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基于财务报告可靠性目标Excel应用管控策略探究［摘 要］在企业信息化过程中Excel应用广泛，却是内控体系中易被忽视的部分，且目前国内文献鲜少涉及。本文首先详细分析企业目前Excel应用状况以及与财务报告可靠性之间的关系；然后构建由实体层控制、IT一般控制和应用层控制组成的总体管控架构，并设计每一层次中具体的管控方法、流程和活动；最后描述Excel管控策略设计步骤。 ［关键词］ Excel；管控； IT控制 doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 17. 015 ［中图分类号］ F239.1 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）17- 0026- 04 ２００６年我国发布新审计准则，要求审计师对企业的内部控制设计和执行进行评价。２００８年财政部发布了《企业内部控制基本规范》，要求企业逐步实施。无论出于外部合规的要求还是内部管理改进的需要，目前很多企业正在建设和完善内控体系。本文所探讨的是内控体系中的一个容易被忽视却非常重要的部分，即关于Ｅｘｃｅｌ应用的管控策略问题。由于管控策略设计与管控目标的设定有密切关系，本文以财务报告可靠性为目标设计Ｅｘｃｅｌ应用管控策略，这一项研究内容无论对于审计师或是内部管理者都具有很好的应用价值。 1 Ｅｘｃｅｌ应用及其分类 Ｅｘｃｅｌ是微软开发的Ｏｆｆｉｃｅ办公软件套件中的一个产品，它和其他类似的软件都属于电子表格计算软件（Ｓｐｒｅａｄｓｈｅｅｔ），例如Ｌｏｔｕｓ１－２－３。“电子表格计算软件”是以表格方式进行数据编辑，具有分类、排序、筛选、汇总以及公式、函数、宏等运算功能的ＩＴ工具软件。从ＩＴ发展的演进过程看，最初ＩＴ应用软件的设计和使用都由ＩＴ工程师来完成，业务部门将信息处理需求（包括数据的自动运算）连同数据提交给ＩＴ部门来处理，ＩＴ部门处理完成后反馈给业务部门使用，由此造成ＩＴ使用效率低，甚至成为业务运营的瓶颈。但是当ＰＣ普及到个人以后，很多ＩＴ工具被开发出来，这些工具软件可以由非ＩＴ专业的用户自行进行简单开发和运行，这就大大提高了ＩＴ效率和灵活性。这种思想及其成果被称为最终用户计算（ＥＵＣ，Ｅｎｄ－Uｓｅｒ Cｏｍｐｕｔｉｎｇ），Ｅｘｃｅｌ工具就是成果之一，它被运用到各种具体的企业业务场景和流程中，由用户自行进行数据归集和处理，形成各种各样具有特定功能的具体应用。这种应用的具体形式可能是单个Ｅｘｃｅｌ表，也可能是由一组关联表构成的一个工作簿，例如报价单就是一项Ｅｘｃｅｌ应用。本文关注的正是这些具体的Ｅｘｃｅｌ应用。 Ｅｘｃｅｌ应用可以根据用途分为业务文件编制和数据归集、业务跟踪和监控、分析决策等。还可以根据其复杂性分为以下3类。 （1）复杂度低：执行记录功能，例如发票执行状况记录表、库存台账等。 （2）复杂度中：执行简单计算功能。进行简单分类、汇总、排序和简单运算，或者进行标准化格式转化以用于合并或者系统输入接口。例如销售收入月趋势分析表、收入地区分布表、标准记账凭证等。 （3）复杂度高：支持复杂计算功能，其典型特点就是运用复杂公式、函数、宏、规划求解等高级计算功能，并涉及表格内单元格和多个表间引用、嵌套和链接，通过输入区域、加工区域和输出区域的标准格式化定义，将Ｅｘｃｅｌ设计成一个小的信息系统。这种类型的应用一般具有特殊目标，例如投资决策模型、银行付息还款模型等，还可以作为确定交易金额的支持性文件或将会计分录登入总账或财务报表披露时的复杂基础文件。对于Ｅｘｃｅｌ进行复杂度归类是风险分析手段之一，复杂度越高则Ｅｘｃｅｌ应用的风险越大。 2 Ｅｘｃｅｌ应用与财务报告可靠性关系的分析 Ｅxcel应用与财务报告可靠性关系的分析涉及以下两个层次。 2.1 日常业务操作层次 （１）业务数据的编制和归集。例如在Ｅｘｃｅｌ表中编制报价单、订单、生产计划、订货计划，编制代理商销售返点计算单、销售人员绩效工资计算单，在财务工作中编制预算、凭证，在合并会计报表时处理抵消分录等。在Ｅｘｃｅｌ表中记录了进入总账或者财务报表的数量和金额，包括交易层次的发生金额和账户层次的余额数据等。 （２）交易的跟踪和监督。Ｅｘｃｅｌ可用来跟踪和监督日常工作以便支持业务操作流程，包括流水记录和日志。例如登记发票的开列和结算状况的列表，记录合同的基本信息和执行状态的列表，记录项目立项和执行状态的列表等，它替代了传统的纸质书面记录方式。聚焦于财务报告循环来看，Ｅｘｃｅｌ可用于记录与财务有关的数据监督和控制。 2.２ 分析决策层次 Ｅｘｃｅｌ的亮点是便于用户自己进行灵活的数据加工处理分析工作，而不需要时时求助于ＩＴ开发人员。例如应用于内审的分析性工作，为问题或者舞弊的发现提供线