监理文件档案资料归档概论.doc

建设工程文件和档案资料管理 了解：建设工程档案资料分类；建设工程参建各方的文件档案管理职责。 熟悉：建设工程文件基本概念；建设工程档案资料的验收、移交基本程序。 掌握：建设工程监理的文件档案管理方法、分类；《建设工程文件归档整理规范》规定的归档要求；《建设工程监理规范》规定的建设工程表格体系和主要监理文件的管理要求。 建设工程文件和档案资料管理概述 一、建设工程文件档案资料概念与特征 ㈠　建设工程文件概念建设工程文件(construction project document)指：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和验收文件，了可简称为工程文件。 1、工程准备阶段文件(seedtime document of a construction project),工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2、监理文件(project management document),监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。 3、施工文件(constructing document),施工单位在工程设计、施工过程中形成的文件。 4、竣工图(as-build drawing)，工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 5、竣工验收文件(handing over document),建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 ㈡　建设工程档案概念 建设工程档案(priject aarchives)指：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，了可简称工程档案。 ㈢　建设工程文件档案资料 建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。 ㈣　建设工程文件档案资料载体 1、纸质载体：以纸张为基础的载体形式。 2、缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行存储的形式。 3、光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术结工程资料进行存储的形式。 4、磁性载体：以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。 ㈤　建设工程文件档案资料特征 建设工程文件和档案资料有以下方面的特征：建设工程文件概念 1、分散性和复杂性 建设工程周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设工程因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插。由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特征决定了建设工程文件和档案资料是多层次、多环节、相互关联的复杂系统。 2、继承性和时效性 随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平的不断提高和发展，文件和档案资料可以被继承和积累。新的工程在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以往的错误。同时，建设工程文件和档案资料有很强的时效性，文件和档案资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文件和档案资料一经生成就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。 3、全面性和真实性 建设工程文件档案资料只有全面反映项目的种类信息，才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。有时只言片语地引用往往会起到误导作用。另外，建设工程文件档案资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。真实性是以所有文件和档案资料的共同要求，但在建设领域对这方面要求更为迫切。 4、随机性 建设工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段、各个环节都会产生各种文件档案资料。部分建设工程文件档案资料的产生有规律性（如各类报批文件），但还有相当一部分文件档案资料产生是由工程事件引发的，因此建设工程文件档案资料是有随机性的。 5、多专业性和综合性 建设工程文件档案资料依附于不同的专业对象而存在，又　依赖不同的载体而流动。涉及多种专业：建筑、市政、公用、消防、保安等多种专业，也涉及电子、力学、声学、美学、等多种学科，并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。 ㈥　工程文件归档范围 1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 2、工程文件的具体归档范围按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。 二、建设工程文件档案资料管理职责 建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档（putting into record）有三方面含义： 1、建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交； 2、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构