会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。 案例分析 1.引入案例： 2005年福建省旅游工作会议议程 2.课堂练习示例： （1）美国某公司董事会会议议程 （2） 2005中国营销领袖年会会议议程 （3） ××大学 “终身教授奖”颁奖大会程序 第三节　制发会议通知 一、会议通知的概念 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。制发会议通知是会前准备的重要环节。 二、会议通知的内容 包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。 1．按通知的形式可分为： 　　口头通知和书面通知 2．按通知的性质可分成： 　　预备性通知和正式通知 3．按通知的名称分为： 　　会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等 四、会议通知的内容 1．标题。第一种，主办机关名称十会议名称十“通知”。第二种，只写“会议通知”或“通知”。 2．通知对象。通知对象可以是单位或个人。 3．正文。包括（1）会议的目的；（2）名称和主