公文写作培训2013.11.22.ppt

（十四）“附注”常见错误 附注一般是对公文的发文范围，联系方式，使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县级”，“此件公开发表”等等。常见错误： 一是标注位置不正确。常见错误是没有按规定在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。 二是上行文没有附注。按规定，请示、报告、意见、函等上行文应附注“联系人”、“联系电话”，常见到有些单位给省体育局的上行文（特别是请示件）没有附注联系人，这是不正确的，也不便于及时沟通相关事项。 三是附注应用范围不清楚。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。 （十五）“附件”常见错误 一是应有未有。以下五种情况应当有附件：正件是贯彻落实局领导批示精神的，要附上领导批示签的复印件（必要时附原件）；正件内容涉及到有关政策或需提供局领导参照的，要附上附件（会签件要附上会签意见件），以便局领导做出决策；正件是邀请局领导出席会议或活动的，应当附上日程安排，需领导讲话的还要附上代拟稿；正件是需要以× × ×局名义给上级机关行文的，要附上代拟稿；当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。 二是“附件”与正件混淆。比如，印发或转发讲话、规章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件处理，是错误的（根据规定，印发（转发）讲话、规章和文件时，如已在标题中明确印发（转发）内容的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正件；而文件标题未明确转（印）发内容，且需对正件作补充说明的其他材料，应以附件形式处理）。 三是标注位置和字体不正确。标准规定，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件” 字样，有序号时标识序号,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字体用3号黑体，后不加“：”。附件标题居中编排在版心第三行（也就是说“附件”与“标题”之间要空一行）。特别是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版记”之后。 (十六)“抄送机关”常见错误 一是没有使用全称或者规范化简称、统称。 二是标点符号用错，没有按照“同一性质、层级的抄送机关用顿号隔开，不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号”的规定使用标点符号，特别是在“最后一个抄送机关后标句号”方面常出错。 三是字体字号用错。一般用4号仿宋体字，左右各空一字编排。注意：不是3号仿宋体字，不是顶格也不是空两字，这方面特别容易用错。 四是使用“抄报”等字样，公文处理办法中没有“抄报”、“报送”，无论是上级机关还是下级、平级机关应当一律使用“抄送”。 （十七）“印发机关”和“印发日期”常见问题 一是字体问题。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，常见错误是用成3号字体。 二是编排位置问题。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，“印发机关”左空一字，“印发日期”右空一字。 三是“（×年×月×日印）”与“（×年×月×日印发）”问题。上行文使用“（×年×月×日印）”，主要考虑上行文用“印发”不合适。 四是印制份数问题。新的格式对此未做明确规定。 （十八）制作复合体公文常见错误 印发、转发公文也称复合体公文。拟制此类公文常有些地方不清楚，要注意：一是“印发”、“转发”、“批转”不要混淆。特别是一些单位经常把“转发”与“印发”用错。“印发”的原文制作和来文渠道是本机关；“转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关；“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。 二是不要将印转文件当附件处置。在格式上表现为以“附件”的方式标识附件名称，将被印转的文件置于版记之后。制作此类公文的原则是：印发或转发讲话、规章和文件，如已在文件标题中明确的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文，如“关于印发某某同志在全省体育工作会议上讲话的通知”、 “关于转发《党政机关公文格式》的通知”，某某同志的讲话、《党政机关公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出现，这时处于复合体公文前面的“通知”作用和地位类似于“按语”或“编者按”。 三是结构上不要出现双重格式。不要出现被印转文件和与其前面的“通知”或其他文种本身出现两套格式，各有各的成文日期，各有各的印章，各有各的版头、版记等。此时要进行必要的技术处理，具体办法是：去掉被转发文件的版头、版记，将其发文字号移至被转发文件标题的右下侧；去掉被转发文件的主送机关；将被转发文件的发文机关移到其标题之下（或以括号标注），若其已在复合公文标题或“转发语”里出现，则可省略；去掉被转发文件的印章；去掉被转发文件的成文日期或移至其标题之下（或以括号标注）。 四是转发类公文标题冗长、成分多余问题。实际工作中，经常遇到逐级层层转发公文的情况，如果按照标题制作的一般原则拟题，标题