公文及文书档案管理.ppt

公文与文书档案管理主讲人：张琴敏 第一章：公文基本知识 一、公文的特点与作用： 公文的特点1、法定的权威2、现行的效用3、特定的体式4、规定的程序 公文的作用：1、策令作用 2、规范作用 3、计划作用 4、组织作用 5、协调作用 6、控制作用 7、宣传作用 8、联系作用 9、凭证作用 二、公文种类与分类 按公文体式的规范程度分1、规范性公文 2、非规范性公文 按公文的来源和去向分1、收文 2、发文 3、内部文件 按行文关系分1、上行文 2、平行文 3、下行文 按公文内容涉及秘密的程度和阅读范围分1、公开公文 2、内部公文 3、涉密公文 按公文发送的时限要求分1、限时公文 2、非限时公文 按公文产生和应用范围分1、通用公文 2、专用公文 按公文需要的经办程度分1、办件 2、阅件 三、公文格式与稿本 公文格式1、公文眉首部分2、公文主体部分3、公文版记部分 公文稿本1、文稿 2、文本 第二章： 公文办理与管理 一、公文办理 发文办理1、草拟 2、审核 3、签发 4、复核 5、缮印 6、校对 7、用印 8、登记 9、分发 收文办理1、签收 2、登记 3、分送 4、传阅 5、审核 6、拟办 7、批办 8、承办 9、催办 10、注办 二、公文管理 公文管理原则1、统一管理 2、严守保密 3、便于保存和利用 4、注意书写材料 收文办理中的文件保管1、注意公文报送份数2、密切跟踪公文去向3、保管领导批示原件4、妥善存放、适时归档 发文办理中的文件保管1、底稿的保存2、会签意见的保存3、签发及审签意见的保存4、联合发文的文稿保存5、送印文稿的管理6、文稿与印成件一并保存 公文的日常管理1、公文翻（复）印2、公文传递3、公文清退4、公文用印5、公文销毁6、公文移交 第三章 归档文件收集 一、归档文件的收集内容 会议文件材料 职能业务文件材料 机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会工作文件材料 行政、财务、基建、住房工作文件材料 二、归档文件的收集办法与要求 归档文件的收集办法1、按“收发文登记簿”收集2、按“账外文件明细表”收集 归档文件的收集要求1、要完整地收集文件材料2、要准确地收集文件材料3、要有重点地收集文件材料 第四章 归档文件整理 一、归档文件的案卷级整理 分类1、年度分类法2、组织机构分类法3、问题分类法4、复式分类法5、文书档案分类方案 划分各类内文件材料的保管期限 案卷组合1、案卷组合方法 2、适当照顾文件的数量和价值 3、案卷组合和分类大纲的关系 卷内文件排列1、联系紧密的卷内文件的排列2、由作者和问题组成的案卷，其卷内文件  的排列 拟写案卷题名1、案卷标题的形式2、拟写案卷标题的基本要求3、案卷标题各主要部分的拟写方法4、案卷标题中“关于”及标点符号的运用 编页号 填写卷内文件目录和备考表 装订案卷 案卷排列 编制目录号、案卷号、归档号 填写案卷封面和卷脊 二、归档文件的文件级整理 整理概述1、整理的特点2、整理的原则和质量要求 归档文件装订与盖章1、装订文件2、盖归档章 归档文件分类1、年度—机构—保管期限分类法2、年度—问题—保管期限分类法3、年度—保管期限分类法 归档文件排列与编号1、归档文件排列 2、归档文件编号 编制归档文件目录1、件号2、责任者、文号、题名3、日期4、页数5、备注 文件装盒、填写档案盒表面栏目1、文件装盒2、填写档案盒表面栏目 第五章 文书档案管理 一、文书档案收集 档案室的收集工作1、档案室收集工作的主要内容2、档案室收集工作的主要方式 档案馆的收集工作1、档案接收2、档案室向档案馆移交档案3、档案征集 二、文书档案整理 档案整理内容和原则1、整理内容2、整理原则 全宗及其构成条件1、全宗的含义2、立档单位及全宗的构成条件 区分全宗 判定档案的所属全宗 确定全宗的补充形式和全宗群1、全宗的补充形式 联合全宗 、汇集全宗 、档案汇集2、全宗群 全宗的编号和分类1、全宗的编号和排列2、全宗的分类 按全宗的类型分类 按全宗的性质综合类型分类 三、文书档案鉴定 档案鉴定的意义1、优化室藏、馆藏档案的需要2、便于档案的安全保管3、应付突发事变 档案鉴定的内容1、档案室的鉴定工作2、