新形势下教学秘书的新要求刍议.doc

新形势下教学秘书的新要求刍议 新形势下教学秘书的新要求刍议 近年来，随着我国高等教育由精英化向大众化的转变，高职教育也得到了迅猛发展。如何提高教学质量，培养出目前形势下市场所需的高素质职业人才，成了各大高职院校的时代使命。提高教学质量是高职院校赖以生存的生命线，而教学管理是保障教学质量的重要环节之一，拥有一支高素质，高效率的教学管理队伍也是必不可少的。在知识爆炸，信息量激增的新时期，教学秘书沿用老的工作思路和工作方法，已经不能适应全新发展的教育需要，为跟上时代脚步，适应新的发展形势，更好地做好高职教学管理工作，教学秘书除了具备一般秘书工作需要的基本技能以外，还必须在新形势下应具备的具备良好的思想素质、熟练的专业知识和快速的反应能力。 　　一、教学秘书的原有工作及工作性质 　　（一）服务保障功能。管理即是服务，教学秘书从事的是教学行政管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初直至期末，紧紧围绕为教学服务、为师生服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，保证教学活动的开展。 　　（二）组织协调功能。组织各学院（系、部）落实各项教学工作，如教材征订、教学计划的落实、期末考试工作、毕业生的毕业资格审查等，都由教学秘书组织完成。同时，由于教学管理的许多活动呈现纵横交错的网络关系，教学任务的完成是由许多部门共同完成的，教学秘书协调着教务处、各学院（系、部）、教研室、教师、学生之间的各种关系，起着承上启下、合理统筹的作用。 　　（三）检查监督功能。教学秘书是联结教与学的纽带，经常要深入课堂了解教师的教学情学生的学习情况，检查监督教学环节的落实情况，发现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。 　　（四）咨询反馈功能。教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度，把教学管理文件传达给师生，并主动征求和听取他们的意见和建议，及时反馈给院（系、部）领导或教学主管部门，做好上情下达、下情上呈的协调沟通工作。 　　二、对教学秘书的新要求 　　（一）具备良好的专业素质 　　教学秘书的工作是事务性工作，但不是任何人都能够承担。由于其工作既是领导教学事务的助手又是参谋的角色定位，决定了教学秘书必须具备教学专业方面的知识。作为新时期的教学秘书，应牢牢把握时代的脉搏，不断本文由论文联盟http://www.LWlM.cOM收集整理更新知识，完善知识结构，除接受正规、系统的秘书教育或专业培训外，还应虚心学习专业知识，对所管理的各专业方向的课程内容及彼此的关系应有清楚的了解，不断适应新形势发展的需要，提供高质量的综合服务。 　　（二）辅助决策能力。教学秘书的工作性质，决定了教学秘书应以提高教学管理质量为己任，以教学工作为轴心，化消极为主动，客观、适时地反映教学活动中存在的问题。在实际的教学管理过程中，为了协助领导科学决策，教学秘书应善于开动脑筋，善于思考，注意搜集资料，制定完整的工作计划，整理基本数据，为领导决策提供准备及时的客观依据，同时就一些热点问题提出自己的观点和看法，与领导默契配合，给领导出谋划策，不折不扣执行领导正确决策。现代教学中特别强调教学方法改革，要求加强对学生创新精神和创造能力的培养，改革灌输式和过分偏重讲授的教学方法，实施启发式、讨论式、研究式的教学方法。因此必须有针对性地对这些关键问题进行调研，把全心全意为人民服务和独立思考问题有机结合起来，要有创新意识。要善于透过现象抓住事物的本质，这样才能准确地预测事物变化的趋势，从而协助领导做出科学的决策并付诸实施。 　　（三）具备信息的筛选、转化和整合能力。现代教学管理工作中有很多需要用电子文档处理的信息，教学秘书必须具备信息筛选、转化和整合能力。教学秘书应熟练运用电脑、复印机、扫描仪、传真机等现代化办公手段，借助网络等媒体，搞好文字的编辑、信息收集、数据处理和资料统计等工作，建立完备的电子档案管理。 　　（四）信息处理能力。所谓信息处理是指基于一定目的，对所收集的信息以一定的方法（算法）处理后，能得到隐含在信息中有意义的内容（信息）。现代教学秘书在信息处理中，首先应明确信息处理的目的，对收集到的信息进行分析，分清主次及轻重缓急。判断出哪件先处理哪件后处理，及时利用恰当的方式、多种途径（如电话、传真、Email、手机短信等多渠道方式来收发文件），选择最有效、最快捷的手段处理手里的工作，做到处理一件了结一件，绝不积压。 　　（五）档案管理能力。教学档案是贯穿于教学过程的始终，在日常管理工作中和教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等材料，它真实地记录了学院教学史，是教师教学工作内容、方法和效果等方面的真实反映，也是教师和学生教学状况的原始记录。建立科学、准确、齐全的教学档