第4讲 批注和修订.pptxVIP

Word之批注和修订 信息学院 马海燕 批注和修订 批注和修订是用于审阅他人文档的两种方法。 批注是作者或审阅者为文档的一部分内容所做的注释，批注在审阅者添加注释或对文本提出质疑时非常有用。Microsoft Word 在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批注。 修订用来显示对文档中所做的所有编辑更改的位置的标记。启用修订功能时，作者或审阅者的每一次插入、删除、修改或是格式更改，都会被标记出来，用户可以根据需要接受或拒绝每处的更改。 批注和修订 审阅工具栏 插入批注 先选择要添加批注的文本或对象，单击“插入”→“批注”，在批注框中输入注释 。 加了批注的文本或对象会被括号括起来并以一定的格式突出显示。 修改批注 右击添加了批注的文本或对象，单击“编辑批注”，鼠标将直接定位在批注框或审阅窗格，审阅者可对原来的注释内容进行修改。 在页面视图或Web版式视图下，审阅者也可以直接将鼠标定位在批注框中的编辑点进行修改。 删除批注 删除单个批注：右击要删除的批注，单击“删除批注” 。 删除所有批注：单击“审阅”工具栏中“拒绝所选修订”按钮右侧箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。 删除指定审阅者批注 ：要删除指定审阅者的批注，必须先单独显示该审阅者的批注，然后对所显示的批注进行删除。 显示或隐藏批注 单击“审阅”工具栏上的“显示”按钮右侧的箭头，单击“批注”命令。若“批注”前面的有√表示显示批注，反之则不显示批注 。 标记修订 单击“工具”→“修订”，或单击“审阅”工具栏上的“修订”按钮，文档进入修订状态。 在修订状态下，对文档的任何操作都被标记出来。 标记修订 单击“审阅”工具栏上的“后一处修订或批注”或“前一处修订或批注”按钮，逐项向后或往前查看文档中所做的修订或批注。 单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮，在“主文档修订和批注”窗格中可以查看所有的修订和批注，以及标记修订和插入批注的作者和时间 。 审阅修订和批注 在查看修订和批注的过程中，作者可以接受或拒绝审阅者的修订，采纳或忽略审阅者的批注。 审阅修订和批注 接受修订。 单击“审阅”工具栏上“接受所选修订”右侧箭头，下拉的“接受修订”、“接受所有显示的修订”和“接受所有修订”菜单命令，分别接受单个修订、某个审阅者的修订和所有审阅者的修订。 当接受修订时，它将从修订转为常规文字或是将格式应用于最终文本。接受修订后，修订标记自动被删除。 审阅修订和批注 拒绝修订。 单击“审阅”工具栏上“拒绝所选修订”右侧箭头，下拉的“拒绝修订/删除批注”、“拒绝所有显示的修订”和“拒绝对文档所做的所有修订”菜单命令，分别拒绝单个修订、某个审阅者的修订和所有审阅者的修订。 拒绝接受修订后，修订标记自动被删除。 审阅修订和批注 审阅批注：批注不是文档的一部分，作者只能参考批注的建议和意见。如果要将批注框内的内容直接用于文档，要通过复制粘贴的方法进行操作。 保护文档以供审阅 设置打开文档密码和修改文档密码 ： 保护文档 单击“工具”→“保护文档”，对“2. 编辑限制”下的“仅允许在文档中进行此类编辑：”复选框打√，在下拉列表中选择一个编辑选项。 不允许他人对文档做任何修改，选择“未做任何修改（只读）”；只允许他人对文档进行批注操作，选择“批注”；要强制每个修改文档的人都被跟踪，选择“修订”，启用修订标记。 保护文档 单击“3. 启动强制保护”下的“是，启动强制保护”按钮，设置文档的编辑限制保护密码。 取消文档保护 在“安全性”对话框中单击“撤消文档保护”，在“取消保护”对话框中输入保护文档时设置的密码，即可撤消对文档的保护。 取消文档保护后，文档才能进行“接受修订”等操作 。 比较并合并文档 先打开原文档，单击“工具”→“比较并合并文档”，在“比较并合并文档”对话框中选择要比较的文档，即修改后的文档，单击“合并”按钮。 两个文档的比较结果会以修订标记显示在被比较的文档中，即修改后的文档会自动显示修改标记。 通过“审阅”工具栏进行修订审阅，接受/拒绝每一处的修订。