进出口管理系统资料.doc

系统介绍 一、功能介绍： 《进出口业务管理系统》由业务系统、财务系统、统计系统、风险管理、经理管理、报运管理、货源管理、系统维护八大。业务系统财务系统 （一）、业务系统 打开业务系统，首先出现的是一个业务提示页，每个子系统均有一个业务提示页。业务员有业务员的，会计、经理、货源员、配载、制单也有他们自己工作的提示页。业务提示页主要是今天或近几天应做的工作提示，防止因业务繁忙而忘记某项工作。例如，业务提示页提示催开信用证，下备货单、收汇等。经理管理提示页提示已提交应审批的合同、报价、费用申请等。对于逾期收汇的合同，以红字提示逾期的天数。 传真邮件：业务员日常的传真、Email、都在此完成，包括报价传真、Email等，这就相当于一个档案，可方便地按日期、客户名或参考号进行查询。新建邮件Email，选择客户名后，客户的联系人、联系方式等数据系统会自动调入，邮件Email写完之后，点击“提交”按钮，提交经理审批并由经理统一发送，也可设计成业务员自己发送。发送可以以网页的形式发送邮件，也可以打印发送传真(注意保存商品明细表，否则容易出错)Email。这对于品种或规格较多的报价就非常简单了。报价单格式可根据贵公司要求定制，报价内容也可修改。 如果与客户需要多次商品价格等条件磋商。只需改动预算单商品明细表即可。在报价单中、价格条款因为风险控制的原因，把付款条件格式化了，以便判断这种条件是否需要风险控制。 出口合同、形式发票：报价单经客户确定之后，可直接进入出口合同，数据会根据报价单自动生成，业务员只需检查条款是否合适、正确。形式发票与出口合同类似。合同可方便按各种条件查询，在查看合同时，只有经过经理和风险员审核通过后合同，才出现已通过及打印按扭；在审核过程中的合同显示正在审核！提示字符合同评审表。在合同填写完毕后系统进行判断是否需要授信，因此合同评审表出现两种情况① 合同不需要授信在合同评审表中② 合同需要授信由于客户没有授信或授信额度不够，系统会进行自动判断并在合同评审表上方出现提示，此时业务员需提交授信评审表，等待分公司经理、分公司风险员、公司风险管理员进行逐级审批，待审批通过再提交。 代理合同 信用证审核表：如果为信用证付款条件，在收到信用证后，把审核内容填入审核表。在信用证审核表中安排合同装期。 下达备货单：在外贸企业有下达备货单这一环节，备货单主要作用就是货物备妥，为装船配舱使用。表明实际配妥的货物数量和目的港口等信息。下达备货单，选择合同号(只有合同评审通过才能下达备货单)然后选择，如本合同有信用证，则在每一行装期处显示信用证列表，让用户选择信用证属于哪个装期，选择装期号后，根据装期号新建备货单。新建备货单时，如选择了信用证号，则从相应的信用证的商品明细中提取商品，如未选信用证，则从预算单中提取商品信息。航期、单据操作时间、银行工作时间、电汇索偿、付款条件中的天数及需要加的常数计算出的应收汇天数可能十分符合实际情况，风险员还可根据实际情况进行调整，并最终以风险员输入的为准。如果风险员不修改，则按系统自动算出数为准。备货单号生成规则：前两位是年份编号，如2001年则前两位就是01，第三位代表运输方式，海运为1，陆运为2，空运为3，运输方式在合评审表处填入。第四五位是分公司代码，第六位是业务员代码，后面是当年的备货单编号，不足三位的前面补零。报运录入的信息 合同执行情况：通过合同执行表能查看合同执行进程方面的信息查询资金支付申请及评审情况的时系统根据登者的身份不同进行判断。业务员只看本人的，部经理可以看整个部门的，如果是公司经理可看全公司的 （二）、财务系统 业务提示页：进入财务系统首先出现的是业务提示页，每个岗位每个人都有业务提示页。这个页面主要是经理已批准的付款，等待支付的资金申请表、收汇数据确认等。 资金支付：业务员提交资金支付申请表后转入这里，当申请支付金额超出预算时（具体判断依据见前面），在资金支付表上方出现红色框提示拒付时，退回到业务员处，业务员可以修改后重新提交，也可以删除。签名则表示实际付款。等待审核的客户资信风险评估申请等待重新授信的授信到期客户用于录入配载进程各方面的信息出口合同、收购合同都评审通过之后可以建排产单生产装运情况收购出运情况公司信息维 宏 瑞 软 件 有 限 公 司 Tel:0311-8615307 7