壹国立中山大学总务处处本部公文处理作业规范-会计室.docVIP

國立屏東科技大學年度經費核銷注意事項： （會計室98年度4月22日室務會議整理記錄） 事項 規 定 一般事項 採購案於經費結報時，應檢附收據或統一發票、驗收證明文件及其他足資證明之相關文件；訂有合約者，應檢附合約副本或抄本。如無前項驗收證明文件時，應由驗收、點驗或保管人員分別蓋章。惟經手人與驗收（證明人）不得為同一人。 未達1萬元之小額採購憑證粘存單，請註明付款方式，例如︰逕付廠商、○○人已墊付、已預借費用等。 預借費用核銷時，應全案一併送出，不得拆散，一次核銷，並註明「沖銷借支」。 實付金額小於發票金額時，應於支出憑證黏存單上註明差異原因與實付金額，並由經手人蓋章。 一筆採購案須分多期付款者，結報時應加附分期付款表，其訂有合約者，應於第一次付款結報時檢送合約副本。 粘存單金額或相關資料塗改時，請經手人在改正處簽章證明。 動支經費申請單、估價單、驗收記錄、發票等有關之品名、規格、數量應一致。 刻印費請於收據背面或清單上加蓋樣章。 影印費請於用途欄擇要註明影印資料名稱。 郵票費請以郵局所開立之購買票品證明單報支。 便當訂購請款，請附會議議程、課程表或其他證明文件。 會計憑證至少要保留10年，原始憑證用紙請勿使用回收紙影印。 收據請依日期順序粘貼，每一請購案，粘貼憑證以不超過10張為限。 1萬元以上款項 不得代墊 依公庫法第15條：支票非因付給政府債權人，不得簽發。非零用金單張發票或收據超過1萬元〈含〉以上之公款依規定應逕付廠商，若因特殊事由已先行墊付者，應填具「經費(計畫)代墊款核示單」，簽奉核准後，方可將款項撥還墊付人（代墊款以本校編制內教職員工為限）。 採購方式 各項採購案件，凡能一次辦理者，不得意圖規避政府採購法之適用，化整為零分批辦理。 未達1萬元之小額採購，學校授權各單位自行辦理，以提升行政效率。 集中採購項目（項目可洽事務組），不可自行辦理，會計室網路請購時，請點選10萬元以下請購。 支出分攤表 同一採購案，要由兩個以上經費來源分攤支應時，應作「支出科目分攤表」處理，結報時應加附「支出分攤表」，全案一併送核。 假設有A、B 兩個計畫共同分攤一筆支出 A︰全案結報單據之正本+支出分攤表 B︰全案結報單據之影本+支出分攤表 單據之正本應附於主計畫或金額較大者。 支出證明單 辦理採購而對方無法提供發票或收據者（例如市場攤販），可使用支出證明單結報。 支出證明單請填妥單價、數量、金額、敘明不能取得單據之原因，由經手人蓋章證明。 分期付款表 一筆採購案須分多期付款者，結報時應加附「分期付款表」，其訂有合約者，應於第一次付款結報時檢送合約副本或抄本。 統一發票 應具備要項 統一發票應記明下列事項：營業人之名稱、地址及其營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期、買受機關名稱。 統一發票如記載不明，請購單位應即請廠商補正，不能補正者，應由經手人詳細註明，並簽名證明之。 品名欄若以原文書寫者，應由經手人譯註本國文字。 品名之數量為一批或一式者，應檢附明細清單。 本校為非營業單位，應取具二聯式發票核銷，若取具電子計算機三聯式發票，應將扣抵聯及收執聯一並粘貼核銷。 收銀機發票應註明買受人（國立屏東科技大學），發票上未列出品名者，經手人應註明品名、數量、單價並蓋章證明。 依財政部81年5月19日台財稅字第811661406號函規定，新台幣二千元以上之收據，除水電、郵電、報費、交通費等，依法免取統一發票外，儘量以統一發票為原始憑證報銷。 支出憑證（如發票）遺失或供其他用途者者，應檢附原立據人（廠商）簽名負責證明與原本相符之影本，或其他可資政明之文件，並註明無法提出原本之原因，簽奉 校長批准後報支。 一般領款收據 收據應記明下列事項：受領事由、實收數額、支付機關名稱、受領人之姓名或名稱、地址及國民身分證或營利事業統一編號、受領年月日。 免用發票收據應具備要項 免用發票收據應註明之項目：同統一發票應具備要項。 免用發票收據要註明營利事業統一編號，統一編號從缺者，應請廠商於收據上貼足印花（收據金額之千分之四）。 免用發票收據應加蓋廠商店章及負責人私章。若蓋統一發票專用章，該廠商即有逃漏稅之行為，應請廠商改開立統一發票。 辦理採購新台幣二千元以上者，請儘量洽有使用統一發票（或有統一編號）之廠商購買。 人事費用 聘僱人員薪津，應於第一次之結報案檢附奉准之案據（簽呈或公文）。 臨時工資請註明工作日數及標準，其申請日數、印領清冊、工作記錄單應一致。 印領清冊左上角請填列申請購案單號，右上角經費來源請填列會計室計畫編號及名稱；校內教職員工請領研究津貼、技術津貼、鐘點費、工作費等請先行代扣6％所得稅（受款人代碼請登打0001），印領清冊請送一式二份