会议接待及工作流程.pptVIP

会议接待的工作流程 会议接待的工作流程 会前准备 会中服务 会后服务 服务中的注意事项 会议接待的工作流程 ⒈ 会前准备 了解会议主办单位的具体时间，地点及主要负责人或组织者，要有对口服务的目标，了解与会人员（客人）的层次与职位，以便特别关注。 A.确定会议的日期，在会议前一天检查好空调，音响及灯光等设备设施的正常使用情况，确保会议能够顺利进行。 B.根据会议通知单，了解会议的具体要求，例如会议人数，类型等，在会前准备及布置好场地。 会议接待的工作流程 C.了解开会所需物品：纸，铅笔，文件夹，白板，白板笔，茶水（一般为主席嘉宾提供），茶水杯，保温壶，矿泉水，以及话筒（无线咪，有线咪等），投影仪等音响设备要提前调试好，保证无故障，正常运行。如需放席卡的，需催促（销售部）会议跟进人落实此项工作，并在会前按照要求的顺序摆放妥当。 D. 了解会议是否需要提供报到处，即签到台。 E.会前了解与会人员有其他活动安排，例如用餐的安排，所在地点，做好会后交接。 会议接待的工作流程 F.合理安排人员，明确分工。按照分工，各自进行准备工作。（注：每次的会前卫生工作要求做到地毡的吸尘工作。） G.安排好负责会议接待的服务员，需在会议开始时间提前30分钟到岗，进入工作间做准备，为主席嘉宾位准备茶水。 H.如会场提供水果，点心，应提前了解水果品种（禁止带提子，榴莲），数量；点心品种，数量，然后备好相应的碟。台面需摆上牙签，纸巾（两种物品都以1×2的比例供应）。 会议接待的工作流程 如当晚是品酒会的会议形式，了解清楚具体要求，设好吧台，备定相应酒杯数量，酒酌及席巾。 会议接待的工作流程 ⒉ 会中服务 A.客人进入会场，将会议门关闭。会议开始时，服务员站在话筒就近处，方便为主讲人（主持人）开话筒。会议开始后，站立于会议室左下角，呈45度面向客人，以便为临时出入会议室的客人开门；同时应注意会场里的一切情况，留意客人的手势，眼神，随时提供服务。 B.茶水（主席位）在会议开始时间提前5分钟倒茶，会议开始后每隔5～10分钟需续水（添加茶水）一次，按先后顺序或宾主顺序添加，或根据客人需要为其添加。 会议接待的工作流程 C.服务员在会议服务过程中不允许看报纸，玩手机，打瞌睡及大声说话或做不雅的动作，避免影响客人的开会氛围。负责接待会议的服务员进入会场后应关闭手机，以免影响会场的电器设备的使用，如话筒，音响等。 D.如会场提供水果，点心或饮料，应每隔15～20分钟巡视台面，过道区域的卫生，及时清理垃圾，维持台面，走道地毯及走道植物的卫生。 会议接待的工作流程 ⒊ 会后服务 A.如有两场会议连续时，在会前应与会议负责人做好沟通工作，确定下半场会议的使用时间与具体要求，根据要求，及时布场。如是同一批客人，可在会中休息时，简单地打扫卫生，整理台面；不是同一批客人的，前一批客人走后，快速收台，打扫卫生，整理摆台，可根据会议单的要求提前做好后场会议需用的物品。 会议接待的工作流程 B.提前了解会议结束时间，知会下一消费部门做好准备，接待工作。在客人准备或提前散会前，通知下一消费部门（例如会后用餐）。 C.会后通知会前消费过的部门准备好帐单，确认是否有会前，会后的消费，认真核对帐单后，由最后负责接待的消费部门或负责整个接待工作的跟进人去跟进并结帐。 备注：一般下午两点至六点的会议，跟会场的管理人员应在两点半前（收银员收尾时段，准备清机）准备好帐单，以便会议提前结束， 会议接待的工作流程 方便为客人结帐。 D.清理会场：①.检查会场有无客人遗留的物品，如发现客人的遗留物品要及时与会务组人员或会议跟进人联系，如两者都联系不上，直接交由保安部保管（如贵重物品）。②.清扫卫生，不留死角，桌椅归位，撤收会议所用之物，分类放归原位，放置整齐。③.巡视现场，后场工作间，休息室，填写安全防火登记表，确认无误后，关闭电源，水，关好门窗，锁门；交安全防火表到保安部。 会议接待的工作流程 ⒋ 服务中的注意事项 A.如会议负责人表示（提出）会议期间不用服务时，服务员应在会场外（门外）值班（站岗），以备客人需要服务。 B.会议进行中，如有电话（座机，一般很少）找人，服务员应问清被找人的单位，姓名，然后礼貌地同志被找人；如不认识要找的人，应通过会务组人员去找，绝不可在会场高喊客人（被找人）姓名。 * * * * * * * * * * * *