法规名称法务部及所属机关使用户役政资料管理要.docVIP

臺南市政府民政局暨各戶役政機關(單位) 使用戶役政資訊系統管理要點 99年制定 102年4月11日修正 一、為規範臺南市政府民政局（以下簡稱本局）暨各戶役政機關(單位)妥適使用內政部戶役政資訊系統，以確保個人資料處理及利用安全性，避免戶役政資料遭不當使用，特訂定本要點。 二、本用詞，定義如下 (一)戶役政資料：指戶役政資訊系統所含各項資料。 (二)個人資料：指個人之姓名、出生年月日、國民身分證統一編號、婚姻、家庭、教育、聯絡方式及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料。 (三)處理：指為建立或利用個人資料檔案所為資料之記錄、輸入、儲存、編輯、更正、複製、檢索、刪除、輸出、連結或內部傳送。 (四)利用：指將蒐集之個人資料為處理以外之使用。 (五)當事人：指個人資料之本人。 (六)利害關係人：指與當事人具有下列各款情形之一者： 1.契約未履行或債務未清償。 2.同為公司行號之股東或合夥人，且為執行職務所必要。 3.訴訟繫屬中之兩造當事人。 4.當事人之配偶、直系血親、直系姻親或旁系三親等內之血親。 5.戶長與戶內人口。 6.其他確有法律上權利義務得喪變更之關係。 (七)公務機關：指依法行使公權力之中央或地方機關或行政法人。 三、戶伇政資訊系統使用範圍： (一)戶役政機關(單位)人員依法執行業務。 (二)當事人親自查詢：應出具國民身分證、印章(或親自簽名)；未能親自申請者，得以書面委託他人為之，其委託書在國外作成者，應經我國駐外館處驗證；於大陸、港澳地區作成者，應經行政院指定設立之機構或委託之民間團體驗證。 (三)利害關係人查詢：應出具國民身分證、印章(或親自簽名)，並應檢附利害關係證明正本及留存影本。 (四)公務機關查詢：公務機關因公務需要申請者，應以正式函文提出，並於公文敘明執行之法定職務或法令依據。受理機關提供時，公文應列密等，且公文及附件應提示個資保護等警語予受文機關。 上述各款查詢及運用，應有助於目的之達成，但以侵害最少之方式為之，而侵害所致之損害與欲達成目的之利益，應符合比例原則。 四、資料查詢管理 (一)受理戶役政資料申請，限於承辦業務範圍內，以有助於承辦業務目的之達成，且有使用之必要為限。 (二)具有查詢、使用戶役政資料權限之人員，使用者密碼應每三個月更新一次，不得將密碼告知他人或轉借他人使用。系統管理人員應定期檢查使用者權限，並刪除重複或閒置的帳號。另離(休)職變更使用者權限，應於變更後知會所屬專(兼)任政風人員。 (三)戶役政資料檔案應妥善保護，資料檔案儲存於可攜式儲存媒體者，應妥覓儲置地點，於使用完竣或列印隨案附卷後，應簽報單位主管核定將檔案完全清除並執行病毒掃瞄。 (四)公務機關因公務需要至戶役政機關(單位)查閱或抄錄戶役政資料時，戶役政機關(單位)應檢驗查閱或抄錄人員之身分識別證件、機關公文（列明被查詢者之姓名、國民身分證統一編號等資料）及相關證明文件，並設置登記簿。 (五)本局暨各戶伇政機關(單位)使用戶役政資訊系統，應建立內部稽核制度。 五、資訊稽核管理 (一)戶役政資訊稽核小組由本局政風室、戶政科、兵役徵集科及兵役後勤科派員組成。稽核小組辦理稽核業務時，各單位應配合提供查核資料。 (二)戶役政資訊稽核小組對於具有查詢、使用戶役政資料權限之人員，應進行使用者密碼定期更新、帳號專人使用、職務異動或離（休）職時變更使用者權限之稽核。 (三)戶役政資訊稽核小組對於具有查詢、使用戶役政資料權限之人員，應進行稽核是否有查詢非關業務執行之個人資料，惡意侵犯個人隠私不當情事。 六、相關法律責任： (一)本局暨各戶役政機關(單位)使用戶役政資料人員，經稽核發現違反本要點規定之缺失，經限期改進仍未改進者，簽報機關首長懲處，並依法究其責任。 (二)本局暨各戶役政機關(單位)使用戶役政資料人員，對於所取得戶役政資料之使用，違反法令規定，致當事人權益受損者，除負相關行政責任外，並應負國家賠償責任。 (三)本局暨各戶役政機關(單位)使用戶役政資料人員，未妥善保管及利用查詢所得資料者，除負相關行政責任外，應負刑事責任。 臺南市政府民政局暨各戶役政機關(單位) 使用戶役政資訊系統管理要點修正對照表 修正名稱 原名稱 修正理由 臺南市政府民政局暨各戶役政機關(單位)使用戶役政資訊系統管理要點 臺南市政府民政局暨各戶役機關使用戶役政資料安全管理要點 有關本要點之規範對象，含括所有使用戶役政資訊系統機關(單位)人員，為明確表示本管理要點之遵循對象及應用內容，修正本要點之名稱。 修正條文 原條文 修正理由 一、為規範臺南市政府民政局（以下簡稱本局）暨各戶役政機關(單位)妥適使用內政部戶役政資訊系統，以確保個人資料處理及利用安全性，避免戶役政資料遭不當使用，特訂定本要點。 一、為規範臺南市政府民政局（以下簡稱本局）暨所屬機關妥適應用