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党政机关公文“机关代字”编写规范化建设探析 党政机关公文机关代字编写规范化建设探析 2012年《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文发文字号由机关代字、年份号和顺序号三部分组成。机关代字的要素构成，学界观点较多。有所谓机关代字和发文性质代字的二要素说[1]，也有机关名称、主办部门和文类的三要素说[2]。但无论哪一种观点，还只是停留在本体讨论，即机关代字是什么的阶段，没有对其具体编写规范即怎么办提出明确意见。基于此，笔者针对当下党政机关公文机关代字编写随意、混乱等弊端，就其编写原则、涵括要素的编写规范，以及今后的规范化建设陈述陋见，抛砖引玉，以求教方家。 　　1 党政机关公文机关代字编写原则 　　要阐释党政机关公文机关代字的编写原则，不能不探讨发文字号的功能。发文字号肇始于古代勘合制度，真正作为政府公文必备格式要素的是在民国。1912年临时大总统公布的公文程式令第十八条规定：本令所揭各项令状，各依年月日先后编号，每一年更易一次，自第一号起至何号止，于政府公报公布之。由此可见，发文字号的原初意义在于防伪与统计，对机关代字编写并不十分重视。北洋政府时期，形成由机关名称、文种和号数三要素的编写成例。如某机关训令第某号某机关饬令第某号等。1929年国民政府颁布的公文用纸训令中，在规定稿面格式时开始使用来文字号去文字号的称呼[3]。由此可以推断，从彼时起发文字号的功能已不再限于防伪与统计，更多在于公文拟写、办理与档案管理等诸环节的指称。中华人民共和国成立后，1957年《国务院秘书厅关于对公文名称和体式问题的几点意见》中，提出公文编号目的在于便于公文的检查和处理，能够反映公文的认办单位给予收文和发文的分类登记工作以方便[4]。这是建国后首次也是唯一一次对公文发文字号功能进行比较全面而权威的解释。 　　在公文拟写方面，发文字号往往是具体公文的替代。直到现在引述他文时，通常都要在其标题后面括注其发文字号，以增强区分性和权威性。在公文办理方面，如批复、函等文种在开篇也必须引述请示标题及其文号。当某一公文附件不能与主件一起装订时，建国后历次党政机关公文处理规约文书都规定应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，以标示主件与其领属关系。在档案管理方面，国家档案局《机关档案工作业务建设规范》规定，档案尤其是文书档案卷内目录编写时，发文字号是要素之一。不仅如此，现代档案管理技术发展之后，在编制电子档案文件目录时，发文字号也是要件之一。从上述党政机关公文发文字号的历史传承与功能演化可以看出，党政机关公文发文字号中的机关代字编写必须坚持如下原则： 　　1.1 区分性。所谓区分性就是机关代字的各要素和整个机关代字应该做到唯一性。正如有学者所说，其应该成为公文的身份标识，不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复[5]。同一地方的安监局、质监局，发文代字如果都缩写成省监，那么就会出现文件不同而发文字号相同的情况。如按照以上，《河南省安监局关于加强安全生产工作的通知》和《河南省食品药品监管局关于加强春节期间食品安全管理的通知》两个文件，可能会因发文年份相同、顺序号相同，发文字号就完全相同，这就失去了不同公文的区分性。再如标题同为《关于加强国庆期间安全工作的通知》两篇公文，如果是江苏省政府发的，机关代字标识为苏政发；如果是浙江省政府发的，机关代字标识为浙政发。虽然两篇公文标题的主体内容相同，但由于机关代字不同，即使同时引用、称述，人们也能一眼看出它们在发文机关上的区别，这就是机关代字的区分性在发挥作用。 　　1.2 通用性。所谓通用性，就是指机关代字的编写规则必须得到业界和社会的普遍认可，成为各级文书撰写机关的共同准则。这里包括两层含义：首先，机关代字的编写规则必须尊重历史传统、符合约定俗成或遵守已有规定。如在既往成例中，中往往指代中共中央，国往往指代国务院，这就是约定俗成。再如河南省简称豫，安徽省简称皖，这既是长期历史传承的结果，同时也得到国家机关的权威认可并写入国民地理教科书中的，其称呼不容随意更改。其次是指基本规则确定之后，从中央到地方，从党政机关到一般单位，都必须按此规则进行编写。工作中我们经常遇到这样的情况，甲政府编写的机关代字是政发，而乙政府编写的机关代字又变成府发，同为行政机关，一个简为政，另一个简为府，这显然是编写规则出了问题，当然也从一个方面更加看出机关代字编写通用性的极度重要。 　　1.3 简洁性。有的机关为了追求机关代字的区分性，机关代字有八九甚至十几个之多。如笔者所在学校行政发文的机关代字是通师高专校，这个代字显然存在简明性不够的毛病。机关代字太长，给公文的登记、引用、转述包括档案管理等都带来麻烦和不便，使人一望发怵。机关代字虚长，往往是犯了该省不省和妄加的毛病。前者往往是编写者瞻前顾后，生怕机关的简称、性质、类