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;;一、公文概述;一、公文概述;一、公文概述;下级单位 报给 上级单位;一、公文概述;第一，公文具有法规和准绳的作用。有的公文本身就属于法规文件，有的公文则是法规的具体化。它们对所涉及的对象都具有强制的约束力和规范作用，是个人和单位行动的准绳。;第三，公文具有教育和宣传的作用。国家行政机关可通过公文进行自上而下的宣传，以达到教育、启示、动员、释疑解惑、说明的作用。;公文处理法规文件;二、法定公文简介;二、法定公文简介;二、法定公文简介;二、法定公文简介;;;;请示与报告的主要区别;适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文, 传达要求下级机关和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。;;;;;三、公文的基本要求;三、公文的基本要求;主体;上 行 文 版 式;党委文件对外发文 行政文件对外发文;学校公文具体格式规定;发文字号由“发文机关代字+年号+文件顺序号”组成，用3号仿宋，左侧空1字。如： 连海大党〔2011〕1号 连海大校〔2011〕2号 连海大学字〔2011〕3号 连海大函字〔2011〕4号。 注意： 年号用“〔〕”括注，而不是“()”或“［］”。 上行文文号中不得加“发”字，如，向交通运输部报送文件，文号应为：连海大校〔2011〕1号，而不是：连海大校发〔2011〕1号;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;学校公文具体格式规定;1.做好公文保密 凡涉密公文一律不能在“网上电子公文系统”中办理，例如：涉及军工项目的文件材料；带有密级的报表；学校依据上级规定（密级文件）而制定的规章制度等等。 2.做好公文上报计划 要给校领导和办公室留有审签时间，急件至少留出1个工作日，一般件至少留出2个工作日。 3.积极沟通协调 行文前应当与上级机关或承办部门汇报或协商，尤其应当避免在上级机关毫不知情的情况下就向上行文，造成事情悬而不决、公文长期积压。;4.明确处理意见 呈文部门（单位）领导在签署审稿意见时，一定要将会签部门（单位）列明，在各部门（单位）会签意见后，需校领导审批的文件传到校办，报校领导批示。承办部门、会签部门领导签署意见要观点明确，例如：同意、不同意或其他意见，不能只签署姓名。对于收到的内部批办文所列事项，暂时不能批准或办理的，一定要签署意见后给予办结，待时机成熟之际重新呈文。不要将暂时办不了的公文一直挂在网上，让呈文部门误认为办事拖沓。;5. 规章制度的制定与审批（详细程序见《质量管理体系 程序文件》DMU-2-002规章制度的制定与审批） 简言之：制定学校规章制度类文件，均需按照《大连海事大学规章制度的制定与审批 》执行，先由职能部门组织制定规章制度，并通过网上内部批办文的形式提交，传送给有关部门会签后，由校办确定该规章制度的分类分级，之后，报有关校领导审批。 经校长办公会或党委常委会讨论定稿后，通过网上公文“行政公文”或“党委公文”的形式创建正式公文报校领导签发，下发通知文件并到质量管理处加盖受控文件印章。;是否 上会;6. 准确选择网上公文文种 网上公文类别分为党委公文、行政公文和内部批办文三种，注意选对类别，否则，会造成签批用纸、归类、文号无法给等问题，因此如果类别选错，只能删除重新再传。 7.文档格式的附件应合并入正文上传 凡是需要审阅和修改的word文档形式的附件一律并到正文后，以便进行修改并电子留痕。网上公文上的附件主要是上传扫描文件，将没有电子版的重要文件或背景材料扫描后放在附件中，以便领导审阅参考。;8. 修改网上公文前必须关闭所有文档 在修改网上公文的时候，一定要将其他所有word文档关闭，才能确保修改的内容能够存储。此外，如果在线修改公文时间过长，而网上公文系统的网页很长时间没有刷新，也可能导致公文无法保存，因此，在长时间在线修改公文时要及时刷新。 9.“收回”功能 对于操作错误的文件，请尽快点“收回”按钮收回公文。注意：在对方没有对公文进行处理前才能将公文收回，且此操作只能撤回一步。 10.除涉密的公文一律应进行网上流转 学校办公室不接收纸质公文（保密公文除外），各会签部门也不要再接收纸质公文。;11. 公文秘书 现在公文系统中孟宪婧既是学校办公室部处秘书，又是校秘书，如果公文需要校领导批示意见一定要转给校秘书身份的孟宪婧，如果需要校办会签意见则要转给部处秘书身份的孟宪婧，请要做好区分。苏萍的校办秘书身份只是延用一段时间，现在苏萍的身份为文秘科的审稿人。部处新秘书名单已经发给大家