科技文件材料归档范围界定的思考——以勘测设计材料归档为例.pdfVIP

第25卷． 第6期 国土谤溽斜旌管理 V01．25．No．6 2008年12月15日 Scientificand ofLandandResources Dec．15，2008 TechnologicalManagement 科技文件材料归档范围界定的思考 ——以勘测设计材料归档为例 吴春媚 (铁道部第三勘察设计院集团有限公司，天津300142) 摘要：随着企业的发展，新的业务领域所形成的文件资料源源不断，传统的观念和归档文件范围划 分方法已不能适应新的形势和要求。因此，档案管理必须根据不断发展变化的形势和要求。重新审视 科技文件材料归档范围界定的原则；重新确定新的归档范围、标准、内容和方法，推动档案管理工作的 不断发展。通过总结十几年档案管理工作经验，结合本企业情况，在科技文件材料归档范围界定方面 进行了一些有益的探索。 关键词：科技文件材料：归档范围界定：档案管理 中图分类号：G203 文献标识码：C 文章编号：1009—4210(2008)06-129-04 为了做好基本建设项目档案资料管理工作。充 资料、图纸不论是种类还是内容都发生了新的变 分发挥档案资料在勘察设计建设、生产(使用)管 化。因此．勘测设计资料的收集归档目录和内容也 理、工程维护和改建中的作用，如何界定其归档范 必须适应这种变化。不断进行修改、完善和补充。以 围等问题的研究已迫在眉睫。也是摆在档案管理工 前的《科技档案管理办法》已无法全面涉及和涵盖 作者面前亟待解决的问题。 这些新领域所产生的科技档案材料。源源不断产生 的各种资料哪些应该归档、应如何进行科学的分类 1材料归档范围现状 编目等问题都是现实而急迫需要研究解决的问题。 市场经济的发展、经营理念的不断更新以及科 2归档范围界定的必要性 学技术的日新月异，使得企业生产经营业务领域及 范围不断拓展。就本企业而言，除传统的常规铁路 勘测设计档案是国家的宝贵财富，但具体到一 勘察设计以外，高速铁路(城际铁路)、客运专线、 份文件，一张图纸，一卷档案，其保存价值是不同 高等级公路、城市轨道交通乃至中低速磁悬浮铁路 的。“有文必档，有档必存”既浪费了人力、物力、财 等业务有了较快的发展。同时，工程咨询、工程监 力。也不利于档案的利用。因此，做好科技文件材料 理、工程总承包等业务延伸领域的项目也出现良好 归档范围的界定工作，重点保护具有永久和长期保 的发展态势。伴随着新兴业务领域的拓展．大量科 存价值的档案，是勘测设计档案管理的一项重要内 技档案材料应运而生。反映这些新内容的各类文件 容。应该说，接收进馆档案数量的多少并不是我们 收稿日期：2008-05-26：改回日期：2008—07—15 作者简介：吴春媚(1962一)，女，馆员，从事科技档案管理。 国土谤浮科丝智理 第25卷 工作追求的目标。我们在指导思想上、在制度建设 件编制办法》。在界定归档范围时，应严格遵守这些 上以及接收归档和管理工作中，有一些方面是值得 规定，保证文件组成内容的完整性。 进一步研究和改进的。如在指导思想上。认为要丰 3．1．4连续性。对于同一项目，在不同时期和阶 富馆藏，就必须多接收档案，越多越好，这种观念， 段可能会形成不同内容的文件材料；每个项目又可 在建馆之初，甚至在较长时期内普遍存在。1981年能派生出与原项目密切相关的其他工作。对于此类 铁道部《铁路科学技术档案管理规则》的出台，虽为 项目所形成的文件材料。在界定归档范围时，应充 铁路勘测设计档案的界定提供了标准和依据，在档 分考虑项目本身的内在联系和因果关系