Exce中实用技巧.docVIP

Exce中实用技巧 1.如何通过函数提取身份证中的出生日期 某公司要改善公司福利，决定在每一个员工过生日时送一个深日蛋糕，为此公司经理要求人事部主管 将员工的生日统计下来。如果通过逐一询问员工生日的方式来统计将非常麻烦，此时该主管可以在已 有员工身份证信息的基础上，通过“CONCATENATE”函数来提取员工的生日日期。具体的操作步骤如下。 ①选中要输入公式的区域，在编辑栏中输入“＝CONCATENATE(MID(F1,7,4),年,MID(F1,11,2),月,MID(F1,13,2),日)”。 ②按下【Ctrl】＋【Enter】组合键即可将所有身分证中的出生日期提取出来。 2.如何通过定义名称进行简单输入 通过设置自动更正可以用简单的输入代替要输入的复杂信息实现快速输入，在Excel中通过自定义名称也可以达到上述目的。自定义名称的具体操作步骤如下。 ①选中工作表中的一个单元格，单击【插入】|【名称】|【定义】菜单项,打开【定义名称】菜单项。 ②在【在当前工作簿中的名称】文本框中输入“名称”，在【引用位置】文本框中输入“神龙软件开发有限公司”。单击按钮，返回到工作表中。此时用户只要选中单元格在编辑栏中输入“＝名称”，按下【Enter】键后就可以在单元格中输入“神龙软件开发有限公司”。该方法也可以用来自定义常量，在公式中可以直接引用经过定义的常量。 3.如何创建列表 Excel中的列表在使用过程中非常方便，因为列表本身带有了筛选的功能，用户可以按照类似于自动筛选的操作通过列表筛选信息，并且可以进行简单排序。创建列表的具体操作步骤如下。 ①选中某个单元格，单击【数据】|【列表】|【创建列表】菜单项，打开【创建列表】对话框。 ②单击【拾取器】按钮，打开新的【创建列表】对话框，在工作表中选中要创建列表的区域，单击【拾取器】按钮返回到原来的【创建列表】对话框中，选中【列表有标题】复选框。 ③单击按钮列表便创建成功了。单击列表中的任何一个单元格,标题行中的每一个单元格的右方都会有一个下三角的按钮，并同时激活【列表】工具栏。此时用户就可以通过第一行单元格右方的下三角按钮来实现筛选了，其操作步骤类似于自动筛选的步骤，这里就不再赘述。 “CONCATENATE”函数的操作对象必须是文本，它的作用就是将几个文本字符串合并为一个文本字符串。“MID(F1,7,4)”代表的是在单元格F1中从第七位开始向右取两个字符，CONCATENATE(MID(F1,7,4),年,MID(F1,11,2),月,MID(F1,13,2),日)代表的是将提取出的字符串与年、月、日合并为一个字符串。 4.如何通过自动更正在单元格中输入特定语句 在制表过程中，经常要将某一信息在多个工作表中进行重复输入，用户完全可以将这一信息用一简易信息代替，这样在以后的输入中只要输入设好的简易信息，Excel工作表便会将其自动改为要替换的信息。下面以一例说明，具体的操作步骤如下。 ①单击【工具】|【自动更正选项】菜单项，打开【自动更正】对话框。 ②在【替换】文本框中输入要替换的信息，如输入“1”。 ③在【替换为】文本框中输入最终想得到的信息，如输入“神龙软件开发有限公司”。 ④依次单击和按钮即可。只要用户在工作表中输入“1”，其便会显示为“神龙软件开发有限公司”。 须注意的是，该操作的效果只在当前工作簿的所有表格中有效，在别的工作簿中则不能自动替换，要想替换还需重新设置。 　 5.如何快速输入当前日期 在Excel中主要有两种快速输入当前日期的方法。 ⑴ 选中单元格，按下【Ctrl】+【;】组合键。 ⑵ 在单元格中输入“=Today()”。 两种输入方法的区别在于，采用方法⑴输入的是具体的数据；采用方法⑵输入的是函数。当用户下次打开该工作表时，采用方法⑴输入的日期不发生改变，而采用方法⑵输入的日期会根据实际的日期发生变化。 6.如何在同一个窗口中打开多个表格 当用户想要在同一窗口中看到两个或者多个表格，以便进行数据比较时，可以采用以下方法来实现。 ①打开当前工作簿中的一个工作表，单击【窗口】|【新建窗口】菜单项，此时打开一个新的工作簿，此工作簿是在已打开工作簿的基础上建立的。 ②单击【窗口】|【重排窗口】菜单项弹出【重排窗口】对话框，在【排列方式】组合框中选中【垂直排列】复选框。 ③单击按钮，此时工作表便以垂直排列形式显示出来，若想继续添加则重复上述操作即可。用户可以切换任意一个工作簿中的工作表，以方便对照。 7.如何快速输入当前日期和时间 如果要在工作表中快速输入当前日期和时间，可以通过以下两种方法来实现。 ⑴ 选中要输入当前日期和时间的单元格，按下【Ctrl】＋【Shift】＋【;】组合键便可完成。 ⑵ 选中要输入当前日期和时间