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设备档案整理方法 一、设备档案的分类方法 设备档案采用型号分类法或名称分类法。 1.名称分类法：即在本单位全部设备档案的范围内，按设备的名称进行分类。 例：?在全部设备档案中按电脑、打印机、照相机、汽车等设备名称对设备档案进行分类。 2.型号分类法：即在本单位全部设备档案的范围内，按设备型号进行分类。 例：在全部设备档案中，按?HP Color LaserJet2660n 、HP Color LaserJet 2550等设备型号对设备档案进行分类。 二、设备档案的整理 1.设备档案案卷的构成和组卷 设备档案案卷由科技档案盒、科技档案卷内目录、科技文件和备考表四部分构成。 小型设备科技文件材料较少组成一卷。 大型设备（如锅炉、电梯等）科技文件按设备的部件、结构、系统分别组卷。 2.设备档案的整理形式 设备档案采用不装订整理形式。按照设备档案卷内科技文件的排列顺序，在每份科技文件的右上角加盖档号章，填写档号，在卷盒内科技文件材料前后加放卷内目录和备考表。 （1）设备档案卷内文件排列顺序 设备档案卷内文件的排列顺序是纸质文件在前，光盘、软盘在后；文字材料在前，图样在后；总图在前，部件图、零件图等在后。 （2）设备档案档号章样式及填写方法 档号章（样式） 档号 件号 档号：填写设备档案的档号。 件号：填写此份科技文件在卷内排列的顺序。 例： 档号 件号 S-电脑-1 1 （3）页号的编写 凡是科技文件上有页号的无需重新编写。 科技文件上无页号的需编写页号，以每份文件为单位编写，正面编在右下角，背面编写在左下角。 （4）设备档案卷内目录的填写 设备档案卷内目录（样式） 序号 文件 编号 责任者 文件材料题名 日期 页数 备注 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 序号：填写科技文件在卷内的编号，用阿拉伯数字填写。 文件编号：填写科技文件的文号或图样的图号。 责任者：填写科技文件的编制部门或责任者。 文件材料题名：填写科技文件标题。 日期：填写科技文件的编制日期。 页数：填写科技文件的页数。 备注：填写参见号或需要说明的情况。 （5）备考表的填写 本卷内共有件、页：填写卷内实际的件数、页数。如有驱动程序。需填写光盘或软盘的张数。 立卷人：填写本卷设备档案的整理人。? 检查人：填写档案员姓名。 年月日：分别填写立卷时间和检查时间。 备考表（样式） ? 卷 内 备 考 表 ? 说明：本卷内共有 件 页 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 立卷人： 年 月 日 ? 检查人： 年 月 日  （6）设备档案案卷盒封面、脊背的填写 案卷盒封面、脊背（样式） ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 档 号：———— 档案馆（室）号：———— 缩 微 号：———— ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 案卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 密级 档号 案卷题名 ? 档号：填写设备档案的案卷号。例：S-电脑－1 案卷题名：填写设备档案的案卷题名。要求具备设备名称、型号、科技文件名称。 例：方正商祺9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料。 编制单位：填写案卷整理单位名称。如：朝阳区档案局 编制日期：填写卷内科技文件形成的起止时间。 例：1998.3.5－1998.12.8 保管期限：填写定期。 密级：按照有关保密工作规定填写。 3.设备档案案卷目录的编制 （1）案卷的排列 每本案卷目录，登记档案为1000卷左右，顺序号从1开始流水编制。 采用型号分类法的设备档案，在同一型号内对案卷进行排列，按设备购置的先后时间排列顺序。 采用设备名称分类法的档案，在同一名称内对案卷进行排列，按设备购置的先后时间排列顺序。 （2）设备档案档号的编制 设备档案档号由三部分构成：设备档案的代字、设备档案的名称（或设备档案的型号）和设备档案案卷顺序号。 采用名称分类法档号的构成：S-电脑-1（S为