函件寄发留神事项.docx

PAGE PAGE 1 信件寄發注意事項 請於信封上書明： 　（一）受信者為單位或系所者：請寫全名，如電資中心的網路測試中心不可以只寫網路測試中心，一定要加上電資中心；如管理學院的模式與模擬研究中心，不可以只寫模式與模擬研究中心，一定要寫管理學院。 　（二）受信者人名請書寫全名，切勿僅書寫「林小姐」字樣。 　（三）連絡電話：手機為10碼；單位分機為5碼。 　本校為受信者，發信人之填寫範例 　□□□－□□ 　新竹市大學路1001號 ? ? 系(院、或單位) ? ? 館 ? 樓 ?室 　手機? ? ? ? ? ? ? ? ? ?或分機????? 　? ? ? ? ? ? 收 各單位寄出信件注意事項：大宗信件或各單位寄出信件必須註明寄件人單位、姓名及單位分機號碼。 本校為發信者時，填寫範例： 交通大學 □□□－□□ 新竹市大學路1001號 ? ? 系(院、或單位) ? ? 館 ? 樓 ?室 發信人姓名，手機? ? ? ? ? ? ? ? ? ?或分機????? □□□－□□（受信者郵遞區號） ? ? 市? ? 路? ? 號 ? 樓 ?室 ? ? ? ? ? ? 公司 收 外國信件請寄件人寫明單位系所的英文全名(請勿用縮寫)。 郵資類別支付注意事項 一、發文有收據、憑證、合約等，以掛號郵資寄出。 二、通知、書函、發文副本，以平信郵資寄出。 三、有時效性之掛號或平信，則以限時寄出。（例如一週內要到達或急須對方回覆之函件） 四、滿二十件以上之郵件，以大宗寄出。 五、大宗掛號，需造冊排序，一式四份交寄。 六、大宗郵件應裝填完整，信封載明收件人及其地址。 七、大宗郵件內有重量不一之函件，應另交寄，並須以口頭告知發信人員。 發文應注意事項 承辦人員於創稿時，請勿使用單位登記桌的帳號。以免受文機關對公文有意見時，無法連絡承辦人員。 承辦人員若擁有多個單位之身分，於創稿時，應先注意確認其代為發文的承辦單位。以免將來查詢、檔案調案及銷毀時，造成權責上的困擾。 發文之附件電子檔，以不超過1MB為原則，掃描之電子檔案亦同。 受文單位請承辦人員務必繕打全名，如國科會：請繕打為行政院國家科學委員會；中科院：請繕打為中山科學研究院；中研院：請繕打為中央研究院…..等。 函稿若為回覆來文之創稿，應於說明欄內敘明：「依據來文機關、來文日期及來文字號辦理」等字樣。 創稿時，不得使用已使用過之回收紙列印函稿及其附件。以維公文之法律性及儲存時效。 承辦人創稿後，須先經單位主管核章後，才能於電子公文系統執行送出。 經核決後之紙本公文及其電子檔都會先回承辦單位。單位登記桌應先將紙本公文送給承辦人確認。承辦人應依決行事項妥善處理，並需檢查附件齊全後，送給單位登記桌於公文流程系統上，執行電子文送總發，紙本公文送文書組發文。 發文附件為支票、收據者，請務必先確認金額、單位無誤後，再送至文書組發文。 公文之附件務必多備一份歸檔備查。其頁碼之編寫接續於本文函稿之後。 十一、發文之附件如已先行寄發，或於發文後，另行寄送者，應於公文說明欄內加以說明。 十二、已核決之發文函稿，請確認公文管理系統是否已送總發。 十三、承辦人員跑公文流程時，要注意每個單位都要執行電子檔簽收及送出的步驟；若交予他人代跑公文時，亦需告知此一重要步驟。以免因電子流程未執行，而耽誤公文處理時效。 十四、單位登記桌應切實執行前項任務。若上一個會簽單位未執行簽收及送出時，應主動通知該單位登記桌，請其執行，不能僅將紙本公文送出而不執行公文管理系統之送出作業。 十五、密件創稿時，須設定解密條件，並先以隨身碟儲存電子檔。列印紙本文後，主旨欄位須改為密不錄由。承辦人或其單位主管須親自跑所有的會核流程，以免洩漏機密。 十六、承辦人員製作機密文件時．親自繕打公文或交由文書組繕打人員繕打後，需將函稿及其附件放入機密文件信封袋內，於信封上填註相關資料，密封完妥後，交由檔管人員點收歸檔。 十七、機密公文之寄發，應裝置兩個信封。外信封上須註明本校之發文字號，內信封上須加蓋「密」字。 十八、任何公文之繕打發文，皆須經校長或校長授權代理人決行。 十九、公文附件如需蓋校印者，請於確認公文核決後，先送給文書組監印人員用印，再送繕打發文。 申請用印注意事項 一、任何文件，皆須經校長或依本校分層負責明細表規定授權各層主管判發者，得至文書組用印。 二、除已決行之公文（或簽呈）外，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「國立交通大學用印請核單」，依前項規定流程申請用印。 三、蓋用支票之校長印鑑章，仍由秘書室保管及蓋用。 四、有關合約、協議等事項，先經有關單位審查實質內容之妥當性，簽章後再送秘書室作程序審查。最後再送文書組用印。 五、保證事項應先專案簽准後，再行請印。 六、大量印刷使用印信，應先報請核准拓製印模套印，並由申請套印單位負責管制印製數量