第四章：办公用品的管理.ppt

（2）使用方法：将发送原稿放入传真机、选择参数、拨通对方电话、听到对方信号后按启动键发送、放下话筒；接收方接到对方电话，通话后放下话筒按启动键接收即可。 （3）传真机适用传递短文件，传真文件不易长期保存，不能作为存档使用。 4、计算机 5、电话机 注意定期消毒。 二、办公用品的采购 （一）办公设备的购买或租用 （二）办公用品和消耗品的采购 如何选择供应商 比较因素： 1、价格和费用 2、质量和价格 3、服务和位置 4、安全和可靠性 订购方式： 1、电话订购 2、传真订购 3、互联网订购 网上订购的方法和注意事项。（学生进行课堂讨论） 购买程序： 1、填写办公用品申购表 2、采购人员向供应商发出购买需求 3、货到验货签收 4、库房负责人签字入库 5、财务部门收到发票，审核交货单、入库单、订购单一致，由财务主管签字支付款项。 三、办公用品的库存管理 （一）库存管理的基本知识 1、什么是库存？ 是指企业用于生产和服务所使用的，以及用于销售的储备物资。 2、什么是库存管理？ 又称库存控制。是对制造业或服务业生产、经营全过程的各种物品、产成品以及其他资源进行管理和控制，使其储备保持在经济合理的水平上。 3、库存管理的相关概念 （1）最大库存量 防止物品超量存储而保存的该项物品的最大数量。 （2）最小库存量 防止物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。 （3）重新订购线 重新订购线＝日用量×物品发放时间＋最小库存量 （4）库存成本 包括物料成本、订货成本、作业更换成本、生产准备成本、库存保管成本、缺货成本。 （二）如何正确进行库存管理 1、常用办公设备及用品的入库和管理 （1）接收所定货物 （2）建立库存目录：库存目录系列序号、财产描述、财产消耗、供应商名称、接收日期、存放位置 建立库存控制卡：项目、单位、库存参考后、最大库存量、最小库存量、再订货量、日期、接收、发放、余额 2、做好进货、出货记录 进货卡、出货卡、库存卡要一致 3、库存保管中应该采取的措施 （1）安全保障措施 （2）给物品贴上标签、类别、存放地 （3）新旧物品的排序 （4）物品轻重、大小的排列 （5）常用非常用物品的排列 （6）储藏间的环境保持（通风、干燥、照明好） 四、办公用品的发放与节约措施 （一）办公用品的发放 1、指定人员发放 按需求单发放 2、按单位有关制度规定发放时间 3、清点、核实发放的办公用品 4、紧急申领物品要填写用品申领表 （二）节约办公用品的措施 1、复印机 2、传真机 3、计算机、打印机、互联网 4、固定电话、移动电话 第四章：办公用品的管理 一、常用办公设备和办公用品 （一）办公用品和易耗品 类型：纸簿、笔尺、装订用品、归档用品、办公设备专用易耗品 （学生具体罗列一下） （二）常用办公设备及其操作维护 1、复印机 放置、保养、常见故障的解决 2、打印机 3、传真机 （1）和电话、电报、电传比较的特点