浅析会计电算化环境下内部控制问题.doc

浅析会计电算化环境下内部控制问题摘要自20世纪80年代以来，IT技术的迅猛发展。剧烈地改变着企业的经营环境，对传统的手工会计核算环境下的内部控制也提出了挑战。本文剖析了传统会计电算化环境下内部控制存在的问题及成因，并提出了几点强化电算化环境下企业内部控制的对策建议。 关键词会计；电算化环境；内部控制 一、强化会计电算化环境下内部控制的必要性 会计电算化是指以电子计算为主体的电子信息技术在会计工作中的应用，是用电子计算机代替手工实现记账、算账、查账以及对会计信息的统计、分析、判断乃至提供预测、决策等过程。实施会计电算化可以减轻财会人员的工作强度，提高会计工作效率；有利于促进会计工作规范化，提高会计工作工作质量与效率，更好地发挥会计职能作用。但是企业在实施了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理环境发生了很大变化，一些非法操作可能不留痕迹，难以发现，稍不注意就会给单位和国家造成重大损失，如果会计电算化管理系统遭到破坏，将会严重影响单位的正常业务活动。 财政部2001年6月颁布的《内部会计控制规范基本规范(试行)》中指出“电子信息技术控制要求运用电子信息技术建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施。”从制度上说明了加强会计电算化内部控制的必要性。 二、会计电算化环境下内部控制的现状分析 (一)授权方式的改变，潜伏着巨大的控制风险 在手工会计系统中，一项经济业务由发生到形成相应的会计信息，其经历的每一个环节都应由具有相应管理权限的有关人员签章，方可办理。自然形成了层层复核、道道把关。严格的审核复查机制。这种传统管理方式的效率虽不高，但可有效地防止作弊。但在电算化会计信息系统中，大部分处理由计算机完成，审查、复核等控制被削弱，甚至消失了。在电算化会计信息系统中，会计业务处理大部分由计算机操作，人为控制减少，权限分工的主要形式是口令授权。一方面，口令存放于计算机系统内而不像印章那样由专人保管，一旦口令被人偷看或窃取。便会带来巨大隐患。另一方面，有些单位的各岗位操作权限制度没有真正落实到位，有的操作员可以以不同的身份进入系统操作，使分工控制名存实亡。 (二)原始凭证数字化，使得会计信息易于被篡改或伪造 　 在手工会计系统中，原始凭证是以纸张为载体，很难不露痕迹地加以修改或伪造。但随着电子商务的发展，一些单位的原始凭证也如同记账凭证、会计账簿或报表一样，已实现数字化、电子化，即以数字形式存储在磁(光)性介质上，这种无纸凭证极易被篡改或伪造而不留任何痕迹。它弱化了纸质原始凭证所具有的较强的控制功能，给内部会计控制带来了新的难题。另外，磁(光)性介质容易损坏，一旦受损，又很难修复。这更使数字化的会计信息丢失或毁坏的风险加大。 (三)会计电算化中的反记账或记账清除功能对会计账薄的严肃性有一定的影响 从本质上讲，反记账功能是对错误的一种更正行为。而用手工方式记账后是不允许重新记账的，对于账本上的错误，应采用画线更正法、补充登记法或红字冲销法来更正，更正错误的过程被留下痕迹，这样才能确保会计信息的质量和可信度。 (四)会计资料的备份和保管不及时、不规范，导致财务数据丢失 会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁(光)介质上，极易被篡改而不留痕迹，伪造、变造业务，导致会计资料失真，账、实不符，给一些不法之徒提供了可乘机会。另外。在会计电算化法规中明确规定，单位应坚持每天双重备份。并分人分处保管。但在实际工作中，有的单位并没有真正落实，也没有及时打印井按规定保管凭证和账簿，致使电脑一旦出现故障或磁性介质损坏时，部分会计资料就会丢失，造成无法挽回的后果。 (五)缺乏专业的系统维护人员 目前，许多会计人员对会计业务熟悉，但对计算机知识缺乏：而系统的维护人员对计算机知识熟悉，但对会计业务不够了解，使得在系统运行中的故障不能及时分析、排除。 三、强化会计电算化环境下内部控制的对策、措施 (一)建立全面规范的会计基础管理工作 管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等。这是搞好电算化工作的重要保证。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。 (二)加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度 对电算化管理人员的培训工作要经常性地进行。并结合经验交流，使培训收到实效。若只有普及型的速成人才培训，难以提高会计电算化的水平。在吸纳高校会计电算化毕业新生的同时，还应选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机专业，这样新老结合，高、中、低结合的会计电