2013版工程监理档案资料管理办法.doc

Engineering Supervision 工程监理档案资料管理办法 江苏外建建设咨询监理有限公司 二○一三年十一月 目 录 一、监理资料管理的基本要求 1 二、工程监理档案资料的管理职责 3 三、竣工项目监理工作文件归档内容 4 项目监理机构文件资料编号分类表（统表） 5 竣工项目监理工作文件归档目录（表1.1） 7 竣工项目监理工作文件归档目录（表1.2） 8 竣工项目监理工作文件归档目录（表1.3） 9 四、竣工项目监理工作文件归档要求 10 第一档案室文件资料清单 12 第二档案室文件资料清单 13 第三档案室文件资料清单 14 五、竣工项目监理工作文件归档流程 15 六、竣工项目监理工作文件归档用表 16 附：竣工项目监理工作文件归档用表 16 卷 内 目 录 17 科 技 档 案 18 案 卷 目 录 20 江苏外建竣工档案交付记录 21 江苏外建文件归档登记表 22 七、竣工档案归档标签、台帐 23 一、监理资料管理的基本要求 总则 1.1为加强工程项目监理档案资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理档案、资料在监理工作中的作用，特制定本办法。 1.2 工程监理档案资料工作遵循“集中统一、分级管理”的原则。 1.3 归档的工程监理档案资料应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制。 1.4 为保证监理档案资料的完整、分类有序，工程开工前项目总监（项目负责人）应与建设单位、施工单位就资料的分类、格式、份数达成一致意见。 1.5 项目开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门、公司档案管理员进行联系，确保监理资料的组卷及归档符合有关规定和要求。 对项目监理机构档案、资料管理的要求 2.1 工程监理档案资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录，项目监理机构进场后应立即开始文件资料的积累、整理、审查工作，并应与工程建设同步进行，监理合同停止或工程竣工，一个月内完成资料归档工作。 2.2 项目监理机构的档案资料管理由总监（项目负责人）负责，可指定专人（资料员）负责日常工程监理档案资料的收集、整理、编目及竣工后的组卷、装订工作。项目监理机构的各种签证单、检查验收单等资料，监理人员审核合格后3天内需交资料员归档。 2.3 所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监审阅，核发监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放，具体按《项目监理机构文件资料编号分类表》执行，分6大类立卷，每卷应有目录。 2.4 工程监理资料存放应标准化，资料一律使用A4纸，由资料员分类设文件夹，卷夹上贴标签，将编号后的文件对号入座，分门别类存放。 2.5 工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还。 工程竣工监理档案资料的归档、移交要求 3.1 竣工监理档案资料的归档内容原则上包含《项目监理机构文件资料编号分类表》内6大类的所有内容。 3.2 项目竣工后由各项目监理机构总监（项目负责人）负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按公司要求进行装订。 3.3 归档资料应做好《案卷目录》和《卷内目录》，移交公司时需填写《江苏外建竣工档案交付记录》。 3.4 编制竣工档案资料时，如不足A4纸的，应贴在A4纸上，大于A4纸的应叠成A4纸大小，装订时应统一使用《科技档案》封面、封底。 3.5 公司档案室对移交、归档的档案资料需认真核对：资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求。 工程监理档案资料的保管、借阅 4.1 由公司档案室统一保管，档案管理员负责做好日常管理工作，以保证档案的完整和安全。 4.2 档案室负责建立检索目录，方便查阅。 4.3 工程监理档案资料的借阅宜在档案室内进行；若需外借的，需经主管负责人（管理部经理）同意并办理借阅手续后方可外借。外借需限定期限，逾期不还的给予必要的经济处罚，若遗失则需报公司总经理室处理。 4.4 已满保管期限或失去保管价值的档案资料，由档案室、管理部提出，报总经理室同意后进行销毁，并做好记录。 工程监理档案资料的保管期限 5.1 长期期限：工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 5.2 短期期限：工程档案的保存期限在20年以下。 （其中，工程档案的保存期限在3年以下的按“三年期限”进行保管）。  二、工程监理档案资料的管理职责 项目监理机构的职责 项目监理机构档案资料的管理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。 监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施工阶段，对施工单位的工程文件