第九章对表格数据筛选和排序.ppt

通过本节认识表格数据的规范性对统计的重要性，重申表格结构要合理，表格数据要准确的原则，学习整理表格数据的方法 重点：掌握规范表格结构的处理方法 统一数据类型 在表格单元格中输入的内容，如文字、数字、公式等，通常要求格式规范、清晰 同一列各单元格的内容，是同类型数据，必须具有统一的格式 邮政编码或身份证字段列的所有数字格式要设置为特殊格式，地址、姓名则为文本格式 大型表格应开设“编号（或ID）”列，并利用“自动填充”功能设置序列编号 可通过“编号”列进行升序排列 ，恢复表格数据的原始记录情况 填补空白单元格 避免在“上表头”行中出现空白（无字段名称）的单元格 “上表头”行与数据区不能使用“空行”分割，通常以修饰边框和背景的方式加以处理 正确修饰单元格内容格式 在数据区，尤其是同一列各单元格中输入信息时，应避免空白内容（除非绝对无值）否则会影响计算及统计工作 单元格内请勿输入多余的“空格”，尤其是单元格的起始位置，否则会影响排序与查找工作 本节认识表格数据的筛选作用，学习各种筛选数据的方法与技巧 重点：掌握自动与高级两种筛选的方法及使用范围 ①自动筛选 a）进入筛选条件 作用 使表格进入筛选状态 使用工具 “数据”菜单下的“筛选”命令 操作 选择数据区域 进入筛选工作状态 注意 设置筛选数据区域时，必须注意包含表头信息，因称“含头取值” b）筛选条件与规则 c）单一条件筛选 什么是单一条件筛选？ 针对表格数据区域中某一字段设置惟一的筛选条件 注意 使用自动筛选工具，可以针对一个个具体条件，逐一设置筛选条件 只要在表头名称行内，对两个以上项目设置筛选条件后，该筛选将变为多条件状态 在两个条件之间，默认满足逻辑“与”的筛选关系 在处理单条件筛选时，完成一个条件的筛选后，应恢复全部记录 （后面介绍） d）多重条件筛选 作用 将满足多个条件的信息，快速、一次性完成筛选并显示 定义 逻辑“与”：将同时满足多功能条件的信息筛选并显示。此功能通常用于精选信息 逻辑“或”：在多个条件中，只要存在就将其筛选并显示。此功能通常用于泛选信息 在多字段间按逻辑“与”关系筛选 案例文件 “例库统学.xls”的“人事表”工作表 管理目标 筛选出“性别”为“男”且民族为“回”的人员记录 使用工具 筛选控制按钮 操作 设置性别条件 设置民族条件 同一字段按逻辑“与”的关系筛选 案例文件 “例库统学.xls”的“通讯录”工作表 管理目标 查找电话起始号码为“6”同时满足截止号码等于“5”的通信记录 使用工具 自定义选项 操作 条件“始于→6” 条件“止于→5” 同一字段内按逻辑“或”的关系筛选 案例文件 “例库统学.xls”的“人事表”工作表 管理目标 筛选出姓“王”或姓“高”的记录 使用工具 自定义选项 操作 设置条件一“等于→王” 选择“或” 设置条件二“等于→高” e）排名筛选 作用 对于数字型的字段，可在本列按数值的最大或最小的前若干名进行筛选 或按单元格内百分比值筛选出最大或最小的前若干名 案例文件 “例库统学.xls”中“人事表”工作表 管理目标 “工龄”列设置排名筛选将工龄较长的前6名人员资料显示出来 使用工具 筛选控制按钮 操作 “前10个”→数字区设为6 f）自动筛选功能的撤销 为什么要撤销？ 完成筛选工作后，返回正常显示状态（全部记录），否则会影响后续阅读工作 ②高级筛选 作用 快速将满足多重条件的信息筛选并显示出来 此功能特别适合高级管理者一次性提出多个条件的信息筛工作 案例文件 “例库统学.xls”中的“人事表”工作表 流程: 条件区设置规则 在两个字段间设置综合筛选条件 案例文件 “例库统学.xls”的“人事表”工作表 管理目标 筛选出年龄小于30岁的研究生和年龄大于40岁的大学本科人员的记录 操作 设置条件 高级筛选 多个字段间设置综合筛选条件 案例文件 “例库统学.xls”的“人事表”工作表 管理目标（筛选3类） “20—30”岁之间的回族研究生 职务是“副编审”的藏族干部 “大学本科” 操作 设置条件 筛选 高级筛选功能的撤销 为什么要撤销？ 为保证后续的数据分析工作正常进行，应即时恢复数据区，显示全部记录 使用工具 数据→筛选→全部显示 通过本节的学习,认识表格数据的排序作用，掌握各种排序数据的方法与技巧 重点:掌握常规与高级两类排序方法 ①排序原则 ②排序方法 案例文件 “例库统学.xls”中“人事表” 使用工具 “工具”菜单的“排序”命令 操作 单一条件（年龄降序） 多重条件 恢复原始排列状态 为什么要恢复？ 为了保护数据的原始排列，必要时能够及时恢复