存货管理业务流程内控手册汇编.docVIP

3.3 存货管理业务流程 一、 业务流程范围 1 所涉及的业务范围 存货、工程物资、电信卡的入库、登记账簿、仓库保管、出库、清查盘点等 2 所涉及的部门范围 仓库保管部门、财务部门、市场部门、采购部门、运行维护部门和审计部门 3 所涉及的计算机系统和相关维护部门 财务管理系统、物资管理系统 企业信息化部门 二、 目标 1 确保存货记录的真实性、准确性、完整性和及时性； 2 存货保管符合国家相关安全、消防、环保等规定的要求。 三、 风险 1 财务账目记录有误，造成存货价值不准确； 2 账实不符给企业带来潜亏（盈）； 3 对存货的可实现净值估计不准，造成价值高估或低估； 4 违反国家相关安全、消防、环保等规定，遭受经济处罚。 四、 相关会计科目 存货、存货跌价准备、工程物资、营业外收支、管理费用、通信业务成本、营业费用、应付账款 五、 流程概述 1 办理存货及工程物资的入库 1.1 存货（不包括电信卡）和工程物资的入库 采购部门及时将采购单交给仓库保管部门，仓库保管部门审核采购单、产品交付清单，与实物一一核对，验收合格后入库，开具连续编号的入库单、验收单。入库单需要采购经办人和仓库保管人签字。对某些入库存货，需采购部门会同使用部门进行质量检验后方可办理入库。 对于无法入库保管直接运抵现场的存货，采购部门必须到现场会同相关领用、使用部门接货验收，并及时通知仓库保管部门办理入库同时出库的手续，使用部门、工程部门经办人和仓库保管人签字后，交付现场使用。 仓库保管员根据存货入库单及时登记实物登记簿，仓库保管负责人应定期审核库管实物登记簿汇总表并签字。 仓库部门定期将入库单、验收单传送至财务部。财务部应核对连续编号的入库单、验收单。 相关IT 存货及工程物资的入库，由仓库管理人员将存货信息录入到物资管理系统/模块，系统自动生成连续编号的入库单。 入库时/模块中的存货的信息。 物资采购部门人员在物资管理系统/模块创建采购定单，收货后核对确认物资信息，自动生成会计凭证和物料凭证。 对于存货（不包括电信卡）和工程物资的入库，财务部门人员在财务管理系统中入帐。 1.2 电信卡的入库 对于各级公司自行制作的电信卡，由各级公司电信卡采购部门和保管部门对收到厂商制作的电信卡按照设计方案进行卡面图案和质量上的抽验，并按制作要求进行数量上的验收。 对全国性的电信卡或全省性的电信卡，电信卡采购部门和保管部门根据股份公司或省市子公司业务支撑中心下发的发货确认书按管理规定进行数量验收。 验收后，填写连续编号的电信卡入库单，办理入库，电信卡采购部门和保管部门相关责任人员签字；对有质量问题的应填写质量跟踪反馈单，连同坏卡退还厂商，由厂商负责退换。待更换的新卡到货，再另行验收入库。 各地市分公司的电信卡采购部门和各营业网点收到上级发来的电信卡，根据电信卡申领单的实发数，验收后填入库单办理入库，并登记实物登记簿。 对电信卡的入库，必须由电信卡保管部门及电信卡采购部门会同办理手续。电信卡保管部门负责人应定期审核库管实物登记簿汇总表并签字。 仓库部门定期将入库单传送至财务部。财务部应核对连续编号的入库单。 电信卡的入库的IT控制参照4.8电信卡业管理流程（一）电信卡生产。 2 保管存货及工程物资 2.1 仓库保管工作规程的拟定 省市子公司负责统一拟订仓库保管工作规程，下发各地市分公司执行。 地市分公司采购部门负责组织相关部门根据年度市场发展规划和历史经验，每年拟定采购计划、计划库存量和采购时点储量并纳入年度预算范围。地市分公司仓库保管部门根据存货收发情况，在到达采购时点储量时及时报告，此外每月编制存货领用及结存情况表，并由财务部门实施监控，做到存货的合理储备。 仓库保管部门定期进行存货的账龄分析；提供实际库存量与计划库存量的差异；并与采购、市场、网络运行维护、财务等部门共同研究降低（提高）库存方案，报地市分公司主管副总经理审批。 2.2 存货的安全保管 仓库保管人员要遵守安全防范制度，按存货分类进行库存管理，确保物资存放处防火、防盗、防水、防锈。仓库负责人负责定期进行巡视检查，并出具实地检查表。 电信卡应视同有价证券管理，并采取必要的安全措施。 2.3 存于外部的存货的日常管理 仓库管理人员应于每月末从外部单位得到本单位存于外部的存货的清查表，仓库管理人员将从外部得到的清查表及时与实物登记簿核对，并出具差异报告，由仓库管理部门负责人审核差异报告。 3 办理存货及工程物资的出库 3.1 存货（不包括电信卡）和工程物资的出库 地市分公司领用部门使用人填写领用申请单，经过部门负责人审批。直接领用的由使用人持领用申请单到仓库保管部门开具连续编号的领料单（出库单）。仓库保管部门根据领料单（出库单）发出存货并进行相应的实物登记簿的记录。仓库保管部门定期将领料单（出库单）上传财务部门进