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0 0 公文管理培训 人事行政部 二〇一一年二月 前言 目录 公文定义 公文种类 公文格式 行文规则 发文办理 公文定义 长城人寿保险股份有限公司的公文，是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达国家有关行业政策信息、颁布公司规章制度、施行管理措施、请示和答复问题、联系商洽业务、制定计划、总结经验、记载活动的重要工具，是公司开展经营管理和外联活动的有效手段。 公文种类 决定。适用于公司在制定战略发展目标、经营方针，设立组织机构等重大事项、行为做出安排以及用于对公司经营业务、行政工作、人事任免及奖惩等。 通知。适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。 报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 请示。适用于向上级请求指示和批准的事项。 批复。适用于答复下级单位的请示事项。 会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 公文格式 公司公文一般由版头、秘密等级、编号、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 公文格式 主送单位 是公文的主要受理单位，其名称应用全称或者规范化简称,位于正文上方，用仿宋小三号字顶格排印。 正文 是公文的主体，位于主送单位下方。采用仿宋小三号字，行距26磅排印。 附件 是公文的说明材料。置于主件之后，字体字号同正文，但须用黑体三号字在左上角标注“附件”，有多个附件须标明“附件1”、“附件2”等，并与主件装订在一起。在正文之后、成文日期和发文部门印章之前须用仿宋小三号字注明附件的名称。 成文日期 以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期须写明年、月、日，用仿宋小三号字标注于正文的右下方。 印章 纸质公文除会议纪要以外，应当加盖印章。印章盖在成文日期上，以代替发文部门署名，要求骑年盖月。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。如发文部门无专有印章，则以公章代替。 公文格式 主题词 一般为3至5个，是反映公文内容的关键词。除会议纪要外，公文应当标注主题词。用黑体小三号字标注于抄送单位上方。 抄送单位 是除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称。抄送单位名称用仿宋小三号字标注于内部报送上方。 印制版记 由公文印发部门全称或规范化简称、印发日期和份数组成，用仿宋小三号字标注于公文末页下端。 公文格式 行文规则 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级单位。 “报告”不得夹带请示事项。 报送文件的具体要求 总公司向保监会行文，各二级机构向保监会派出机构（当地保监局）行文，下属分支机构向上一级单位行文，应当采用“请示”和“报告”两种公文形式。 公司报送保监会的“请示”，凡涉及机构设立、高级管理人员任职资格审查（包括各种申报材料）和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业务范围等方面的，一律报送3份。“报告”一律报送3份。其他事项的“请示”可根据监管部门的要求酌情减少报送份数。 二级机构报送总公司的“请示”和“报告”一律报送3份，应当统一交总公司综合服务部分发处理，不得多处投报。 公司各单位、各部门报送保监会的公文统一由总公司综合服务部负责对文件进行核稿。各单位、各部门不得擅自向保监会部门或个人寄送和传递公文。除正常的工作沟通联络外，也不得擅自通过电话等方式向保监会催办或询问有关公文的批办情况。 发文办理 发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 草拟公文要求： 符合国家的法律、法规，符合上级监管机关的指示，符合公司发展战略。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。 人名、地名、时间、数字、引文准确。日期应当写具体的年、月、日。在同一公文中，数字的使用应前后一致。结构层次序数的表示，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。公文中数字除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 公文中汉字、标点符号和数字的用法符合国家发布的标准，并使用国家法定计量单位。 会议纪要中，姓名职