企业行政文秘人员职业化训练教程(B5版).docVIP

企业行政文秘人员——职业化训练教程 课程结构 第一讲 你适合做行政文秘人员吗？ 一.所谓“行政文秘人员” ——包括机关，企业，团体等内部负责管理，服务工作的行政人员，文秘人员等 游戏：心目中的你 请评出本班里你认为最适合做行政文秘人员的同学，至少列出五条原因。 二.什么样的人适合做行政文秘人员 ■个人条件：学历（中专以上）；性别；年龄；外貌；体质；视力；听力 讨 论：男人适合做行政文秘人员吗？ ■个性要求：守时；谨慎（保密）；热情；合群（关注别人）；服从；自信；机智；勤快；整洁；自制；兴趣 ■品质要求：忠诚；负责；正派；廉洁；诚实；谦逊 三. 行政文秘人员需要具备什么样的能力 ■办事能力：操作能力（看说明书等）；写作能力；阅读概括能力； 编辑校对能力；统计分析能力 ■沟通能力：交际能力；口头表达能力；协调能力；组织能力 四. 行政文秘人员需要掌握的专业技能 ■打字 ■速记 ■写作 ■编辑 ■归档 ■统计 ■复制 ■使用电信设备 ■操作电脑 五. 行政文秘人员的工作内容 ■辅助决策工作 ■信息工作 ■行政事务工作 ■会晤工作 ■查办 ■文书立卷和档案管理 ■文书工作 ■上司交办的其他工作 测试：《行政文秘人员自我评价测量表》 第二讲 行政文秘的职业形象设计 一.行政文秘专业形象设计 1.行政文秘的服饰设计 1行政文秘服饰的基本要求： ■与环境和身份相协调（在平时工作中；参加他人的婚礼或庆典；陪同上司参加社交 活动） ■与体形相协调（颜色；季节；图案；线条） ■穿着注意事项（保持大众化；切记过于标新立异；保持清洁与健康） 2女性行政人员的服装 ■办公室着装 基本原则：a. 在办公室内以穿着西装套裙或长裙为宜 b.款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太多 c.华丽或性感的服装不适合办公室的文秘 d.避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚 常见衣着的选择技巧： a.职业裙装——款式、面料、颜色、点缀、尺寸 b.衬衫——颜色、面料 c.鞋子——颜色、鞋跟的高度 d.丝巾和饰物 ■外出公务穿着 服装——款式、色彩；鞋子；饰品 ■社交场合穿着 服装——常礼服、小礼服、大礼服、简化礼服 ；饰物 3男性行政人员的服装 ■西服■衬衫■领带 二.化妆技巧 1.行政文秘发型的基本特点： 自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型 2.选择发型的原则： 1需要考虑发质 2需要考虑脸型 3需要考虑身材 三.仪态 1.日常姿势 1挺拔的站姿:直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直， 髋不松，膝不打弯 2端庄的坐姿: ■不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的三分之二 ■与人交谈，身子应适当前倾 ■注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适 ■脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上 ■头不要靠在沙发背后，以免把小腹挺起来 3洒脱的走姿: 基本要领：行走时双肩平稳，下颌微收，面带微笑，手臂放松，前后自然摆动， 上体微前倾，脚尖略抬，脚跟先着地，步幅适当 4优雅的蹲姿 类型：交叉式 高低式 第三讲 现代商务礼仪 一.掌握商务礼仪的重要性 ——帮助你建立友好的合作关系；帮助你建立彼此的尊重与信赖 二.随从上司出行礼仪 1.步行礼仪： ■走路时要昂首挺胸，尽量走直线，而不要左顾右盼； ■人行道的右侧内侧是安全而又尊贵的位置，若你作为秘书陪同上司、客户外出， 则应将其让给上司、客人行走，你走在外侧； ■当走到车辆或人较多处，你应先走几步，同时提醒和指引，照顾上司和顾客； ■如果你走路时同时提着物品，应留神别让自己提的物品阻挡或碰撞了别人。 若与人同行，你则应提物品走外侧 2.乘车礼仪： ■送上司、客人坐轿车外出办事，应首先为上司或客人打开右侧后门，并以手挡住 车门上框，同时提醒上司或客人小心，等其坐好后再关门； ■如果你和你的上司同坐一辆车，座位由上司决定，待其坐定后，你再任意选个空位 坐下，但注意不要去坐后排右席；抵达目的地后，你应首先下车，下车后，绕过去为 上司或客户打开车门，并以手挡住车门上框，协助上司或顾客下车； ■作为女性秘书，上下车姿势必须十分讲究（具体见“专业形象”讲座） 情景演练：1与客户同乘出租车 2开私家车接客户 3与公司同事坐火车出差 计程车的座位次序 私家车的座位次序 乘火车时的座位次序 情景表演：女性如何上下车？ 角色演练：两人为一组，面对面坐好。要求：请A准备一段精彩的故事，稍后讲给B听 （B第一次表现出不尊重不搭理对方；第二次表现出积极地倾听） 三.陪同上司商谈礼仪