第十一讲 出差实务.ppt

第十一章 出差实务 主要章节内容 第一节 出发前的准备工作 （秘书不随行） 一、准备工作 1、确定时间、地点，拟定计划(1式3份) 2、预订车船机票 3、准备公务用品（文件、资料、合同、产品样品和说明书、名片及办公用品、手提、相机） 4、预备上司生活用品和必要药品（拜访客户的礼品） 5、领取经费（信用卡及小额现金） 6、与对方联系妥当，预订当地客房，办理护照、签证等。 7、查询当地天气情况 第二节 上司出差后秘书工作 一、动身之前（安排好送车、资料检查） 二、启程之后 1、做好日常各项工作，特别是领导交代的任务。 2、随时保持联系，及时汇报工作。通常一天一次，可采用邮件、短信的形式，如果是紧急事可采用电话。一般上司出差，如无特殊情况，可请示留守领导。 3、了解上司返程时间，做好接车准备。 第三节 与上司一起出差 1、前期准备和公务用品准备同上。 2、准备个人私人物品（轻便、易打理、齐全、服装要考虑可能参加的场合） 3、做好旅途中的服务工作（换票、打开水、餐饮、娱乐、聊天话题，如出现晚点或早到现象，应及时与对方沟通联系，以便接站） 4、下车时，主动帮上司提行李；到达目的地后，要突出上司身份，不抢风头。自身举止大方得体，不随意表现无知或过分惊喜。随时保持与对方的沟通，把上司的意见及时转达，特别是生活上的。 5、在谈判过程中，做好记录，不随意插嘴。 6、注意与领导保持距离，在坐车、就餐、合影、娱乐等场合，不要让人误解。 第四节 上司到国外出差 （1）办理办理出国申请. 包括:出国事由,出国团的人数,出国路线(外国公司所在国名称),出国日程安排(出国时间,在国外活动时间,地点,回国时间),申请书后附出国人员名单(写清出国人员姓名\年龄\性别\职务\职称)以及外国公司所发的邀请函(副单). （2）办理护照的手续 护照种类：外交护照、公务护照和普通护照(因公普通护照和因私普通护照)。 在国内,外交护照、公务护照和因公普通护照，由外交部和各省、市、自治区的外事办办理,因私护照由公安部授权的有关机关。 在国外，由驻外使馆办理。 办理护照的注意事项 第一,携带证件:主管部门的出国任务批件,出国人员政审批件,所去国有关公司的邀请书等文件. 第二,填写卡片和申请表； 第三，准备本人近期免冠彩色半身照（光面，背景为白色或蓝色）10余张； 第四，领取护照时，要本人签字，仔细核对姓名、籍贯、出生年月、地点等 （3）申请签证 办理护照后，再申请所去国家的签证。分为外交、公务、普通三种，根据使用情况分为入境、入出境、出入境、过境、居留签证，如是因公出国可不办签证，因私必须办理。签证可向有关国家驻华使馆申办。 (4)办理健康证书 健康证书即预防接种证书，又称“黄皮书”，又各省市卫生防疫站负责签发和注射疫苗。 初次出国者，持单位介绍信前往办理。 （5）办理出境登记卡 携带护照、户口簿、居民身份证办理临时出境登记手续。 3、出入国境办理的手续 出入国境应办理的手续有： （1）边防检查。主要是交验护照和签证 （2）海关检查。按规定携带一定数量的行李物品可走免税通道，携带需申报的物品应填写申请单。海关有权开箱检查。持外交护照一般可以免检。 机场大厅 换票 验 票 安 检 登机口 （3）安全检查。主要是检查是否携带武器、凶器、爆炸物等。要经过安全门检查和搜身检查。 （4）检疫。交验黄皮书。 （5）乘机。领取登机卡和行李卡即可按秩序登机。 2、旅途服务 3、随时联络 秘书经常需要从财务部门预借些现金，用于一些小额开销，以备急用。比如购买招待客人的茶叶、咖啡、水果和小的办公用品等。另外，一些市内交通费，杂志书籍等，也多是用现金支付。 小额现金一般都不超过千元，如果快用完了再去借，一般的公司对这类小额现金的管理都有专门的制度。不要将它和差旅费等混同起来。 小额现金从预借到支出，都要严格按规章办理。 首先要填写好借款单，请上司在借款单上签字；如果是替上司或其他人借的钱，在把钱交给他们时，应请他们出具收条。 2、报销费用 秘书的主要报销工作是替上司报销差旅费。 报销单 3、报账程序 * LOGO LOGO 第一节 出差前的准备工作 1 第二节 上司出差期间的工作 2 第三节 与上司一起出差 3 第四节 上司到国外出差 4 二、小额现金的处理 * LOGO