公文的结构.PPT

公文的結構 發文單位 發文機關全銜和文別 行政院 函 發文機關地址和聯絡方式 機關地址 聯絡方式：承辦人、電話、傳真、電子信箱 令與公告不需此項 受文者 行文的對象，即接受公文的機關或個人 受文者若是機關，一般應寫全銜，如「私立朝陽科技大學」，若全銜太長可以簡稱，如「朝陽科大」 受文者或副本收受者為所隸屬機關，或內部單位，亦可簡寫，如「本校教務處」 受文者若為個人，應將受文者的姓名及稱謂或職銜寫上 不必寫「受文者」的公文，如公布法令、任免官吏的「令」，以及向公眾有所宣布的「公告」 「其他公文」類的「簽」、「報告」、「便簽」等，多將受文者的名銜，寫在交遞敬辭之後， 如「謹陳 校長」、「此致 某某先生」 文書處理資料 發文日期 任何公文，在發文時都要註明發文日期，以為法律上時效的依據 發文字號 任何公文，在發文時都要編列發文字號，以便查考及引據之用 復○○年○○月○○日○○字第○○號函 速別 分「最速件」、「速件」、「普通件」 文書處理資料 密等及解密條件或保密期限 國家機密文件文書分「絕對機密」、「極機密」、「機密」 一般公務機密文書列為「密」等級 解密條件 公布時解密 本件至某年某月某日解密 本件於工作完成或會議終了時解密 附件抽存後解密 其他 文書處理資料 附件 公文如有附件，應註明附件名稱、份數 附件如有兩種以上時，應加上序號以為分別 行文只是檢送文件時，不必在附件中敘述，僅在「主旨」段內敘明「檢送某文件若干份」即可 附件應加蓋機關名稱之附件章戳 文書處理資料 正本、副本 位置放在「本文」之後 正本，指公文擬送達之機關、團體或人員 副本，列在正本之後，如有須以副本分行者，在「副本」項下列明 副本，為正本之影印本，除正本的受文者之外，必要時將正本照抄（或加印）一份或多份，分送其他跟該案有關之機關單位或人名，以作適當之處理 文書處理資料 正本、副本 抄送副本注意事項 受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關時用副本 收到其他機關來文，一時未能函復，公文需向其他機關查詢者，可將查詢行文之副本抄送來文機關 副本除知會外，尚須收受副本之機關處理者，得於文內加敘「請就某一事項予以處理」之字樣 對於上級機關，通常以不行使副本為宜 附件以正本為限，但若需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內機關或單位下註明「含附件」或「含某某附件」 副本文件的右上角要標明「副本」字樣，以示與正本有別 本文、署名 本文 為公文的主體，因類別不同，故在書寫格式上也不同 署名 指發文機關首長或發文單位主管的具名，表示負責 上行文應署機關名稱、首長、職銜及職章（官章） 平行文及下行文或對人民行文，則蓋職銜及姓名的簽字章即可 印信、副署 印信 公文蓋印信，旨在防止偽造、變造，以資信守 公文及原稿用紙在兩頁以上者，其騎縫處均應蓋騎縫章 附件以不蓋印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定 副本之蓋印與正本同，抄本及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本」或「譯本」 副署 副署指公文依法應副署的人，在公文的首長署名之後，加以副署，以示與首長共同負責之意 公文不需要副署，也不得任意加以副署，但應副署而未副署之公文，則不具效力 憲法第37條規定：「總統依法公布法律，發布命令，須經行政院院長之副署，或行政院院長及有關部會首長之副署」 「令」的結構款式 公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則 令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如： 訂定「○○○施行細則」。 修正「○○○辦法」第○條條文。 廢止「○○○辦法」。 多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。 公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。 人事命令：任免、遷調、獎懲。 人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。 任命○○○為本部科員 「函」的結構款式 行政機關之一般公文以「函」為主，函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式 案情簡單，可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段 「函」的結構款式 分段要領 主旨：為全文的精華，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要 說明： 當案情必須就事實、來源或理由，做較詳細的敘述，無法在「主旨」內加以容納時，可使用本段說明 本段段名，可因公文內容需要，而改用「經過」、「原因」等名稱替換 辦法： 向受文者提出具體要求，無法在「主旨」內簡述時，可用本段來例舉 可因公文內容需要，改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱 「函」的結構款式 各段規格 每段均要標明規格，但在段名上不冠於數字或號序。段名下加冒號「：」 「主旨」不可在分項，文字緊接在「主旨：」之下書寫 在「說明」及「辦法」