外贸业务作业流程控制管理程序.doc

外贸业务作业流程控制管理程序 1．目的：了解客户需求，将审查合格后之客户需求转化为内部指令，保证客户需求得到及时有效的满足。 2．范围：所有公司客户及潜在客户的需求，包括对产品和服务的需求。 3．定义：无 4．职责： 4．1业务部负责客户需求的搜集、审查和确认，通过与客户及内部相关部门的沟通协调，保证客户需求得到及时有效的满足； 4．2开发部负责新开发案的可行性评估、估价、新产品开发案流程管控和样品提交等与产品开发相关的工作； 4. 3生管部负责交期评审。 5. 内容： 步 骤 工 作 流 程 主导 部门 配合 部门 说 明 相关支持文件及结果 1 业务部 无 1.1一般在客户下订单之前，都会有相关的?Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 无 2 业务部 无 2.1因时差问题对于不同地区的客人在邮件回复的时间上有所不同，亚洲客人早上回复欧州客人在下午回复美国客人在晚上回复及时的回复 3 业务部 开发部 3.1，在客户要求的时间内对产品技术、生产和成本、风险及时效等可行性作出评估。 3.2若该产品在技术、生产和成本要求等方面不可行，评估部门应及时告知业务员，业务员应及时通知客户，并与客户确定一致意见并反馈评估部门。 【估价需求及可行性评估表】 【估价单】 【报价单】 10 业务部 总经办 4.1首先要明白产品的价格同其所用材料的材质及数量有关系。因此在报价时在报价单上必需具体图片规格型号选用的材质尺寸外箱规格包装方法交易条件 开发部 业务部 5.1常规产品的供样必需保时、保质供客人确认；根据客人要求制造的样品如果不能做我们也要如实相告不应欺瞒客人 11 业务部 生管部 开发部 品保部 6.1 合同评审：如客户要求签订保密协议、制造合同、技术协议等法律文档，业务员须审核与业务相关的条款，提出需调整部分，同时将合同交总经理审核，保证公司权益得到有效维护；合同的年度评审由业务组织在每年初进行。 6.2订单评审：业务员需确认是否已建立该产品的基本资料。 6.3若合同评审不能通过，业务员需于2个工作日内将审核意见统一反馈给客户并与其进一步协商达成一致意见。 【BOM表通知单】 12 业务部 无 7.3与客户协商、谈判，确立合同项目。包括所购产品的、规格、数量颜色、价格交货期及其他要求；贸易国别付款方式目的港配件额度及其他条款。 业务部 无 8.1业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按出口合同审核表的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上经双方确认的销售合同。审核表要由业务员申请，部门经理审核，再交总经理核准后才能执行。8.2：如果是L/C付款的客户，通常是在生产前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 ?8.3：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 【出口合同审核表】 13 生管部 生产系统 9.1合同审批之后，制成订单评审，交给生管部门执行 业务部 无 10.1备货期间，对单生产情况进行跟踪，并告知客户生产进度和交货时间。 10.2在订单执行过程中若需要变更，生管部需知会业务部，业务部与客户重新确认。（订单或合同变更的范围及内外部联络方式，如客户口头订单或变更或通知） 品保部 业务部 11.1如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户验货并将验货日期告知生管部和品保部11.2如果客人指定由第三方验货公司验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知生管部和品保部。 业务部 品保部 12.1、如果属于法定检验的商品范围（属于《种类表》商品范畴），在商品报关时，可报关。 2、申请出口商品检验时，公司，报检委托书、外销合同、商业发票、装箱单、等单据寄到货代公司用于报关。 业务部 无 13.1如果跟客人签定的合同是FOB?CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船务公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面订仓通知或邮件/网上订仓，跟踪舱位预订情况,尽早取得订舱确认. 13.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船务公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船务公司。开船前两周书