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浅议企业公文写作 浅议企业公文写作 在公司提起写东西，不少同事就感到压力很大，写的人认为不好写没写头，读的人认为呆板僵化没看头。如何写好企业公文？怎样的企业公文才算是文采斐然的好文章？我们写出来的企业公文是否就象1942年毛泽东同志在延安干部会上所作的《反对党八股》的讲演中列举的党八股的罪状那样，是”空话连篇，言之无物”、”语言无味，象个瘪三”、”甲乙丙丁，开中药铺”？ 2003年至今，公司先后下发过三篇关于企业公文格式的文件，就企业公文格式做过明确规定，今年公司还举办了公文写作的专题培训，但上述文件和培训讲述和强调的都是公文格式。以下，结合几年来的一点心得，就如何写好企业公文谈谈自己的一些粗浅认识。 企业公文必须文体得当、行文规范。 广义的企业公文不仅仅指行政公文，还包括工作计划、工作总结、简报、调查报告、典型经验、讲话稿以及新闻稿等。本文论述的是广义上的企业公文。目前公司的行政公文种类而言，包括通知、通报、报告、请示、规定、批复、意见、函、会议纪要、专题会议纪要、周报、日报等等；就公文形式而言，包括片区发文、部门发文、传真文件、便笺、其它等等。如何在实际写作中选择相应的文种和形式，对于正确传达文件精神、理解文件意图显得尤其重要。 公文的文体，是指其特定的公文的结构和格式。每种公文只能适用于一定的范围，表达一定的内容，不能任意混用，也不能别出心裁，自搞一套。如，请示和报告，很多人在运用时经常弄不清该用哪种，其实我们只要了解一下两种文体的含义就知道了。”请示”是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文；”报告”是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。一个是呈请性需要答复的公文，一个却是反馈情况答复询问的公文。只有了解和理解了文体的含义和彼此之间的区别，才能正确使用相应的文体，在文体中运用正确的语言和格式。 大家都知道，”通知”是下行文，是要求下级机关办理、执行或服从安排的文种，通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。但是，如果我们深入研究，我们可以发现该文种一般又分为印发、批转、转发性通知，指示性通知，知照性通知，事务性通知和任免、聘用通知五种类型。要正确使用”通知”这一文体，我们就得了解各种通知类型的区别，进而采用相应的格式及表述。如，印发、批转、转发性通知，它的写法是：标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如”同意”、”原则同意”、”要认真贯彻执行”、”望遵照执行”、”参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。批示性通知的写法是：标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。而事务性通知的写法通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知虽然也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同，会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等，要求要切实可行，便于受文单位具体操作。虽然都是”通知”，但是在不同的情况下，格式条款、语言、 用词又有区别，写法也不尽相同，大家只有在实际工作中加以琢磨，细心体会方能做到”文体得当、行文规范”。 企业公文必须语言精确、内涵明晓。 公文的语言是一种非常讲究精确性的语言，因为公文的使用目的就是要使对方接受作者的影响，而且是对对方行为有强制性影响。要使这种影响有效，一个重要的前提条件就是使意思的表达高度精确，每一个词，特别是每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方”见仁见智”，造成歧义，按各自的理解而不是作者的意图去行事。 公文语言不精确，就容易造成歧义，形成两种或多种可能解释的现象。可以说歧义是造成公文语言不精确的首要因素。比如，”我们要学习文件”这句话，就有三种理解：一是我们打算学习一下文件；一是我们索要供学习的文件；一是我们应当学习一下文件。可见正确使用语言的重要性。 我们在日常写作中，当公文中出现选词不当，词序失当，滥用省略，错用数量词，语句中有词性不明的成份，语句成份间的语法关系不明，语调附加的语义不能被准确读出，忽略对含义不确定的词、词组的有效限定修饰，错用标点符号，滥用修辞格等现象时，都会形成歧义。如”XX科室革新了工作方法，在公司推广后，许多人纷纷效尤”一句，”革新”与”效尤”一褒一贬，阅文者对作者的态度的理解，就既可以看作肯定，也可以看作是否定。而作者的真实态度很可能是肯定，或者是否定，甚至是目前不必、不置可否的中性态度。该句由于错误地选用了褒义词或贬义词造成了歧义