文件归档流程要求与主要步骤.ppt

（2）组卷要求 组卷要遵循项目文件的形成规律，保持案卷内项目文件的有机联系，建立文件内容和案卷间的逻辑关系，减少交叉重复。 五、文件归档流程、要求与主要步骤 （3）?组卷时应注意： 1）案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容； 2）案卷内文件要齐全、完整； 3）破损的文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的A4规格幅面。但l6开规格的文件材料不必裱糊成A4规格，小于16开的文字材料（如产品合格证）应用A4规格的白纸托裱。托裱时，不能掩盖文字图表和数据，必要时要粘贴补宽订装部分; 4）卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存； 5）案卷内文件的保管期限应基本一致; 6）组卷应根据文字、表单、图纸的一定数量，组成案卷，案卷的厚度适度。 文字材料组成的案卷，每卷以20mm为宜，以文字材料与图纸混合组成的案卷或以图纸组成的案卷，厚度以30mm为宜，盒装厚度一般为30mm。 五、文件归档流程、要求与主要步骤 2、排列 (1) 科技档案案卷内容排列：案卷封面——卷内目录——科技文件材料——备考表——封底（以实物进行演示） (2)工程项目按立项依据性材料、基础资料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、竣工验收、质量评定等顺序排列。竣工图按专业、图号排列，卷内文件一般文字材料在前、图纸在后。 五、文件归档流程、要求与主要步骤 3、编目 编目——包括编写文件材料页号、编制案卷卷内目录、编制备考表、编制案卷封面、编制案卷脊背、案卷目录。 (1) 编页 案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面必须编写页号。 单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角；图样的页号编写在右上角。成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编定页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内科技文件材料最后，将其作为一份科技文件材料填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。案卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。 不得重号、漏号、空号 (2) 编制案卷卷内目录 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件名称、日期、页次及备注组成。排列在卷内科技文件材料首页之前。 五、文件归档流程、要求与主要步骤 五、文件归档流程、要求与主要步骤 举例：某归档项目卷内目录样式 ——序号：应用阿拉伯数字从l起，依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号，如1，2，3…； ——文件编号：应完整填写文件文号或图样的图号或设备、项目代号； ——责任者：应填写文件形成部门或主要责任者（合同是二个单位形成的，应填写双方单位名）； ——文件名称：应填写文件标题全称（若文件没有题名的要拟文件题名，揭示文件主题，如：会议纪要、变更通知单等）； ——日期：应填写文件形成日期。 如：该份文件日期为2002年1月1日，该项目则标记为 ——页次：——页次：应填写每份科技文件材料首页上标注的页号。最后一份文件页次的编写为；首页号/尾页号。 ——备注(注明原件或复印件)。 特别说明： 1、图纸原来已有图纸目录的，应保留其目录，目录与卷内文件一致的可不再另编制卷内目录 2、如果图纸目录与图纸内容不一致时，应当保留原图纸目录，并重新予以编制卷内目录。原图纸目录视为一份文件处理。 五、文件归档流程、要求与主要步骤 (3) 编制备考表 卷 内 备 考 表 ? 互见号 整理人： 检查人： 审核人： 审核部门负责人： 日期： 年 月 日 盒内文件情况说明： 文字材料 件， 页，照片 张，附图 张； 五、文件归档流程、要求与主要步骤 互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。 盒内文件情况说明：标明卷内文件材料的件数、页数、不同载体形式文件的数量及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。项目档案备考表需简述说明以下内容：①项目任务来源、起止日期；②项目承担单位，主要负责人及参加人员；③简述工作内容及项目完成情况，有无遗留问题；④归档文件是否完整，有无遗失及尚需说明的问题。 整理人：应由责任立卷人签名（工程项目部兼职档案员）。 检查人：项目经理。 审核人：公司主管部门兼职档案员。 审核部门负责人：公司主管部门负责人。 日期：应填写审核的日期。 卷内备考表排列在卷内文件最后。 五、文件归档流程、要求与主要步骤 (4) 编制案卷封面 案卷封面由档号、档案馆号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级组成。 档 号：由档案部门人员负责填写。 档案馆号：空项。 缩微号：空项。 案卷题名：要在充分了解案卷内容的基础上，通过拟写案卷题名，准确揭示出案卷的特定内容。案卷题名一般由立卷人拟写。归