潜伏在Excel 2007下自动绝活.docVIP

潜伏在Excel 2007下自动绝活 　　Excel是用户在平时办公过程中，经常要用到的电子表格处理工具，该工具下潜伏了很多自动绝活，善于使用这些绝活，可以大大提升Excel电子表格的处理效率。现在，本文以Excel 2007工具为例，为用户展示一些经常要使用到的自动绝技。 用好自动审查功能 向Excel电子表格中输入数据内容时，输入错误的现象总是很难避免，倘若Excel工具可以自动向用户提醒对错，那么用户日后就能有效提高数据输入效率了。不过，Excel 2007工具默认无法自动识别输入数据的错误，用户需要通过一定的设置，才能让该工具支持自动审查功能。 自动审查输入顺序 在特定场合下，输入到电子表格中的内容有先后顺序之分，只有先处理好前面的内容，才能进行后面的输入处理操作。要达到这个输入要求，可以按照如下操作，让Excel 2007工具自动审查输入内容的排序，要是没有按照顺序输入时，就强行停止输入操作。 首先开启Excel 2007工具的运行状态，打开特定电子表格文件，将需要输入内容的区域选中，依次点击“数据”|“数据有效性”命令，弹出数据有效性对话框，选择“设置”标签，打开如图1所示的标签页面。在“有效性条件”位置处，展开“允许”下拉列表，选中日期选项（假设输入内容按照日期顺序排列），再次“数据”下拉列表中选中“大于或等于”选项，同时在“开始日期”文本框中输入“=MAX（$A$1：$A1）”，这里假设要在电子表格的A列中输入数据，“$A$1：$A1”为A列中的第一个单元格，点击“确定”按钮保存设置操作。这时，用户尝试从A1单元格向下依次输入数据，如果数据排列是按升序进行的，那么Excel 2007工具就不会弹出错误提示，不然的话会出现“输入值非法”的提示信息（如图2所示），这就意味着Excel 2007工具对输入顺序的自动审查功能已经成功启用。 同样地，如果希望A列中的输入内容按照从大到小顺序正确输入时，用户只要在如图1所示的标签页面中，从“数据”下拉列表中选中“小于或等于”选项，同时在“开始日期”文本框中输入“=MIN（$A$1：$A1）”，其他选项数值保持不变，确认后Excel 2007工具就能按照从大到小顺序，自动审查A列单元格中的输入内容是否正确了，一旦出现输入错误现象，用户能立即看到相关提示。 自动审查输入位数 在电子表格中输入处理身份证号码之类的特殊信息时，常常会出现多输入一位或少输入一位的现象，在Excel 2007工具没有自动审查功能的情况下，用户很难在第一时间识别出输入的内容是否正确。倘若在输入数字的过程中，Excel 2007工具能自动对身份证的号码位数进行审查，那么就能有效避免数字多输或少输的现象。例如，现在的身份证号码位数都是15位或18位，通过下面的设置操作，就能开通Excel 2007工具的自动审查输入位数功能。 首先使用Excel 2007工具打开特定电子表格文件，假设现在要在该电子表格的C列中输入身份证号码，并且号码从C2单元格中开始输入。只要先选中C列单元格，依次点击菜单栏中的“数据”|“数据有效性”命令，展开数据有效性设置对话框。在“设置”标签页面的“允许”下拉列表中，选中“自定义”选项，如图3所示。接着在“公式”文本框中，输入关键字“=AND（COUNTIF（C：C，C2）=1，OR（LEN（C2）=18，LEN（C2）=15））”，单击“确定”按钮后保存设置操作。 需要提醒大家的是，这里利用COUNTIF函数审查C列单元格中，与当前单元格数据内容一致的单元格个数，避免身份证号码出现重复输入现象，利用“OR（LEN（C2）=18，LEN（C2）=15）”关键字，审查输入到C列单元格中的内容是否位18位或15位，只有在输入内容不重复、输入位数是18位或15位的情况下，AND函数的处理结果才能返回TRUE，输入操作才能继续进行下去。当有一项内容不符合要求时，AND函数的处理结果会返回FALSE，这时Excel 2007工具会立即弹出“输入值非法”的提示信息，见到这样的提示内容，用户就能及时知道当前输入的身份证号码出现了错误。 自动审查输入范围 有的时候，向电子表格中输入的数据内容，都有一定的取值范围，如果某单元格数值超出了取值范围，可能就意味着输入出错。比方说，在输入考试成绩时，单元格数值取值范围应该在“0-100”，如果超过该范围，输入的数据应该无效。然而，在默认状态下，即使用户不小心输入了200分，Excel 2007工具也不能将该错误自动识别出来。那么有办法对单元格输入数据的取值范围进行自动审查吗？答案是肯定的，通过下面的设置操作就能做到！ 假设，现在要在电子表格的E列单元格中输入学生考试成绩，成绩范围位小于