高校会计电算化管理内部控制.docVIP

高校会计电算化管理内部控制电子技术的迅猛发展推动了高校会计电算化的实施，高校财务管理工作的效率得以提高，工作质量也得到了加强。然而，在会计电算化中，内部控制由人工控制变为人和计算机共同控制，原有的内部控制已无法适应会计电算化信息系统的要求，这在一定程度上制约了会计电算化的发展。因此，探讨研究如何在新环境下建立行之有效的内部控制体系十分必要。 一、会计电算化对高校会计内部控制体系的影响 (一)对内部控制方式的影响 手工会计系统中，内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后，会计账务实行集中化处理，昔日应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成，昔日应由几人或几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在集中在一人或一个部门完成。因此，传统手工会计下进行的一些内部控制措施显得有些多余，甚至没有必要。例如：制作各类汇总表，试算平衡的操作，总账、明细账核对，凭证及账户的平衡检查等等。这一系列的工作都将由计算机中的软件自动完成，会计电算化通过人对会计软件的操作实现了企业的内部控制。 (二)对内部控制对象的影响 手工会计系统中，企业的经济业务发生均记录在纸张之上，其内部会计控制对象是处理会计业务的财务人员和相关处理程序，只要制定了相应的岗位责任制和内部牵制制度，就可以保证会计信息的正确性和资产的安全完整。会计电算化将计算机技术引入了会计操作实务中，会计信息转变为以文件等记录形式储存在磁性介质上为主。其内部控制的对象不仅仅是负责数据输入的财务人员，而且还涉及对计算机的控制。例如，对计算机硬件的维修、对计算机软件的分析、程序的编制、操作人员的维护、信息安全的保障等等问题。 (三)对控制舞弊与犯罪难度的影响 手工会计系统中，高校的经济信息都反映在纸质凭证和账簿中，主要通过不相容职位的分离和必要的签字授权等方式防范作弊。在会计电算化中，由于储存在计算机磁性媒介上的信息容易被篡改，有时甚至能不留痕迹，加之数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件并进行复制、伪造、销毁等。因此，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性。但另一方面，由于信息系统的高效率，业务的完成可以由经办该项业务的所有人员实时控制，特别是可以跨部门、跨单位实时自动控制，业务处理过程可以在不同部门的相互协作和相互监督下几乎同时完成，避免了手工会计下业务处理分部门单独封闭运作，串通舞弊的难度加大，降低了串通舞弊的概率，提高了内部控制水平。 (四)对授权审批制度的影响 授权审批控制是高校常见的、基础的内部控制，要求会计相关工作的各级人员必须在规定范围、权限内完成有关的经济业务事项。在手工会计系统中，对于一项经济业务的各环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。实行会计电算化后，由于电算化功能和知识高度集中化，需要直接授权的业务减少，会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些人员既从事数据的输入，又负责数据的输出和报送。因此，必须适当使管理的控制权上移，严格授权审批制度，加强内部控制，避免出错和舞弊的风险。 二、构建高校会计电算化下的内部控制体系 为了预防和减少电算化会计系统的安全风险，保证会计信息的可靠性和准确性，为领导层做出决策提供保障，必须建立严格的内部控制。具体来说，构建高校会计电算化的内部控制体系可分为以下几方面： (一)组织管理控制 组织管理控制的目的主要是使有关人员相互牵制、相互制约，避免越权处理活动的进行，以此来防止差错、舞弊和犯罪行为的发生，保证电算化系统的可靠运行。组织管理控制的基本原则是不相容的职责由不同的人员或部门来承担，基本目标是建立恰当的组织机构、职责分工、上机管理、档案管理的体系。高校组织机构的设置必须适合高校的实际规模，符合高校总体经营目标。内部控制的关键点就在于不相容职务相分离，需分离的职责主要包括：系统开发、系统应用与操作、系统档案管理。上机管理措施包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册等。计算机会计系统有关的资料应及时存档，保存完好，高校应建立起完善的档案制度，加强档案管理。 (二)日常操作控制 日常操作控制主要包括经济业务发生控制、输入控制、数据处理控制、输出控制和数据储存控制等。高校应建立有效的操作控制方法和手段，设定电算化软件相应的控制程序。 计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，一旦出错，影响极大。应对输入的数据进行严格的控制，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务，保证数据输入的准确性。控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作，使用日志的形式记录下每个会计操作人员的机号、登录日期及时间、所做的操作等情况，并经常性检查和监督系统操作。为了确保计算机会计系统产生的数据和