保护和拯救Word文档.doc

第五章? 保护及拯救Word文档 ? 常常听到有些同志讲，真可惜！我花了半年功夫编写的东西，怎么也打不开了！还有同志讲，最近我写的东西，怎么突然就找不着了！另外，如突然停电；还有程序出问题时提示：“你执行了错误操作，程序即将关闭”等等，遇到这样的情况，搁到谁的身上也是个着急的事。要解决这些问题，可以采用以下几种办法。 一、备份和保护文档 （一）定时保存及自动备份文档 “有备无患”这句话对于文档编辑也是十分适用的。在编辑文档时，有的同志有随时存盘的习惯，文字输入中间，随手就按一下“Ctrl+S”或点一下保存按钮。有的人没有这种习惯怎么办，那就只能让系统自动生成备份、或让系统过一段时间自动保存一次文档了。方法是： 从“工具→选项→保存（Word XP为“安全性”）→保存选项（Word XP为“文档的文件加密选项”及“此文档的文件共享选项”，下同）”下的菜单中（见W5-01：选项保存图），将“保留备份、提示保存Normal模板、允许后台保存”各项前面的复选框都勾上，然后将“自动保存时间间隔”设成为你需要的时间。 （二）设置打开或修改权限 如果你的文档不想要别人打开，或者可让别人打开文件但不能修改文件，可按选项对话框（W5-01：选项保存图）中“用于‘******’的文件共享选项”的“打开权限密码”或“修改权限密码”下的文字框中设置密码。在保存文档时，可以通过“文件→另存为→工具→常规选项”的“保存”对话框中去进行这些项目的设置。 1、设置只读方式。方法有二：一是自“文件→另存为→工具→常规选项（Word XP为“安全措施选项”，下同）”的“保存”对话框中（见W5-01：选项保存图），复选“建议以只读方式打开文档”进行设置。这种方法设置的只读文件，打开时出现一个菜单提示是否以只读方式打开（W5-02：提示打开方式）。二是自“我的电脑→磁盘→文件路径”，找到要设置为只读的文件后，右击该文件→属性→常规→属性，在对话框中复选“只读”项。用这种方法设置的只读文件，打开时就以只读方式打开文件。以只读方式保存的文档，打开后可对其进行修改，但文件退出时不能存盘。如选取整个文档可复制到一个“新建空白文档”中去。 ??????????????????????? ??????????????? ??????????????????????????????????? ?2、设置“打开权限密码”。自“文件→另存为→工具→常规选项(Word XP为“安全措施选项”，下同)”的“保存”对话框中（见W5-01：选项保存图）的“打开权限密码”文字框中输入自定义密码两次，保存后退出。以后打开这个文档时，便出现一个对话框（W5-03：打开权限），输入密码后，便可打开这个文档。 撤消打开权限密码，方法同上，只是在“打开权限密码”文字框中将显示的若干“*”号的密码删除，保存即可撤消。 3、设置“修改权限密码”。自“文件→另存为→工具→常规选项(Word XP为“安全措施选项”，下同)”的“保存”对话框中（见W5-01：选项保存图）的“修改权限密码”文字框中输入自定义密码两次，保存后退出。以后打开这个文档时，便出现一个对话框（W5-04：提示修改权限），输入密码后，便可打开这个文档。撤消修改权限密码，方法同“2、”。 ????????????????????????????????????? ?4、保护窗体。从在编文档菜单栏选“视图→工具栏（或右击工具栏）→窗体”，在出现的“窗体”工具条（见W5-05：窗体）上有一把“”锁，点击这把锁后关闭窗体工具条，整个窗体就得到保护。此时，光标位于文档首行前端，不能再向窗体内输入或修改文字，也不能对文档进行复制。 解除保护窗体按上述方法，调出“窗体”工具条，再点击一次“”锁。此时整个窗体就彻底解除了保护。可见这是一种临时性措施。 ?????????????????????????? ?5、保护文档。自编辑文档菜单栏选“工具→保护文档”，在其对话框中“密码（非必选项）”文字框中（W5-06：保护文档）输入密码两次后，确定退出后，整个文档进入保护。此时，光标位于文档首行前端，不能再向窗体内输入或修改文字，也不能对文档进行复制。 解除文档保护。自菜单栏选“工具→解除文档保护”，在“解除文档保护”对话框中输入密码，此时便彻底解除了该文档的保护。 二、拯救受损文档 当你在打开Word文档时，系统没有响应、或弹出一个“文档的名称或路径无效”的对话框时，那可能是文档已经损坏。只好想法子恢复这个受损文档了。 （一）用打开法拯救受损文档 如果在平常是执行的“定时保存及自动备份文档”的方法，可从“recent”文件夹中找到要恢复的文档。方法是：Windows 98系统自“开始→打开Office文档”（Windows xp系统自“开始→