移交建设工程电子档案的通知.docVIP

关于移交建设工程电子档案的通知 市各有关单位： 为了进一步贯彻落实《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117-2007），同时根据建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《江苏省城建档案信息化建设纲要（2008-2015）》等文件的要求，结合我市建设数字化城建档案馆的实际需要，新建项目必须移交工程电子档案，以利于城建档案更好地为社会提供利用服务。现将有关事项通知如下： 一、凡2012?年7月 1 日后的新建项目以及在2012年7月1日前还没有竣工的重点工程项目，项目实施单位向市城建档案馆移交纸质档案的同时应移交对应的电子档案。 二、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将建设工程电子文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 三、建设单位应按《连云港市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序》要求编制工程电子档案，工程电子档案的技术环境、数据类型、数据格式等必须满足城建档案馆数据库要求，做到与纸质工程档案一一对应。在电子文件形成过程中应有严格的管理制度和技术措施，保证工程电子文件真实、完整、有效和安全。 四、建设单位组织工程竣工验收前，提请城建档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收。 五、市(县)城建档案管理机构应该加强对建设工程电子档案编制和归档工作的培训、指导和检查工作，对建设工程电子档案进行认真审核，保证建设工程电子档案安全保管和提供利用。 六、电子档案未通过预验收的工程项目，城建档案管理部门不得出具《江苏省建设工程档案专项验收意见书》；未移交电子档案的竣工建设项目，城建档案管理部门不予核发《江苏省建设工程档案接收证明书》。 二〇一二年六月七日 附件： 连云港市建设工程电子文件归档的 技术要求和操作程序 为了贯彻落实《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）和《江苏省城建档案信息化建设纲要》，规范我市建设工程电子档案管理工作，特制订本技术性指导文件。 1 收集前的准备 1.1 建设单位在签订《建设工程档案报送责任书》的同时，填写“项目登记卡”，并从城建档案馆获取项目编号。 1.2 建设单位应指定具有《城建档案管理员》资质的专职人员做好纸质档案、电子档案的收集、整理、移交工作。 2归档电子文件格式要求 2.1 归档的电子文件的存储应采用通用格式。通用格式应符合表2.1.1的规定。 2.2 用文字处理技术形成的文本电子文件、表格文件，用施工管理系统产生的施工技术统一用表等电子文件应一律转为PDF格式，用计算机绘图等设备形成的图形电子文件，转换为PDF格式直接归档。 2.3 原文件为纸质文件，通过由扫描仪获得的图像电子文件时，按下列规定数字化： 2.3.1 采用黑白二值模式，分辨率200dpi，TIFF group 4格式，或直接扫描成PDF格式； 2.3.2采用彩色模式，分辨率200dpi，JPEG格式，中等以上压缩，或直接扫描成PDF格式。 2.4 对用视频或多媒体设备形成的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。 2.5 对用音频设备形成的音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 表2.1.1 各类电子文件的归档格式 文件类别 常用格式 归档格式 文本文件 XML、DOC、TXT、RTF、WPS、 PDF 表格文件 XLS、ET PDF 施工统一用表 各种施工、监理等管理系统 PDF 图像文件 JPEG、TIFF JPEG、TIFF、PDF 图形文件 DWG PDF 影像文件 MPEG、AVI MPEG-2、AVI 声音文件 WAV、MP3 WAV、MP3 3文件格式转化要求 3.1 一份多页文件制作、转化为一个PDF文件，即每一份文件形成一个电子文件。 3.2 DWG图转换为PDF格式时，一张图纸对应一个电子文件；一个电子文件对应一张图纸，不允许一个电子文件对应多张图纸。 3.3 PDF文件尺寸必须与实际图纸的尺寸一致，即全尺寸文件，其有效内容须扩充至设定面积，以保证电子文件及还原后纸质文件的清晰。 3.4 PDF文件必须在“ADOBE Acrobat Reader”环境下可正常打开、打印。 4电子档案的整理 4.1 电子案卷的命名按下列规定执行： 4.1.1 电子案卷的名称由序号+案卷名称组成； 4.1.2序号为本电子案卷在该工程电子档案中排列的次序，用4位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用0补齐，如:0005； 4.1.3 案卷名称应与纸质案卷名称相一致。 4.2 每个电子案卷中应有该卷内文件目录，命名规则为“0000文件目录”，格式为XLS，排列在该卷电子文件之前。电子文件目录见表4