QST01-01文件编制管的理规定.doc

石家庄 化工有限公司 分发序号 文件编制及管理制度 QST01-01 起草人： 日期： 年 月 日 审核人： 日期： 年 月 日 批准人： 日期： 年 月 日 执行日期： 年 月 日 起草部门：办公室 版本/修订编码 B/00 分发部门：公司领导、各部室、各车间 目的：为了增强公司管理文件的规范性，确保文件的系统性、统一性、完整性及制订、修订的及时性，根据公司管理制度编制规定，特制订本规定。 范围：本规定适用于公司各部室、各车间文件的制订、审批与发布。 责任人：公司各部室、车间负责人及各级管理人员。 内容： 1 管理职能 1.1 办公室职责 负责体系手册、程序文件的组织编写、发放、更改。提出文件的制订、审核、编码、批准、分发、执行、归档、收回以及文件修订等一系列工作的工作程序及管理办法，并负责对各部室提出的公司级管理文件组织审核、印制、发放、归档、收回。 管理者代表负责审核体系手册及程序文件；总经理负责批准颁布体系手册及程序文件，组织体系文件的评审工作。 1.2 各部室、各车间职责 指定负责人员组织制订、修订本部室、车间管理文件；按办公室要求，向办公室提供本部室、车间以及所管理范围内文件制订、修订的动态信息，按时提交所管理范围内文件目录并对本部门发布的新文件及时归档。 1.3 办公室负责组织体系文件的培训工作，各部门负责组织本部门文件的培训工作。 2 文件的分类 文件分为管理标准、技术标准、操作标准和体系文件等类。 2.1 管理标准是指企业为了行使工作计划、指挥、控制等管理职能，使之标准化、规范化而制订的制度、规定、标准、办法等书面要求。具体包括生产管理标准、质量管理标准、设备管理标准、供销管理标准、劳动人事管理标准等文件。名称为××××标准。 2.2 技术标准是指由国家与地方，行业与企业所颁布和制订的技术性规范、准则、标准、规程等书面要求，具体包括产品工艺规程、质量标准（原料、辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品等）等。 2.3 操作标准是指以人或人群的工作为对象，对工作范围、职责、权限以及工作程序、工作内容等所提出的规定、程序等书面要求。具体包括或岗位操作法、设备操作规程、设备检修规程、检验操作规程等。 2.4 体系文件包括体系手册、程序文件和其它文件。 3 文件的制订 各部室、及各车间针对本规定，结合本部室、车间的实际情况，由专人负责制订本部室、车间的管理文件。 制订、修订文件的基本要求 3.1 政策性：应贯彻国家、地方及行业有关政策、法令、法规，符合上级有关标准、文件和规定，与本企业有关文件相协调。 3.2 完整性：应包括企业管理全过程的各项工作，内容全面、无遗漏、无重叠、无矛盾。 3.3 继承性：充分考虑以往的管理基础，总结提炼经验教训，纳入相应的文件。 3.4 科学性：充分吸收国内外先进管理经验，创造性地运用现代化的管理方法。 3.5 统一性：应达到简化、统一、协调、优化的原则。 3.6 可操作性：内容具体、责任明确，操作性强。 3.7 可检查性：尽量定量化、等级化，提出“质、量、期”的要求。 3.8 文字简练准确、通俗易懂、逻辑严谨，切忌使用一词多解、模棱两可、含义不清、不规范之词。 3.9 名词、术语、符号、代号应统一。 4 文件的构成 包括：文件名称、文件编码、版本/修订编码、文件起草部门、起草人、审核人，批准人、起草日期、批准日期、执行日期、分发部门、目的、适用范围、责任人、关键词定义、内容与要求、业务流程图、罚则、补充部分（附录和附加说明）、变更说明等。 5 文件的编码 制订系统的管理文件编码程序，各部室（公司）及车间管理文件编码要保持一致，以便于识别、控制及追踪，同时避免使用或发放过时的文件。 5.1 编码原则 5.1.1 系统性：统一分类、编码，并指定专人负责编码，同时进行记录。 5.1.2 准确性：文件与编码要一一对应。 5.1.3 可追踪性：根据文件编码系统的规定，可任意调出各项管理文件，亦可随时查询文件变更的历史。 5.1.4 稳定性：文件编码系统一旦确定，不得随意变动，应保证系统的稳定性，以防止文件管理的混乱。 5.1.5 相关一致性：文件一旦经过修订，必须给定新的版本号，文件中需引用其它相关文件时，只引用相关文件名称，不需引用相关文件编码。 文件编码 5.2.1 手册编号规则 质量、环境、职业健康安全管理手册 QEOSTS 5.2.2 程序文件的编号规则 质量、环境、职业健康安全管理体系程序文件 QEOST-**