新的历史时期推进城管档案工作的问题与对策 - 海珠区.docVIP

2008年档案学术研讨会 新时期城管档案工作的问题与对策 冯国健 （广州市城市管理综合执法支队海珠大队） 摘要：随着时代的发展，城管档案工作得到了发展，但面对新形势许多问题也逐步显现，为了更好地推动城管档案工作的发展，有必要就档案工作中遇到的问题进行探讨，研究对策。本文主要通过分析总结，就城管档案工作中遇到的资源建设相对滞后、信息化建设发展不平衡、档案利用不充分、管理人员专业性不高等问题，提出对策，以推动城管档案工作的进一步发展。 关键词：档案 问题 对策 近年，随着改革开放的深化，创建国家卫生城市、文明城市、环境保护模范城市等工作在全国各地推开，城市管理工作得到发展，城管档案工作也随之推进，管理水平得到了提升，但同时面临的问题与逐步显现，在新形势和新任务下，对城管档案工作的要求越来越高，工作存在着许多新情况和新问题需要解决。笔者根据当前城管档案工作的特点，结合工作实际，就新时期城管档案工作的问题与对策谈以下几点看法。 1．新时期城管档案工作的重要性 档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。在新的历史时期，随着人们法律意识和增强和法律法规的不断完善，城管档案不再是单纯只作为查考资料，更是作为复议、诉讼案件中重要的证据材料。因此，城管档案工作不再是城管部门的次要工作，而是涉及法律责任的重要工作。因此，必须加强对城管档案工作重要性的认识，争取领导的重视和支持，统一思想，广泛动员，既要花费一定的时间和精力，又要投入财力，把档案工作纳入年度计划，在财力、人力和组织协调上给予充分的重视，确保档案工作落到实处。 2．新时期城管档案工作存在的问题 2．1．档案收集不完整，资源建设相对滞后 档案收集是档案工作的关键。档案未及时收集，将严重影响档案最终形成的质量和利用效果。随着新时期工作要求的提高，城管档案资源不足与工作需要的矛盾已逐步显现出来，影响了城管档案的利用效果，也影响了城管工作的开展。档案资源不足，主要表现在：一是档案门类不齐全，结构单一，以纸质文书档案为主，声像档案、电子档案少之又少。二是执法业务档案不齐全，部分执法业务档案在经办人手中，未及时整理，特别是个别办案时间拖延较长的案件或经过复议、诉讼程序的案件，随着时间的推移，机构改革，经办人员的轮换，使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及时整理归档至档案室，影响了执法档案的完整性。三是诸如人事档案、会计档案、基建档案等专门档案的整理，主要是由经办人员整理后移交档案室，由于大部分人员未有受过专业档案培训，常常出现整理不规范，资料收集不齐等情况。 2．2．档案信息化建设发展不平衡 虽然很多地方的城管部门对城管档案的整理已逐步应用计算机，但仍然有很多部门的档案工作停留在原有的纯手工操作水平上，未配备计算机进行管理。个别城管部门由于财政状况紧张，在档案管理建设中投入资金不多，以致档案管理的硬件配备较差，计算机系统跟不上工作的需要，影响了此项工作的开展。档案的数字化加工力度不足，以致在城管网上可供查询利用的档案数据很少，全文信息更少。同时，档案管理人员中既掌握档案整理技术，又掌握计算机信息操作技术的人才也为数不多，最终影响了档案信息化建设的进程。 2．3．城管档案利用不充分 档案利用是档案工作的目的。档案必须充分利用，才能体现出档案价值。而现时城管档案的利用并不充分，主要表现在：一是档案利用率低，很少查阅档案，即便查阅，也大都是由于工作需要出具证明类的情况查阅，而极少主要利用档案开展工作，如极少利用人事档案发现人才、推荐人才，为人事决策工作提供依据，极少利用文书档案作为总结材料的数据来源，这些都使档案信息没有完全发挥作用。二是编研材料少。由于个别城管部门领导思想不够重视，受传统观念影响，缺乏主动参与意识，编研成果很少，质量也不高，就算是仅有的编研资料也只限于档案部门自身使用的专题目录、文件汇编等检索工具的编制，可以说只有编而没有研，未能充分提供工作决策参考作用，使城管档案的现实作用发挥不大。 2．4．档案管理人员的专业性不高 现时大部分城管系统内的档案管理工作仍然处于粗放型管理状态，未达到专业化管理水平。城管系统内大部分为兼职档案员，很少部门设有专职档案员，而真正是具备档案专业高等教育水平的档案管理人员就更是少之又少。人才的缺乏，也必然导致档案管理工作只停留在表面，未达到专业化管理的水平，不利于档案工作向更高层次发展。 3．解决存在问题的对策 3．1．做好资料收集整理工作，加强城管档案资源建设 城管档案资源建设是整个城管档案工作的源头性工作。提高城管档案资源建设的能力和水平，已成为当前城管档案部门亟待加强的一项重要工作。对此，一是要建立健全档案材料收集网络，根据材料形成规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法，确保归档材料及时收集归档。在做好纸质