如何提升办公室文秘人格魅力与工作能力.doc

如何提升办公室文秘的人格魅力和工作能力 摘要：本文结合多年的办公室实际工作，从忠心和放心、恒心和耐心、细心和平心、热心和真心，开心和关心五方面论述办公室文秘应该具备的人格魅力，从培养学习、责任、创新三个方面论述办公室文秘应该具备的工作能力，探讨如何做好办公室工作，对相关岗位人员有指导意义。 关键词：人格魅力　工作能力 人格魅力指一个人在性格、气质、能力、道德品质等方面具有的很能吸引人的力量。在今天的社会里一个人能受到别人的欢迎、容纳，他实际上就具备了一定的人格。 办公室是企业正常运转的中枢，肩负着“参与政务、管理事务、综合协调、做好服务”的重要职责，是企业重要的办事机构和对外窗口，对外起着互相协调、形象窗口的作用，对内起着承上启下、服务领导、服务员工、服务基层的作用。其工作的好坏直接影响着企业的办事效率和对外形象，而文秘又是办公室的重要组成人员。办公室工作干好了都是小事，干不好都是大事。为此，我结合自己从事文秘工作的实践，就当前如何做好办公室文秘工作，谈一下办公室文秘应具备的人格魅力和工作能力。 1 态度凸显人格魅力 人格魅力是人的综合素养的折射，我认为奉献“十心”是提升文秘人格魅力的关键所在。 1.1 忠心和放心。忠心是我国传统文化所推崇的基本道德范畴，也是衡量人品的基本标准之一。对文秘而言主要表现在对组织负责、对企业负责。如何让领导放心，文秘要树立“六不让”工作理念。一是不让工作在我手里延误；二是不让信息传递在我手里中断；三是不让文件在我手里积压；四是不让我负责的工作影响到全局工作；五是不让差错在我手里出现；六是不让基层办事的同志在我这里受到冷落。 1.2 恒心和耐心。有这样一个故事：在一个小镇上，路人问三个石匠在做什么。第一个石匠说：“我每天都枯燥无味地搬石头砌墙。”第二个石匠说：“我的工作很重要，我要把墙垒好，这样房子才结实。”第三个石匠则目光炯炯地说：“我的责任十分重大，这是镇上的第一所教堂，我要将它建成百年的标志。”后来第三个石匠成为了当时杰出的一位建筑师。这就是同一件事采取不同态度和目的来对待而产生的不同结果。如果把工作当成爱好来做，就能快乐工作；如果把工作当成事业来做，不成功便成仁。 1.3 细心和平心。“天下难事必作于易，天下大事必作于细”。解决困难从容易的地方入手，成就大事从细小的地方开始。在我的办公桌上，总是整齐地摆放着“红、黄、蓝三种颜色的文件夹，代表了不同类型的文件。红色醒目，代表“紧急”“重要”文件；黄色明亮，代表主管领导已经批示，需要相关部门办理的文件；蓝色宁静，代表“平件”，普通文件传阅。如何将不同颜色的文件夹放置在领导案头，同样也是一门学问。日常工作中，我已经习惯按照“先急后平”、“先快后慢”、“先重后轻”、“先早后晚”的原则对文件进行摆放。总之，领导每天需要批阅大量的文件。作为文秘，一股脑儿地把所有文件给领导送去显然是不当之举，将各类文件整理、排序后再放置于领导案头才是得力之为。细节里面见功夫、小事里面有形象，千里之行，始于足下，办公室工作就要忍得住寂莫，耐得住诱惑，保持一颗平常心。 1.4 热心、真心。一张笑脸、一句问候、一杯热水、一份关心，就这样与来者在瞬间拉近了距离，有理讲理、有事办事，我们一齐唱《都要好好的》。表情是人体语言中最丰富的部分，是人内心情感的流露，人的喜怒哀乐都可以通过表情来体现和反映。在与人交谈时，最适宜的表情是微笑，真诚的微笑是自信、友好、礼貌的标志，是最能打动对方的“心理武器”。目光应同对方处在同一水平线上，若一个俯视、一个仰视，容易造成双方心理上的不平衡感。平和沉稳的语调是文秘的首选，与人交谈时，声音不应过高，应该以对方能听清为宜。 1.5 开心、关心。文秘是办公室集体中一员，应当与同事友好相处，在紧张的工作环境中创造一个愉悦的、诚挚的和谐氛围。一是要搞好相互之间的团结。没有思想感情的沟通和交流，就不会有工作上的沟通和交流，就没有好的工作基础和氛围，也不可能把工作做好。二是要加强在工作中的磨合，多信任，多支持，多理解。要像运动员踢足球、打篮球一样，必须做到球到人到，配合默契，才能取得好成绩。我认为办公室分工虽明确，但实际情况是办公室经常遇到“大兵团作战”的事情，比如承办大型会议，迎接上级、外地考察、检查团等大型公务接待，这时既要讲分工，又要讲协作，做好分内工作的同时，通力合作，协同服务，形成合力。如果能在工作上达到这种默契的状态，就能使整个办公室的工作水平提高一个层次。文秘的特殊工作性质决定了突击性的工作多、领导临时交办的事情多，随领导应酬的时候多、经常是领导上班，我上班；领导下班，我加班。很难有固定的下班时间和规律性的节假日休息。如何关心家人也大有学问。忙里偷闲的一个电话，恰倒好处的一条短信，出差归来的一份小礼物，都可以营造家庭的温馨，表达自己的关心。 2 “