邮件归档的重要意义.docx

邮件归档的重要意义使用邮件归档解决方案，是系列法规方面的要求。中国企业在海外上市的地点分散在香港，新加坡，纽约、伦敦、新加坡等地，各地监管规则不同，不熟悉或不遵从当地规则的企业都将面临处罚风险。中国人寿、UT斯达康、新浪等海外上市企业曾因为虚假、隐瞒信息，信息披露不当，信息披露不及时，信息不完整等原因相继遭遇诉讼 2009年财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了我国第一 部《企业内部控制基本规范》，意味着中国会计审计领域的又一重大改革举措。该基本规范将于2009年7月1日起首先在上市公司范围内施行，包括在国内上市的公司以及在海外上市的企业。并鼓励非上市的其他大中型企业执行。有知名专家称之为中国版的“塞班斯法案”，并认为是中国市场规则与国际融合的信号之一。 法规遵从工作涉及环节较为繁杂，如企业的核心业务、OA、数据库安全、决策支持、供应链管理、企业内部邮件审计等，如果采用传统的分散系统、IT分而治之的策略，是一项较为艰难的任务。且企业需要遵从的法规种类明目繁多，若逐一满足各项法规遵从的需求，会导致成本极为昂贵，且使得企业的风险增大。上市公司对于法规遵从和企业内控极为重视，青睐于借助先进的软件平台，节省费用，简化法规遵从流程2??.对员工平时往来邮件信息的监控 邮件归档针对所有员工的通过公司邮箱来往的邮件进行归档，并必须保证所有归档下来的邮件属于最原始的邮件（不能进行数据的更改，删除，只可以用来查询，恢复）管理员可以在其权限的范围内随时查询与公司重要的机密数据相关的邮件，以保证公司的机密信息外泄时进行及时的处理，另外邮件归档设备在法庭上可以做为重要的法庭证据；3?.?以防恶意删除及误删邮件,丢失邮件情况发生,即时恢复员工在使用邮件中难免碰到误删除邮件，或者保存到本地的PST文件损坏所造成的邮件暂时不能使用，特别是PST的损坏，正常情况下如果邮件数据在邮件服务器上有保存的话可以很及时的进行恢复，但前提条件是您需要有足够的空间来保存庞大的邮件数据，备份的方式也可以进行恢复，但是从时间，效率来说就要差了很多，而去必须需要邮件管理员，数据管理员一起进行操作，并且在短时间内很难进行数据的恢复，并且很难保证数据的完整性；邮件归档在碰到邮件误删除，或者PST损害的问题就可以很轻松的解决这些问题，甚至可以不用管理员的干预，员工通过自己的邮件账号，密码登陆到归档服务器，可以根据很详细的查询来找到自己想要拿到邮件，直接查看，恢复的本地都可以；邮件归档设备可以针对一封邮件、多封邮件、一个组、整个邮件服务器的数据进行恢复，并且保证数据的完整性，（归档服务器是可以做到实时的归档）；4?.?邮件系统崩溃 当邮件系统处于瘫痪的状态下，员工在邮件服务器瘫痪之前的数据都可以在归档服务器直接查询要使用的数据，管理员只需要把邮件服务器处理好就可以正常使用了，也可以从归档服务器中把之前所有的数据恢复到邮件服务器上（如果不做恢复的话，员工可以直接从归档服务器上读取先前的邮件数据）相对于备份恢复，管理员可以节省2/3的时间；5. 在海量邮件中快速检索,以达到信息价值最大化利用 邮件归档是对海量数据的操作，一个最基本的要求就是迅速查找到所需要的邮件。Razorsafe强大的检索功能可以满足用户对归档邮件的快速查询。 用户可以根据各种条件进行查询，包括时间、发件人、收件人、主题关键字、正文关键字、附件关键字等，可以是单一的条件，也可以是任意的组合。系统相似查询、模糊匹配，支持各种常用的附件格式：MS Office、PDF、TXT、ZIP等。 Razorsafe eDiscovery技术可以支持布尔查询，单独在邮件正文中查询，单独在邮件附件中查询等，同时还支持磁带查询。对于查询到的结果，用户可以导出到本地进行查看，也可以发送到指定的邮箱里 除了一般的查询以外，用户还可以将查询的条件组合保存下来，方便以后使用，并可以预定查询，也就是预先设置好查询的条件和执行时间，由系统定时查询，并将结果发送给用户。6. 邮件集中化管理归档服务器可以实时的把邮件服务器上来往的邮件进行归档，并保存在归档服务器、存储设备或者磁带机上；管理员可以针对企业内部的要求针对各级别的角色进行权限的分配（如：部门经理可以查看部门内部所有员工的邮件，总经理可以查看所有员工的邮件等等）以保证企业内部数据的机密性，更高的提高员工的工作效率；7.?信息诉讼证据支持归档邮件保存在Razorsafe上，通过严格的用户权限管理控制访问。登录系统需要用户口令认证，没有认证权限将被拒之门外。每个用户都会被赋予一定的权限，如邮件查询的权限、用户管理的权限、磁带管理的权限等，对于邮件查询，还可以限定查询的范围，进一步保证了邮件安全。从严格的法规意义上来讲，归档的邮件应该有两份存储。一般来说，一份保存在磁盘上，一份保存在磁带上