档案管理过程-国家档案局.DOCVIP

目 次 前言 III 引言 IV 1 范围 1 2 方针和职责 1 2.1 总体要求 1 2.2 档案管理方针陈述 1 2.3 档案管理的职责 1 2.3.1 档案管理责任和权力的确定 1 2.3.2 机构内的权力部门及其责任 2 3 策略、设计及实施 2 3.1 总体要求 2 3.2 档案系统的设计及实施 2 3.2.1 一般要求2 3.2.2 步骤A：初步调查 2 3.2.3 步骤B：分析业务活动 3 3.2.4 步骤C：确定档案要求 3 3.2.5 步骤D：评估现行系统 4 3.2.6 步骤E：确定满足档案要求的策略 4 3.2.7 步骤F：设计档案系统 4 3.2.8 步骤G：档案系统实施 5 3.2.9 步骤H：实施情况评估 5 4 档案管理过程及其控制 6 4.1 总体要求 6 4.2 工具 6 4.2.1 主要工具 6 4.2.2 业务活动分类 7 4.2.3 词汇表 8 4.2.4 档案处置依据 9 4.2.5 安全保管和利用的分级方案 10 4.3 档案管理过程 11 4.3.1 一般要求 11 4.3.2 捕获 11 4.3.3 登记 12 4.3.4 分类 13 4.3.5 利用和安全保管分级 14 4.3.6 确定处置状态 14 4.3.7 存储 15 4.3.8 利用和跟踪 16 4.3.9 实施处置 16 5 监管和审计 18 5.1 总体要求 18 5.2 一致性审计 18 5.3 证据性评估 18 5.4 实施情况监管 18 6 培训 19 6.1 总体要求 19 6.2 培训规划要求 19 6.3 接受培训的人员 19 6.4 对专业档案管理人员的培训 19 6.4.1 一般要求 19 6.4.2 培训方法 19 6.5 对培训进行评估 19 附录A （资料性附录） 21 附录B （资料性附录） 28 参考文献 33 前 言 GB/T 261629《信息与文献 档案管理》标准由以下两部分构成： ——第1部分：通则； ——第2部分：指南。 本部分为GB/T 26162的第2部分。 本部分等同采用ISO 15489-2：2001 《信息与文献 档案管理 第2部分：指南》。本部分由国家档案局提出。 本部分由全国信息与文献标准化技术委员会（SAC/TC4）归口。。 本部分起草单位： 本部分主要起草人： 引 言 本部分的ISO 15489技术报告部分是对ISO 15489-1的补充，为ISO15489-1的实施提供指南。ISO 15489-1和ISO 15489-2均适用于任何公共或私人机构在其活动过程中形成或收到的所有形式或载体的档案的管理。因此，本部分中，在没有说明的情况下，可以将系统理解为纸质/手工或电子系统；档案的形式可以是纸质的，也可以是缩微形式的，还可以是电子形式的。 ISO 15489-1中规定了档案管理的要素以及档案管理所要达到的结果。该部分则提供了实施ISO 15489的方法。但是，需要说明的是，为了法律的承诺，国家标准和立法及规章可能会规定其它因素和要求。 实施本标准的机构和个人除了利用本标准外，还应该参考其管辖范围内适用的国家标准、立法和规章的要求和指导方针。此外，还应借用有各种专业学会和协会协助ISO 15489-1实施的资源。 信息与文献—档案管理—第2部分：指南 1 范围 ISO 15489的该部分是ISO 15489-1的实施指南，适用对象是机构内的档案管理专业人员和负责档案管理的人员。为方便所有需要档案管理的机构实施ISO 15489-1，该部分提供了一种实施方法。它给出了机构在执行ISO15489-1时应该考虑的程序过程和因素。 2 方针和职责 2.1 简介 ISO 15489-1:2001第6条总则中规定，遵守ISO 15489-1的机构应该建立档案管理方针，并且要确定并分配个人应承担的与档案管理相关的职责。本部分则就档案管理方针提供了进一步指南，并详细说明了所要确定并分配的档案管理职责的类型。 2.2 档案管理方针陈述 机构应该制订并记录下其内部的档案管理方针，并且应该确保方针在机构内的所有管理层次上都得到执行和维护。 档案管理方针陈述是对档案管理目的的陈述，它规定了机构想要达到的目标，有时甚至包括实现这些目标的规划和程序。然而，方针陈述本身并不能确保档案管理的成功，其成功的关键有以下两点：第一，取得高层管理人员的批准并获得其积极而明显的支持；第二，实施所必备的资源得到落实。因此，有效的档案管理方针陈述中应该明确指派一名有高级领导职务的人员负责档案管理并对档案管理方针