商务信函培训提纲(初稿).docVIP

一、商务信函的基本内容 商务信函的规范得体十分重要，它不仅展示个人的写作能力，更体现出他所服务的企业或机构的形象。 简便得体的结构将体现高效快捷的商务水准。因此商务书面文件的内容要求简易又有规范。 商务信函的正文一般可按四步式，即引言、详情、应答、结语。 商务报告一般包括了介绍，进展，查找问题，解决问题，其他建议几大要素， 商务函件的结构严谨、条理清晰。 二、商务信函的基本格式 信头：请使用事务所标准的函头。 称呼敬语：姓名，职务。 客套话(问候性或答谢性) 正文 结束敬语 署名 行文格式（请使用事务所统一的行文字体、字号、段落的标准） 1.缩行式。 2.齐排式。 根据对象选择适当的格式。 信封的打印与信纸的折叠 三、商务信函的基本种类 商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。每一类函件均可利用已有的格式。 四、商务信函的写作基本原则 不刻意追求使用华丽优美的词句。用富有文采、朴实且不失庄重的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。 1.人性化 每一封信函的往来，都是跟收信人彼此之间的一次交流。不要因为过份的商务腔调而刻意的使用复杂的语句或绕口的修辞。从阅读者的角度考虑写作的内容。 2.语气语调 由于信函都有其目的性，所以所采用的语气语调也应该符合信函要达成的目的。 3.真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的。让客户感受到您的自然和真诚。 4.直接 客户每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。 5.礼貌 礼貌并不是简单用一些礼貌用语就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度，并符合国际礼仪和文化、民族习惯。 当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。可以据理力争，说明观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，“过犹不及”。礼貌过头，可能会变成阿谀奉承，真诚过头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 6.简洁朴实的语言，但不失雅致、庄重 用简洁朴实的语言来写信函，让信函读起来简单，清楚，容易理解。在富有文采的同时应避免生僻或者复杂的词句。 7.精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，人物等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。同时注意数字的统一格式。 8.完整 完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。 9. 条理性，逻辑性和层次感。 体现律师的专业性和特殊的行业水准。 10.针对性 写清收件的对象与抄送的对象等。 11.回复迅速及时 如果回复不够及时，就可能因为失去先机而失去商机。 12.标题 这一点是特别针对写电子邮件的。E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。准确的标题让邮件显得更加专业。 13.校对 写完之后，一定要检查。最基本是要确保没有错别字和语法、标点正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。 五、内容较多时商务信函的写作方法 要写出布局清晰、内容充实、结构合理的文章，需要作者一番精心的构思准备。不可匆忙提笔、草草收尾。 1.提纲式写作方法。传统的方式 2.头脑风暴式写作方法。因人而异 即放开思路，充分联想，不用顾及观点是否完全紧扣主题。写出可以想到的有关主题的所有内容；把写出的这些观点或细节归类，并删除与主题无关的内容。即围绕写作题目自由地想观点、找素材、凑点子，至于立意的合性、组织的顺序和句子是否合乎规则等，到正式写作时再考虑。 六、分别举例说明 1.关于邮件中的说明函 要针对收件人的不同而区别对待。 简单的介绍这份邮件的目的，以及附件中所不能表达的背景信息或有益的内容。 客气而简单的结尾。 2.关于传真说明函、信件说明函。 针对传真件的急缓区别对待。 传真函的格式可以参照事务所格式，如果可以在传真函中直接说明的，可以不用加附件。 3.其他正式的商务信函。 　　4.常用的词语 合理的使用连词。递进关系、因果关系、比较关系、对比关系、条件关系、列举关系、时间顺序、强调关系、概况总结、重复解释。 充分利用事务所已有的范本。