秘书学概论陆瑜芳版第五章-秘书的社会活动与人际关系.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 委婉提醒，适时规劝 首先，当领导犯错误时，要想到犯错是人之常情，领导也是人，存一颗平常心。 其次要注意策略与方法，要了无痕迹。能不批评的尽量不批评，尽量以表扬代批评，以提醒代批评，以关心照顾代批评。 批评尽可能单独进行。 四适：适时、适地、适人、适言 * 维护上司间团结 尽力消除分歧， 巧妙回避 不要参入个人意见和态度 淡化低调处理矛盾 * 尽力消除分歧 当领导之间产生了隔阂，缺乏交流沟通时，秘书人员尽量利用自己的特殊身份在领导之间传递一些有益信息。 “王主任，李副经理看了这份文件后，说您的看法是最符合上级精神的。” 吃掉某些不利化解不利沟通的信息，只传肯定的话，不传否定的话，以避免矛盾尖锐化。尽力消除分歧，统一认识，齐心协力。也有利于创造适合自己的工作环境。 * 巧妙回避 对领导之间长期积累无法短期内消除的矛盾，秘书应巧妙回避，避免夹在当中，惹出事端。学会回避是十分重要的礼仪手段。 领导间的矛盾形成有多种因素，甚至不必去弄清楚他们是怎样形成的，却一定要对矛盾双方都尊重，不能在言行中表现出支持一方或偏袒一方的倾向。这样既不利于自己工作的开展，又不利于领导人之间的化解。当矛盾双方争执激化，呈不可避免的爆发之时，秘书可借故离开，回避这个激烈冲突的场面。倘若回避不及，后来被问及此事，也应回避。不要因自己的扩散而在单位引起闲言碎语，对人对己都有百害而无一利。 * 不要参入个人意见和态度 当个别领导想通过秘书人员来了解矛盾另外一方的情况时，也尽量回避，或佯装不知或岔开话题。 如需秘书转达意见，也不要参入个人意见和态度，或按自己的理解去解释领导的态度观点，甚至有意搬弄是非，或眼看一个将在矛盾中退下、失势而落井下石，另攀高枝。 宗旨就是不要在领导之间的冲突中增加不利因素。 * 淡化低调处理矛盾 秘书人员的特殊地位也许可以化解冲突，但不要以为秘书就一定可以化解冲突。凭着一厢情愿的真诚热情企图解决问题，后果却适得其反，使矛盾双方反而更加恼火。 秘书人员淡化低调处理矛盾，搁置一边少去触及，使大家日常工作相安无事，于消极中却可能取得积极的效果。 * 对领导说不的艺术 譬如领导信任你重视你不知不觉中把大量的工作交给你，使你不胜负荷。怎么办? 你可以将领导交给你的工作，向领导请教一下，请领导给你一个轻重缓急的计划表，如果这些工作必须同时完成，等于已经向领导表明了你的困难，他会懂得你的处境和谨慎态度，自然会把细枝末节的事情交给别人处理。 另外的情况是领导的器重让别的同事无事可干或者已经对你有些意见，而且总是让你干如此重要的工作，你也压力重重，得不到很好的充电。这种情况最好对领导说不，而非在别人面前诉苦，良好的同事关系是今后展开工作的基础。 * 对领导说不的艺术 关键是你要注意策略，既要让领导觉得你不是偷懒，又要同时领情。你可以告诉领导，这个活动真得很重要，对单位意义重大，你担心做砸了，辜负领导期望。同事某某学的正是这方面专业，以前也有过处理这方面的经验，是不是可以让他试试。我全力配合，随叫随到。然后你可以告诉你的同事，你觉得他在这方面很有能力，特地向领导推荐他来完成这件事情。 当你因为个人原因是再不能应付额外工作时，最好是在任务确定以前向领导说明情况让领导及时安排别人，不至于影响工作。 领导要求你作违法或昧着良心的事，你更要拒绝了。 * 秘书与同事的关系 要尊重同事，能随时重视别人的感受。 勤于沟通，要重视办公室之外的同事交往 了解同事的潜在语言，技巧性的回答不能回答的问题，及时化解办公室的冲突。 * 尊重同事 如果只有领导表扬你，而同事却经常在背后诋毁你，这表明你可能是个能干的个人英雄主义者，你应认识到缺乏同事的配合，个人英雄主义做不长久， 年轻人很容易想到什么就说什么，想做什么就做什么，有人认为这样很自然真实，没有丝毫的虚伪，但却可能事与愿违，被人认为莽撞、无礼、不成熟，结果好心办坏事，好事多磨。 因为年轻人的眼里心里只有自己的世界，很少考虑到别人的想法。这可能也是第一次当秘书的你的特点，缺乏人际交往的经验，急于求成，想用简单方式解决问题，如果没有一个正确的方式，只是一个好的出发点，很难达到预期的效果，甚至会走向反面。 * 勤于沟通 如饭厅食堂、生日聚会、集体旅游等，你可以接触到不同部门平时不大容易接触到的人员，当人们在办公室忙碌，思想禁锢在本职工作范围，在办公室之外，人们在相对放松的状态下讲述自己的苦乐，你会听到真实的抱怨、真诚的赞誉、客观的评价，你可以更加了解某个人和某个集体，也会发现谁会成为自己的朋友，谁将止于同事关系。 作为秘书，与同事交往不仅能提高你的声誉，扩大影响力，改变别人对你的误会，也可以收集掌握信