协同办公类系统项目实施推广策略.pdfVIP

协同办公类系统项目实施推广策略 一、项目实施观念 作为项目实施经理应明确，并应影响客户方明确： 1、信息化建设是一个信息化工程，是有计划、有步骤的实施的，不可能一蹴而就。 2、系统实施和应用过程中出现问题是必然的。一方面软件系统有适应性的调整， 另一方面影响人们传统使用习惯和部分人的利益问题。 3、系统的使用是需要理性引导的。不要听从用户的任意需求（需求提出者提出的 往往真正的需求、真正的定位），而把用户应用需求向系统产品上引导、靠近。 4 、不要企望整个系统 100%的应用、使用——那是一个理想！系统有时候是作秀的、 有时候是实用的、有时候是盲目的。但至少应该保证系统有一部分被使用，那 怕只是电子公告！ 二、项目实施策略 总结我们以往成熟经验，现提出如下项目实施策略，作为指导： 策略一：促使单位领导牵头应用 一个单位的信息化工作往往呈现为“一把手工程”，如果项目没有领导来牵头，没 有领导来应用，那么整个系统推广起来便缺乏力度，推广也变得难了起来。 为了促进单位领导使用，可以： n 重点对领导层进行应用培训； n 为领导层提供最为关心的、最迫切的应用； n 由于多数领导往往文字输入有困难，所以给领导提供的应用功能，要尽可 能地简洁、直观、易用——只须通过鼠标便可完成操作； n 可以考虑为领导配备手写板，完成公文批注处理； n 利用其它策略造势、形成“围势”，“迫使”领导去应用； n 拟安排专人（秘书）代理领导处理相关信息，这样即使领导因太忙、或因 计算机水平原因，相关电子信息亦能得到及时处理。 策略二：作好推广递进层次、层层推进 一般来讲，对于公文管理、会议管理这样的纯办公应用往往较难推广、需要一定的 时期才能推广开来，所以应计划好系统推广递进层次，如在前期重点推广： n 业务型功能模块 n 信息发布系统 n 内部邮件系统 n 档案管理系统 这些系统具有易推广、实用、易应用起来等特点。 这些系统得以推广后，便可以推广其它各个系统的使用，从而达到整个系统的 应用。 策略三：制度促进 即与管理部门（尤其是办公室部门）密切配合，制定相关规章制度，明文要求一些 公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转，同时切断原有的、传统的纸质 信息流转方式。 策略四：现场值守及时响应、解决问题 凡是系统，在使用过程中或多或少都会出现这样、那样的问题。如果这些问题不能 得到及时答复、解决，便可能影响用户使用信心，也可能出现一些负面声音，这对信息 主管部门和领导会产生很大的压力和影响。因此，这些问题必须消除在萌芽中。 策略五：帮助完成数据采编、输入等初始处理 迅速完成基础数据的处理可以有效促进整个项目的早日启动和使用。 在一般的电子政务、OA 办公系统项目中，许多服务商认为数据采编、初始工作是由 用户单位来作的，不能“越俎代庖”。但实际上客户方由于前期对于系统的理解、数据 整理的不熟悉，整个初始工作往往“迤延”很长时间，使整个项目启动拖延。 策略六：充分发挥“督察督办系统”的作用 即由相关管理人员利用督察督办系统促进各个部门、人员充分利用协同办公管理平 台。 策略七：发挥手机短信自动通知、通告功能 手机短信是人们目前最熟悉、使用最多的工具，将系统与手机短信结合起来。手机 将时时提醒“您”去使用系统了。 致力协同 Http ：// 第 1 页/共 3 页 策略八：发挥客户方信息中心、系统管理员作用 系统实施主要力量还是要靠信息中心、系统管理员，而核心力量是“我们”。策略流 程： 第一步：培养系统管 第二步：系统管理员 理员 负责下面用户培训 发挥信息中心、系统管理员能动性非常关键，不要让客户系统管理员有依赖心理。 因为你不可能整日泡在客户方现场啊！而且这样可以大大节省公司的培训费用。 另外，办公室之类部门是系统使用的关键部门，应由信息中心积极去联合、共同推 广。