第2部分 Word教程概要1.docx

第2篇 利用Word高效创建电子文档通过文字处理软件创建、编辑复杂的电子文档已成为人们当前学习和工作的必备技能之一。Word是一款目前比较流行、应用广泛的文字处理软件，它是由微软开发、属于MS OFFICE套装办公软件中的主要组件之一。本教材以Word 2010为蓝本，主要学习Word以下重要功能及应用：创建并编辑文档。通过格式化操作及图文表混排美化文档。编辑和管理长文档。共享和修订文档。使用邮件合并技术批量处理文档。创建并编辑文档一直以来，Microsoft Word 都是最流行的字处理程序之一。作为Office 套件的核心应用程序之一，Word 提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提供了丰富的图、表功能供创建复杂的文档使用，使简单的文档变得比只使用纯文本更具吸引力。快速创建文档在Word中，通常可以选用以下方式之一快速新建一个新文档：创建空白的新文档利用模板创建新文档创建空白的新文档在Word中，可以通过启动程序、选项卡菜单、快速访问工具栏、快捷键Ctrl+N等多种途径创建空白文档。1、通过启动程序①单击Windows任务栏中的“开始”按钮，选择“所有程序”命令。②在展开的程序列表中，依次选择“Microsoft Office”→“Microsoft Office Word 2010”命令，启动Word 2010应用程序。③Word将自动创建一个基于Normal模板的空白文档，此时就可以直接在该文档中输入并编辑内容。2、通过选项卡菜单如果先前已经启动了Word程序，在编辑文档的过程中，还需要创建一个新的空白文档，则可以通过“文件”选项卡的后台视图来实现，其操作步骤如下：①单击“文件”选项卡，在打开的后台视图中执行“新建”命令。②在“可用模板”选项区中选择“空白文档”选项，如图3.1所示。③单击在下角的“创建”按钮，即可创建一个空白文档。图3.1创建空白文档3、通过快速访问工具栏首先将“新建”命令添加到快速访问工具栏中，然后单击“新建”按钮，如图3.2所示。图3.2　从快速访问工具栏中创建文档4、通过快捷键按下快捷键Ctrl+N，即可快速创建一个空白文档。利用模板快速创建新文档使用模板可以快速创建出外观精美、格式专业的文档，Word提供了多种模板以满足不同的具体需求。对于不熟悉Word的初级使用者而言，模板的使用能够有效减轻工作负担。而且Office 2010已将Microsoft Office Online上的模板嵌入到了应用程序中，这样在新建文档时就可快速浏览并选择适用的在线模板使用。利用模板创建新文档的操作步骤如下：①单击“文件”选项卡，在打开的后台视图中执行“新建”命令。②在“可用模板”选项区中单击“样本模板”选项，即可打开在计算机中已经安装的Word模板类型，从中选择需要的模板后，窗口右侧将显示利用本模板创建的文档外观，如图3.3所示。图3.3　通过已安装的模板创建新文档③单击“创建”按钮，即可快速创建出一个带有格式和基本内容的文档。④在模板内容的基础上进行编辑和修改、并进行保存，即可完成文档的创建。如果本机上已安装的模板不能满足用户工作的需要，还可以到微软网站的模板库中挑选所需的模板。在Microsoft Office Online上可以浏览并下载近40个分类、上万个文档模板。通过使用Office Online上的模板，可以节省创建标准化文档的时间，有助于提高处理Office文档的职业水准。如果计算机已经连接到了因特网上，则在打开“新建”文档的后台视图时，即可浏览并搜索Office Online上的模板类型，如图3.4所示。图3.4　搜索O上的模板浏览并选中需要的文档模板后，，在后台视图的右侧将出现本文档的预览效果，如图3.5图3.5所示。单击“下载”按钮可以将其下载到本地计算机，并利用该模板创建一个新的文档。图3.5　下载文档模板并创建新文档输入并编辑文本输入文本并对输入的文本进行基本编辑操作，是在Word中进行文字处理的基础工作。输入文本创建了新文档后，在文本编辑区域中将会出现一个闪烁的光标，它表明了目前文档的输入位置，由此开始即可输入文档内容。1、输入普通文字只要安装了语言支持的功能，就可以在文档中输入各种语言的文本。在Word程序中输入文本时，不同内容的文本输入方法会有所不同，而针对普通文本（例如汉字、英文、阿拉伯数字等）通过键盘就可以直接输入。在安装了Microsoft Office 2010后，“微软拼音”输入法将会被自动安装，使用“微软拼音”输入法可以完成文档中的文本输入，操作步骤如下：①单击Windows任务栏中的“输入法指示器”，在弹出的快捷菜单中执行“微软拼音-新体验2010”命令，此时输入法处于中文输入状态，如所示。②输入文本之前，先将鼠标指针移至文本插入点，单击一下，这时光标就会在插