文员档案工作流程总结.doc

文员、档案岗位流程及标准 1.文书处理 工作项目名称：文书处理 工作内容 标准流程 应备 注意事项 拟文 根据总经理和总经理办公室主任的要求，起草饭店综合性业务报告、总结、计划、传递、决议等公文函件 2.管理呈文 工作项目名称：管理呈文（红头文件） 工作程序 标准流程 应备 注意事项 收文 拟定底稿,对于各部门呈报的文件，要检查： 1、文字表述是否准确； 2、格式是否符合规范； 3、是否有各部门经理的签字 4、呈送领导是否准确； 针对发文底稿、填写或检查发文稿纸： 1、是否使用饭店统一印制的发文稿纸； 2、发文稿纸填写的内容包括：文件标题、主办部门和拟稿人、发文时间、发送部门、发文文号、部门经理是否在核稿人一栏签字确认； 3、有附件的，应列明名称； 4、对于呈报的文件不规范的，应退回呈报部门整改。 各部门呈报的文件 《中国科学院上海学术活动中心发文稿纸》 送审 起草文件上报总经理和总经理办公室主任审查、预览。 签发 1.由办公室主任核稿并签字。 2.上报饭店总经理签发。 付印、分送 根据分送机关要求，交付印刷呈文： 1. 发文对象为中心各部门，一式两份，两份存档。复印件分发至各部门。 2. 发文对象为董事长、分院，一式三份。一份送董事会并签收，两份存档。 3.管理行政档案 工作项目名称：管理行政档案 工作程序 标准流程 应备 注意事项 立卷范围 1、重要的会议材料； 2、上级主管机关的发文； 3、酒店及各部门的工作计划、总结和经营分析报告； 4、酒店筹建、更新交接的凭证； 5、酒店财产、物资、档案交接的凭证； 6、社会有关部门发来的文件； 7、重要的投诉及信访材料； 8、重要业务往来的传递材料； 9、与外包单位签定的协议、合同、契据等酒店的营业执照等经营凭据； 10、酒店大事记等。 1.检查、调整归卷卷宗：将各类文件分类存放，并在平时归卷的基础上，适当调整，确定组卷；检查保存的文件是否齐全完整，文件与归卷类目是否相符； 2. 排列卷内文件的顺序：对平时归卷的公文系统科学的排列，保持文件形成的自然规律和先后顺序，以来文单位做为排列的顺序。 编写标题 标题要结构严谨，文字通顺、精练、简明、扼要； 基本结构是：单位名称、时间、问题或文件案卷用语。 填写表格 填写《卷内文件目录》，其中包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号及备注； 卷内文件目录 装订 1、装订前要填写案卷封皮，要填写项目有：单位名称、案卷标题、密级、卷内公文材料张数、起止日期和保管期限等； 3、装订文件时要拆除文件原有的金属钉、针； 用装订线装订。 装订时要防止装订后遮住卷内文字。 归档 1、将整理好的案卷归档，按照年度排列； 2、对存档的案卷统一编号登记； 3、保持卷与卷之间的联系，便于调阅。 印花税 对合同内容计算外包单位的印花税 填写入表，并交于财务部。 待财务部购买后，贴于对应合同背面。 查、借阅 1、如部门经理因工作查阅存放的档案时： a．查阅本部门档案，须填写《档案查询记录表》 b．查阅非本部门档案者，须得到办公室主任的同意后方可查阅； 2.如各部门经理因工作外借存放的档案时，无论是否为本部门档案，都须得到办公室主任的同意后方可借阅；并在《档案查询记录表》上登记归还时间，并由借用人签名。由档案管理人员确认。 档案查询记录表 除中层干部以上不得随意查阅档案，如需查阅，须由部门经理委托签字、办公室主任批准方可查阅。一切责任有部门经理承担。 4、集团手机号码管理（每月） 工作项目名称：集团手机号码管理 工作程序 标准 应备 注意事项 制表 制作《“学术中心”移动工作手机通讯录》，如有人员改动及时更新 如有人员变动及时与移动公司联系 审批 将打印好的《移动工作手机通讯录》上报办公室主任审批。 分送 审批合格的《移动工作手机通讯录》表进行复印分送至各部门经理、仓库、总台、商务中心、房屋中心、安保等处。 充值 对岗位手机的使用期限，制定统一的充值期限。 发放《岗位手机充值通知》至各部门。 充值后余额制表报至各部门。 注销手机号码不再做充值安排。 账单 每月月初移动公司将账单发至邮箱； 对账单进行核实。 确定无问题后，打印交至财务部。 尽可能打印在一张纸上。 5、接待VIP客人 工作项目名称：接待VIP客人 工作程序 标准 应备 注意事项 落实 1、当接到分院VIP客人将要抵店的《住宿预订单》后，确认VIP客人的身份、接待等级、预住天数、款待项目、付费方式等向办公室主任报告； 2、与分院办公室做VIP客人行程确认，保证VIP客人入住、离店有饭店领导接待； 3、对于多间住房的，应落实每名客人所