勘察设计企业电子档案管理方案探讨.doc

勘察设计企业电子档案管理方案探讨 信息技术和建筑业的快速发展，使勘察设计企业工程图纸的电子文件和电子档案呈现出爆炸性的增长，以某企业为例，在业务生产和经营管理活动中，企业每年都会产生数以万计，各种格式的电子文件，海量的电子文件给档案的保管、检索和利用带来许多不便。为了解决企业电子档案管理面临的实际问题，该企业积极探索，在建设综合管理信息系统和企业数据中心时，将图档管理信息系统、出图打印系统与企业核心业务系统相集成，同时引入光盘库设备存储电子图档，解决了企业档案管理工作中存在的归档困难、查阅不便、资源无法共享、重复使用效率低、安全可靠性差等诸多问题。本文结合该企业的实例，对勘察设计企业电子档案管理方案进行论述 图档管理信息系统的建设 企业正在建设基于SOA(面向服务架构)技术的企业综合管理信息系统平台，该平台将综合办公管理、经营管理、项目管理、协同设计、图档管理和知识管理等集成于一体。集成系统将工程图档管理纳入了企业生产、经营和管理业务流程中，加强了企业对电子文件从产生、归档到转化为知识再利用的全过程控制。图档管理信息系统由档案录入、档案检索查询和档案借阅管理3个主要子模块构成： 1　档案条目批量录入功能 企业电子档案采用的分类规则是：工程类档案以项目、子项和专业分类，文书档案以年度、事由、保管期限、密级等分类。图档管理信息系统提供两种录入方式。即手工和自动录入。手工批量录入时，档案管理员对移交的文件、图纸按照分类规则进行分类、立卷，建立树形目录。利用系统提供的模板编制档案目录，并批量导入到系统创建的分类文件夹中。批量录入简化了档案编目和录入流程，降低了档案管理人员的工作量。自动录入是将图档系统与协同设计和出图打印子系统集成，在出图打印时，图档系统能够抓取图纸图签部分的有效信息，自动生成档案条目，并将与之对应的附件存人图档服务器中实现挂接。自动录入能够节省档案编目时间，保障电子档案收集的齐全完整，提高工作效率 2　挡案检索查询功能 企业图档管理信息系统的检索查询模块根据工程图档特点设置有项目名称、子项名称、专业、设计人、设计日期等字段的检索选项，且具备多检索条件组合的高级查询功能。设计人员可在单一类型档案库或全库中进行精确或模糊查询。并且能对查询结果进行排序、下载、打印等处理，提高了档案信息的查全率和查准率 企业图档管理信息系统还支持各种通用格式电子档案的在线浏览。设计人员可随意放大、缩小、旋转图纸，也可同屏多图浏览，使电子档案利用更便捷和人性化 3　档案在线借阅审批与借阅到期催还功能 图档管理信息系统实现了档案借阅审批流程网络化。借阅人需要重复使用电子档案时，可在线发起借阅申请，由系统根据所借档案的类型自动判断审批人，将审批单发送给相关审批人员确认，待所有审批环节确认完成后，档案管理人员依据审批单办理借阅。在线审批的优点是解决了企业及其下属单位办公地点分散和远程员工借阅档案审批的困难，节省了办理借阅手续的时间 图档管理信息系统实现了档案借阅到期催还的功能。当所借档案到达预归还日期时，系统会自动给借阅人和档案人员发送RTX消息，提示借阅人及时归还档案，并向借阅人发送到期催还的提醒邮件，在个人事务待办箱中显示。如借阅到期仍未归还的，系统会循环提醒，直至档案归还 出图打印系统与电子档案最终版收集 未引入出图打印系统前，企业电子档案收集是由项目经理利用移动存储设备或光盘将电子档案移交至档案管理部门，或由档案人员从指定的网络工作区的归档文件夹内将电子图档下载到本地。由于设计类电子文件数量大、外部引用复杂，造成收集时较难判断文件的完整性和版本，繁琐的后期整理与编目工作也造成了收集的电子档案归档入库滞后，不能及时提供利用 应用了出图打印系统后，将协同设计与图档管理