会议接待操作流程.doc

会议接待操作流程 一、会前准备 1、了解会议基本情况 （1）、当接到通知单后,熟读通知单内容了解使用时间、地点、人数(主席台人数、出席人数)、形式、要求。 （2）、根据不同接待规格：一般会议(学院内部及中心使用会场)提前15分钟准备好会场；重要接待(学员班使用会场)提前30分钟准备好会场；重大接待(学院高层会晤及接待)提前一天或一晚以上准备好会场。 （3）、根据人数、会议形式准备好桌椅（包括主席台座位、发言席）；如开班式、结班式、音像教学、专题教学均为课桌形，研讨、分组讨论一般为回字形或U字形，不能确定的及时向带班老师、组织员获取信息。 （4）、打扫干净桌椅、接收台、窗台、地面、阳台、洗手间（洗手间要将门关好）。要求：整洁、干净。 2、会议桌的要求 （1）、 服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议室的具体情况安排会场布局，台型要比例协调、美观。 （2）、会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合适；台呢平整无污垢，无破损、打褶；若用台裙时，台裙扣之间距离应在30cm左右，台裙干净无褶，接口不能朝向门和客人。椅子必须有椅子套，椅子套要干净整洁，椅子前后左右距离合适，桌椅各成直线。 （3）、同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品，搞好会议室内外的卫生，保证无异味，无异物。 3、物品摆放 （1）、准备会议需用物品，按规定摆放，并留出用量的10%作为备量。 （2）、确保物品干净整洁，无破损。布置听众席：调整桌椅之间的距离，要求：整齐划一。席位牌放在坐椅的正中位置并且距外桌边一指宽处（如有外沿的桌面，席位牌放在坐椅的正中位置并直抵桌面边沿处）。 布置主席台：放席位牌、杯垫、杯碟、点好茶叶的茶杯、毛巾、信纸和铅笔（开班和结班）、鲜花、矿泉水和直升杯（重大接待）；摆放规格：席位牌放在话筒左面，紧靠桌边；杯碟距桌边、毛巾托一指宽； （3）、信纸放在座位正中距桌边一指宽，铅笔放在信纸上面成30℃，笔尖指向“中国井冈山干部学院”中的“山”字；如放矿泉水、直升杯和茶杯可放成三角形或一字形。 （4）、布置接收台：①桌面：放好若干瓶开水、纸杯、茶叶、饮水机、托盘、抹布、备用杯。②抽屉内准备信纸、笔（铅笔、圆珠笔或水笔）、手套。 （5）、提前20至30分钟开灯、开空调（视天气或教学情况开与不开、空调温度一般定在24度）。 （6）、检查：⑴杯子、毛巾等物品是否清洁、是否摆放到位；⑵窗帘、桌椅、席位牌是否干净整齐；⑶物品是否准备齐全。 二、会中服务 1、迎宾服务 如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接宾客。仪容仪表要合格。 2、打开相关设备设施 会场主要灯光要在会议开始前半小时打开，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设备设施是否正常，如有异常及时报修。 3、会议开始 （1）、在宾客到来之前，服务人员提前15分钟站在门口引领客人；要求精神饱满、热情礼貌。 （2）、提前15分钟倒好主席台的茶水； （3）、续茶，第一次间隔15分钟；第二次间隔20分钟；第三次起每间隔30分钟续一次水（视情况而定），并检查接收台上的热水瓶是否要补充。 、重要接待会议开始后过半小时换一次毛巾、之后试情况再进行更换，在更换用品时要用托盘撤换。 4、会中服务细节 （1）、会议开始后，服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场及时提供服务。如果宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要，会议场内15分钟应巡视一遍。如果有事需要离开，必须找人替岗，保证会议有人值班。 （2）、会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求，不能交头接耳，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。 （3）、若有茶水服务，茶头应在会议开始前5分钟泡好。准备足量热水瓶，热水瓶应干净光亮无水印。会议进行中间15——20分钟应续水一次。倒茶水时，应在客人后面一侧进行，动作要轻稳，不能在客人头上或背部上方倒水，茶水第一次为七分满、后面加水以八分满为宜。主席台的客人或贵宾应在其后进行服务。特殊情况可按客人要求服务。 （4）、会议期间，服务员要勤观察，若出现工程噪音或停电等突发事件，及时处理上报，保证会议正常进行。 （5）、会议期间，如客人提出额外要求，视情况及时通知上级或会议负责人解决，不能解决的要礼貌婉转的拒绝客人。 （6）、会中随时用对讲机和音响师保持联系确保音响设备正常使用。 （7）、会议期间做好保洁工作，保持警觉性，防灾防盗安全事故发生。 （8）、会议进行中，如果有电话找人，服务员应问清被找人的单位、姓名，然后很有礼貌地通知被找客人。如果不认识要找的人，应通