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企业证照管理标准 版次：C 修改：0 QB 206-2007 1 主题内容与适用范围 1.1 本标准规定了公司营业执照、资质证书和组织机构代码证等的申办、升级、增项、变更、年检和证书的保管、使用管理内容。 1.2 本标准适用于公司、分公司的证照管理。各分公司、事务所参照执行。 2 名词术语 2.1 营业执照 企业营业执照是企业经过登记机关核准登记注册，可以以企业名义从事经营活动的法律凭证，是企业基本情况的法定载体。 2.2 资质证书 是企业进入建筑市场的许可证，是建设行政主管部门颁发和管理的关于企业资质等级的证件。 2.3 组织机构代码证 是对中华人民共和国内依法注册、依法登记的机关、企、事业单位、社会团体和民办非企业单位颁发一个在全国范围内唯一的、始终不变的代码标识。 3 组织与职责 公司资质的申请、升级、增项、变更、年检等的申办和证书管理以及公司的营业执照、组织机构代码证等证书变更、年检和证书的保存、使用管理由公司综合信息部负责。 4 管理内容与工作程序 4.1 公司营业执照的管理 4.1.1 保管及借用的管理 公司营业执照的保管使用必须符合以下规定： a）公司营业执照正本由公司综合信息部负责存放。 b）公司营业执照的副本由综合信息部派专人负责管理。 c）营业执照正副本的借用，必须在公司综合信息部办理外带借用手续。正副本携带人应登记使用部门、用途和使用时间，经综合信息部负责人审核，报公司领导同意方可带出。 d）营业执照正副本使用完毕，应及时归还综合信息部保管人，并在登记簿上注明归还时间。 e）市场拓展部因投标需长期借用营业执照副本，应在综合信息部办理 长期借用手续，由市场拓展部负责人及综合信息部负责人签字同意后，方可使用。 4.1.2 营业执照的年检 a）每年的一月一日至三月十五日为营业执照年检时间。综合信息部应委派专人负责办理。责任人必须在规定的时间内办理完毕。 b）财务管理部负责编制财务报表，办理税务审计等手续。 d）年检时应提供的相关证件为：公司上年度财务报表，营业执照及副本、资质证书及复印件、公章、法人章，经办人身份证及复印件等与年检相关的证件。责任人必须根据要求将所有证件、表格、资料准备齐全，上报工商行政单位。 c）年检过程中，出现异常情况无法正常办理时，应及时将情况告知公司领导。 4.2 公司资质证书的管理 4.2.1 综合信息部应及时了解主管部门关于企业资质的申请、升级、增项、变更、年检、换证等通知信息，并报告总经理，按要求组织办理完毕。 4.2.2 公司资质证书是公司对外承揽工程的重要资格证件，资质证书的正本由公司综合信息部负责存放。 4.2.3 公司资质证书正副本的外带，须在公司综合信息部办理外带手续。携带人应登记使用部门、用途和使用时间，经综合信息部负责人审核，报公司领导同意方可带出。 4.2.4 资质证书正副本使用完毕应及时归还保管人，并在登记簿上注明归还时间。 4.2.5 市场拓展部因投标需长期借用资质证书副本，应在综合信息部办理长期借用手续，由市场拓展部负责人及综合信息部负责人签字同意后，方可使用。 4.2.6 因承揽业务需要复印资质证书，应事先通知公司综合信息部，综合信息部负责人同意后，方可复印。 4.2.7 证件使用人应保证使用的证件完整和安全，不得转借、丢失。 4.2.8 任何部门、任何人未办理手续，不得使用公司资质证书。 4.3 组织机构代码证的管理 4.3.1 组织机构代码证的正副本及IC卡由综合信息部专人负责存放。 4.3.2 因工作需要必须外带的，应提前到综合信息部办理外带借用手续，经综合信息部负责人同意，方可带出。 4.3.3 组织机构代码证的年检 每年的一月至六月为企业代码年检时间。综合信息部委派专人负责办理。带齐相关证件、资料等到青岛技术监督局办理年检手续。年检过程中，出现异常情况无法正常办理时，应及时将情况告知公司领导。 4.4 对分公司、事务所的管理 各分公司、事务所参照本标准执行，并按照本标准的内容外借、年检、管理分公司的营业执照、组织机构代码证。年检或办理证照时，需公司协助办理的事宜，应书面上报综合信息部。 5 检查与考核 5.1 本标准由公司综合信息部检查考核。 5.2 出现下列行为，责令其改正，并做出书面检查，情节严重的处以罚扣考核工资，构成违法的，公司有权追究其法律责任： 1）未经公司领导批准，未在公司综合信息部登记，擅自使用公司的营业执照、资质证书、组织机构代码证的行为； 2）未经公司领导批准，未在公司综合信息部登记，擅自将公司的营业执照、资质证书、组织机构代码证外带的行为； 3）公司营业执照、资质证书、组织机构代码证保管人未经公司领导同意或未办